Vytvořte si svůj profesionální e-mailový podpis v Outlooku

Profesionální e-mailový podpis je zásadní pro tvou obchodní prezentaci. Nejenže poskytuje důležité kontaktní údaje, ale také přenáší profesionalitu. Vytvoření vlastního e-mailového podpisu v Outlooku je jednoduchý proces, který ti podrobně vysvětlím. Postupuj podle tohoto návodu a za chvíli budeš mít atraktivní a funkční podpis.

Nejdůležitější poznatky

• E-mailový podpis je standardizovaný závěr e-mailů.
• Outlook nabízí možnost vytvořit různé podpisy pro různá e-mailová účty.
• Je důležité dodržovat některé právní požadavky pro obchodní e-maily, zejména v Německu a Rakousku.

Podrobný návod na vytvoření e-mailového podpisu

Nejprve bys měl(a) zajistit, že máš otevřený Outlook a tvůj e-mailový účet je připraven. Když vytváříš nový e-mail, můžeš začít s podpisem. Pokud e-mail omylem zavřeš, Outlook se tě zeptá, zda chceš návrh uložit. Potvrď to, aby ses k němu mohl(a) později vrátit.

Abychom mohli začít s vytvářením tvého podpisu, klikni na „Nový e-mail“. V otevřeném okně najdeš nahoře v menu záložku „Podpis“. Zde vyber možnost „Podpisy“.

Otevře se nové okno, ve kterém budeš mít možnost vytvořit a upravit svůj podpis. Nejprve můžeš nastavit standardní podpis pro svůj e-mailový účet. Pokud máš více e-mailových adres, můžeš pro každou adresu vytvořit jiný podpis. Můžeš například uvést jiné telefonní číslo nebo svůj titul pro svůj pracovní e-mail.

V Německu a Rakousku je zákonem vyžadováno, aby obchodní e-maily obsahovaly úplné kontaktní údaje. Proto je rozumné vytvořit zde komplexní podpis, který zahrnuje všechny nezbytné informace. Nyní klikni na „Nový“, abys začal(a) navrhovat svůj podpis.

Dej svému novému podpisu název, který ti připomene, že se jedná o tvůj obchodní podpis. V tomto příkladu mu říkám „Obchodní e-mailová adresa“. Nyní můžeš zadat text svého podpisu. Nezapomeň uvést své kontaktní údaje, jako je jméno, funkce, adresa a telefonní číslo.

Máš také možnost vybrat formátování, jako je font, velikost písma, tučně, kurzíva a podtržení. Je také možné vložit odkazy, například na tvou webovou stránku nebo sociální média. Pokud to chceš, jednoduše napiš URL a Outlook ji automaticky propojí.

Vložení obrázku je také možné, ale pamatuj, že by mělo být v přiměřeném formátu. Jednoduchý textový podpis je často efektivnější než ten, který je přeplněný obrázky. Doporučuji se obrazům vyhnout, pokud to není nezbytné, aby byla zajištěna čitelnost tvého podpisu.

Po vytvoření svého podpisu klikni na „Uložit“. Můžeš také nastavit, aby tento podpis byl automaticky používán pro nové zprávy, stejně jako pro odpovědi a přeposílání. To podstatně zjednodušuje proces budoucích e-mailů.

Abychom zajistili, že tvůj podpis správně funguje, můžeš nyní napsat nový e-mail. Měl(a) bys vidět, že se podpis automaticky vloží. Jakmile jednou vybereš podpis, vždy máš možnost ho znovu přidat nebo vyměnit.

Pokud chceš, můžeš také vytvořit další podpisy, například pro soukromé e-maily nebo speciální příležitosti. Stačí zopakovat výše popsané kroky a vytvořit nový podpis. Tak si udržíš kontrolu nad tím, jaké informace posíláš.

Shrnutí – Vytvoření a použití e-mailového podpisu v Outlooku

Vytvoření e-mailového podpisu v Outlooku je díky intuitivnímu uživatelskému rozhraní rychlý proces. S atraktivním podpisem můžeš výrazně zlepšit svou profesionální prezentaci při emailové komunikaci. Využij možnosti, které ti Outlook nabízí, pro vytvoření různých podpisů pro různé účely a optimálně prezentuj své kontaktní údaje.