Pokud často komunikujete s různými osobami, dobře organizovaná adresářová kniha se rychle stane cenným zdrojem. Outlook vám nabízí možnost nejen ukládat kontakty, ale také je efektivně spravovat. Tento návod vám ukáže, jak v Outlooku vytvářet, přizpůsobovat a smysluplně používat kontakty. Naučíte se organizovat své kontakty tak, abyste měli vždy přehled a rychle se dostali k těm správným osobám.
Nejdůležitější poznatky
- Kontakty lze v Outlooku individuálně přizpůsobit.
- Můžete vytvořit skupiny kontaktů pro rychlejší e-mailovou komunikaci.
- Funkce jako poznámky a digitální certifikáty pomáhají udržet přehled.
Průvodce krok za krokem
1. Vytvoření kontaktu
Začněte tím, že vytvoříte nový kontakt v Outlooku. Přejděte k „Lidem“ v postranním panelu a klikněte na „Nový“. Toto menu vám umožní vytvořit buď nový kontakt nebo skupinu kontaktů.
2. Vyplnění kontaktního formuláře
Otevře se kontaktní formulář. Zde si můžete vytvořit virtuální vizitku. Zadejte své jméno, svůj titul a název firmy. Zjistíte, že se karta automaticky přizpůsobuje, zatímco zadáváte informace.
3. Přidání e-mailové adresy a telefonního čísla
Doplňte e-mailovou adresu, webovou stránku a případně chatovou adresu jako ICQ. Telefonní čísla můžete také zadat. Dbejte na to, abyste dělali rozdíly mezi pracovním a soukromým číslem, abyste kontakt později snadno identifikovali.
4. Přidání adresy a umístění
Vyplňte adresu kontaktu. Outlook se vás může zeptat na stát a zemi. Doplňte PSČ a místo, abyste informace dokončili.
5. Přidání poznámek
Využijte pole pro poznámky k uchování průběžných informací nebo připomínek, např. typu vztahu nebo specifických detailů o kontaktu, které by vám později mohly být užitečné.
6. Přidání dalších detailů
Kromě toho můžete kontakt dále přizpůsobit přidáním informací o oddělení, profesi a specifických údajích, jako jsou narozeniny. Tyto detaily lze později využít pro připomínky.
7. Uložení kontaktů
Jakmile zadáte všechny potřebné informace, můžete kontakt uložit a zavřít okno. Také máte možnost hned vytvořit další kontakt nebo aktuální kontakt poslat jako vizitku.
8. Optimalizace e-mailové komunikace
Pokud chcete kontaktu odeslat e-mail, můžete to udělat přímo z profilu kontaktu. Jednoduše klikněte na „Odeslat e-mail“, abyste vytvořili zprávu, aniž byste museli ručně zadávat e-mailovou adresu.
9. Změna zobrazení kontaktů
Outlook vám umožňuje vybrat různé zobrazení vašich kontaktů, včetně vizitek nebo seznamu. To usnadňuje procházení vašich kontaktů a pomáhá vám rychle najít požadované osoby.
10. Vytvoření skupin kontaktů
Abychom mohli oslovit více kontaktů najednou, vytvořte kontaktní skupinu. K tomu vyberte možnost „Nová kontaktní skupina“ v oblasti osob. Přidejte členy a dejte skupině výstižný název.
11. Využití skupin pro hromadnou komunikaci
Díky kontaktním skupinám můžete cíleně posílat e-maily skupinám lidí, aniž byste museli vybírat každý kontakt jednotlivě. To je obzvlášť užitečné v managementu nebo při týmových projektech.
12. Provádění úprav
Pokud se váš tým změní nebo chcete přidat nové kontakty, je snadné aktualizovat členy ve vašich skupinách. Tím budete mít vždy aktuální informace.
Shrnutí – Optimální využití kontaktů v Outlooku
V tomto návodu jste se dozvěděli, jak v Outlooku efektivně vytvářet, přizpůsobovat a spravovat kontakty. Můžete doplnit individuální kontaktní informace, nastavit kontaktní skupiny pro optimalizaci komunikace a využívat další užitečné funkce, abyste svou adresářovou knihu proměnili v mocný nástroj.
Často kladené otázky
Jak vytvořím nový kontakt v Outlooku?Jdete do oblasti „Lidé“, kliknete na „Nový“ a vyplníte kontaktní formulář.
Mohu také vytvářet kontaktní skupiny?Ano, můžete v oblasti „Lidé“ vytvořit novou kontaktní skupinu a přidat členy ze svých kontaktů.
Jak mohu přidat poznámky k kontaktu?V kontaktním formuláři je pole pro poznámky, kde můžete uchovat specifické informace o svém kontaktu.
Mohou být kontakty synchronizovány mezi Outlookem a jinými službami?Ano, mnoho služeb, jako jsou Google Kontakty a Apple Kontakty, podporuje import a export kontaktů.
Jak změním zobrazení svých kontaktů?Můžete v oblasti „Lidé“ přepínat mezi různými zobrazeními, jako je seznam nebo vizitka, abyste mohli lépe zobrazit své kontakty.
