Efektyvi organizacija Gmail – Protingai naudokite etiketės

Gmail neturi aplankų. Vietoje to ji siūlo galimybę naudoti žymas, o tai dažnai yra daug lankstesnis ir praktiškesnis sprendimas. Žymos leidžia tau pritaikyti savo el. laiškų rūšiavimą, kad visada turėtum aiškų vaizdą. Šiame vadove parodysiu, kaip veiksmingai dirbti su žymomis ir kaip jas pritaikyti savo poreikiams, kad optimaliai organizuotum savo paštą.

Svarbiausios įžvalgos

• Žymos siūlo daugiau lankstumo nei aplankai.
• Galite naudoti kelias žymas vienam el. laiškui.
• Su spalvomis galite vizualiai atskirti savo žymas.
• Filtrai padeda automatizuoti organizavimą.

Žingsnis po žingsnio vadovas

1. Suprasti ir sukurti žymas

Vienas didžiausių „Gmail“ privalumų yra galimybė kurti žymas. Kol kitose el. pašto paslaugose turite aplankus, žymos siūlo lankstesnį sprendimą. Jei norite sukurti naują žymą, eikite į savo „Gmail“ pašto dėžutę ir spustelėkite žymos piktogramą.

Čia galite pasirinkti jau egzistuojančią žymą arba sukurti naują. Jei kuriate naują žymą, pavyzdžiui, pavadinkite ją „Užsakymai“ ir spustelėkite „Sukurti“ bei patvirtinkite tai.

Žyma dabar bus rodoma jūsų sąraše, o kai tik ant jos spustelėsite, jums bus parodyti visi el. laiškai po šia žyma.

2. Spalvų nustatymas žymoms

Norėdami dar geriau organizuoti savo el. laiškus, galite nustatyti spalvas savo žymoms. Galbūt norėsite, pavyzdžiui, pasirinkti žalią spalvą užsakymams, kad iš karto pamatytumėte, jog tai užsakymas.

Norėdami pakeisti savo žymos spalvą, vėl eikite į žymų nustatymus ir pasirinkite atitinkamą spalvą. Tai padidina aiškumą ir palengvina darbą.

3. Žymų valdymas

Po to, kai sukūrėte savo žymas, galbūt norėsite taip pat paslėpti arba pakeisti kai kurias žymas. Žymų valdymo nustatymuose galite nustatyti, kurios žymos turėtų būti rodomos pagal nutylėjimą, o kurios ne.

Pavyzdžiui, jei turite žymą, pavadintą „Stefanas“, skirtą mažiau svarbiems el. laiškams, galite nustatyti, kad ji pagal nutylėjimą būtų paslėpta. Taip jūsų pašto dėžutė bus mažiau perpildyta.

4. Pridėti daugiau žymų

Naudinga papildoma žyma galėtų būti „Nepaprasta“. Norėdami pridėti naują žymą, tiesiog eikite į žymų valdymą ir spustelėkite „Sukurti naują žymą“. Šiai žymai taip pat galite pasirinkti spalvą, pavyzdžiui, raudoną už nepabaigtas užduotis.

Taip turėsite visada aiškiai matyti, kurie el. laiškai dar laukia ir galėsite nustatyti savo prioritetus.

5. Nustatyti filtrus žymoms

Norėdami dar labiau optimizuoti savo organizaciją, turėtumėte apsvarstyti galimybę sukurti filtrus. Filtrai leidžia automatiškai žymėti el. laiškus tam tikra žyma, kai jie pasiekia jūsų pašto dėžutę.

Norėdami tai padaryti, eikite į filtrų nustatymus. Galite sukurti filtrus, kurie, pavyzdžiui, automatiškai pažymės el. laiškus iš tam tikrų siuntėjų jūsų „Užsakymai“ žyma.

6. Kombinuoti žymas paieškos laukelyje

Puiki „Gmail“ funkcija yra paieškos juosta. Čia galite tikslingai ieškoti el. laiškų ir derinti žymas. Jei norite matyti tik nepabaigtus el. laiškus iš tam tikro siuntėjo, pvz., Stefano, galite tai padaryti įvedę „Stefanas + nepabaigtas“ į paieškos laukelį.

Kombinuodami paiešką, gausite tik tuos el. laiškus, kurie jums svarbūs, ir išvengsite perteklinės informacijos.

Santrauka – Kaip sutvarkyti „Gmail“ – Greičiau ir aiškiau dirbti su žymomis

„Gmail“ siūlo puikią galimybę organizuoti savo el. laiškus naudojant žymas, kurios yra lankstesnės nei tradiciniai aplankai. Skirdami laiko žymoms kurti ir tinkamai jas tvarkyti, greitai pastebėsite, kaip lengva išlaikyti tvarką. Naudokite spalvas, filtrus ir paieškos funkciją, kad padidintumėte savo darbo efektyvumą ir geriau valdytumėte savo pašto dėžutę.