PDF's zijn een essentieel onderdeel van ons dagelijks leven. Deze bestanden vervoeren informatie op een gestructureerde en leesbare manier. Bij het verzenden van PDF's zijn er echter vaak uitdagingen - vooral als je wilt zorgen dat de ontvanger ze daadwerkelijk ontvangt en gelezen heeft. Met de Document Cloud van Acrobat kun je PDF's efficiënt verzenden en hun toegang volgen. In deze handleiding laat ik je zien hoe je de functie "Verzenden en Volgen" kunt gebruiken om PDF's professioneel te verzenden.
Belangrijkste inzichten
- Je kunt PDF's eenvoudig verzenden via de Document Cloud, zonder ze als bijlage in een e-mail te versturen.
- De functie "Verzenden en Volgen" stelt je in staat om een ontvangstbevestiging te ontvangen wanneer de ontvanger het document opent.
- Je hebt de mogelijkheid om een anonieme link te maken of de PDF direct via e-mail te verzenden.
Stappenplan
Stap 1: Document voorbereiden
Zorg ervoor dat het PDF-document dat je wilt verzenden klaar is voordat je begint met verzenden. In dit geval gaat het om een websitevragenlijst. Open deze in je Acrobat-toepassing.
Stap 2: De functie "Verzenden en Volgen" selecteren
Navigeer naar de tools in Acrobat en selecteer de optie "Verzenden en Volgen". Het programma voegt automatisch het momenteel geopende document toe aan het verzendproces. Dit is de eerste maatregel om tijd te besparen.
Stap 3: Document uploaden
Je hebt nu de mogelijkheid om het document anoniem te verzenden of de ontvangers persoonlijk aan te spreken. Kies of je een anonieme link wilt maken, of als je gepersonaliseerde berichten verkiest. Je kunt optioneel een logo toevoegen, wat het visueel aantrekkelijker maakt.
Stap 4: Link genereren
Nadat het document in de Document Cloud is geüpload, ontvang je een link die je kunt kopiëren. Deze link is nu in je klembord en kan in een bericht worden geplakt dat je naar de ontvanger verstuurt.
Stap 5: Link testen
Om ervoor te zorgen dat de link werkt, open je een nieuw browser-tabblad en plak je de URL. Je zou nu in staat moeten zijn om het document te downloaden zonder het als e-mailbijlage te hoeven verzenden.
Stap 6: PDF per e-mail verzenden
Als alternatief kun je het document rechtstreeks vanuit Acrobat per e-mail verzenden. Acrobat vraagt je om je favoriete e-mailtoepassing. Zorg ervoor dat er een e-mailclient op je computer is geïnstalleerd, zoals Outlook of Apple Mail.
Stap 7: Ontvangstbevestiging ontvangen
Zodra de ontvanger op de link klikt en het document opent, ontvang je automatisch een e-mailmelding. Deze bevat de informatie dat de ontvanger het document heeft bekeken. Dit is bijzonder nuttig als je met contracten werkt en een bevestiging nodig hebt dat de geïnteresseerde het document heeft bekeken.
Stap 8: Verzonden bestanden beheren
Ga naar de verzonden bestanden in Acrobat om een overzicht te krijgen van de documenten die je hebt verzonden. Je kunt het document beheren, hernoemen of zelfs verwijderen indien nodig.
Stap 9: Onderweg PDF's verzenden
Het voordeel van de Document Cloud is vooral merkbaar wanneer je onderweg bent. Of je nu op je iPad, iPhone of een ander apparaat bent, je kunt documenten eenvoudig en comfortabel verzenden. Dit is zeer nuttig als je vaak buiten kantoor werkt.
Samenvatting - PDF's eenvoudig verzenden en volgen via de Document Cloud
Met de Document Cloud van Acrobat kun je snel en eenvoudig PDF's verzenden en hun toegangen volgen. De functies stellen je niet alleen in staat om te verzenden zonder e-mailbijlage, maar ook om ontvangstbevestigingen vast te leggen, wat het documentenbeheer professionaliseert. Zo houd je altijd overzicht over belangrijke bestanden en hun status.
Veelgestelde vragen
Hoe maak ik een anonieme link voor de PDF?Je kiest in de functie "Verzenden en Volgen" de optie "anonieme link maken" en volgt de instructies.
Wat gebeurt er als de ontvanger het document heeft geopend?Je ontvangt een e-mailmelding dat de ontvanger het document heeft bekeken.
Kan ik het document op elk moment bewerken nadat het is verzonden?Ja, je kunt het verzonden document in de Document Cloud beheren, hernoemen of verwijderen.
Welk e-mailprogramma heb ik nodig om direct vanuit Acrobat te verzenden?Je kunt elk e-mailprogramma gebruiken dat op je computer is geïnstalleerd, zoals Outlook of Apple Mail.
