Efektivní vytváření a správa vyhledávacích složek v Outlooku

Vyhledávací složky v Outlooku představují mocnou funkci pro cílenou a praktickou správu vašich e-mailů. Pokud často hledáte určité zprávy, může být otravné neustále zadávat stejné vyhledávací výrazy. Vyhledávací složky vám umožňují tyto hledání předpřipravit a vyvolat je jedním kliknutím. Pokud se ptáte, jak vytvořit nebo smazat vyhledávací složku, jste na správném místě.

Nejdůležitější poznatky

• Vyhledávací složky vám pomohou organizovat e-maily podle určitých kritérií.
• můžete vytvářet vlastní vyhledávací složky založené na klíčových slovech nebo určitých odesílatelích.
• Úprava a mazání vyhledávacích složek je snadné.

Pokyny krok za krokem

Základní vyhledávací funkce v Outlooku

Než začnete s vytvářením a správou vyhledávacích složek, měli byste se seznámit se základními vyhledávacími funkcemi v Outlooku. Můžete kliknout na ikonu hledání v panelu nástrojů vaší doručené pošty, abyste aktivovali vyhledávací lištu.

Zde se otevře vyhledávací nástroj, pomocí kterého můžete filtrovat hledání podle různých kritérií. Chcete hledat pouze v aktuálním složce nebo ve všech prvcích Outlooku? Máte možnost rozšířit své hledání buď na určité složky, nebo na celou svou schránku.

Můžete jednoduše zadat hledaný výraz, abyste prohledali své e-maily. Například pokud chcete hledat „udimi“, můžete to zadat sem.

Vytvoření vyhledávací složky

Představte si, že chcete vytvořit novou vyhledávací složku pro e-maily od určité osoby, řekněme „Rene“. Cílem je optimalizovat vyhledávání, abyste mohli neustále vyhledávat podle tohoto jména.

Abychom vytvořili vyhledávací složku, klikněte pravým tlačítkem na oblast vyhledávacích složek a vyberte „Nová vyhledávací složka“. Zde máte možnost vybrat různé filtrační možnosti. Například můžete vybrat, aby se zobrazovaly pouze nepřečtené zprávy, zprávy od konkrétních osob nebo pouze důležité zprávy.

Pokud chcete použít specifická slova, která by měla být obsažena v e-mailech, jako například „Zpráva o obratu“, zadejte je do příslušného pole. Můžete také nastavit více vyhledávacích výrazů pro přesnější výsledky.

Jakmile kliknete na „OK“, vyhledávací složka bude vytvořena. Funkce této složky je nyní automaticky zobrazovat všechny relevantní e-maily, které splňují zadaná vyhledávací kritéria. Výhodou je, že se nemusíte neustále uchylovat k hledání stejných výrazů, ale výsledky jsou přímo dostupné.

Úprava vyhledávací složky

Pokud chcete později změnit kritéria své vyhledávací složky, je to jednoduchý postup. Klikněte pravým tlačítkem na svou vyhledávací složku a vyberte „Upravit vyhledávací složku“. Zde můžete změnit filtrační kritéria a název vyhledávací složky.

Máte volnost nastavit filtry tak, aby přesně vyhovovaly vašim potřebám, ať už přidáním dalších e-mailových adres nebo pomocí jiných přizpůsobitelných parametrů.

Odstranění vyhledávací složky

Může se stát, že již nebudete potřebovat vyhledávací složku. Odstranění je také snadné. Klikněte pravým tlačítkem na vyhledávací složku, kterou chcete smazat, a vyberte „Smazat“. Potvrďte výběr a vyhledávací složka bude odstraněna.

V koši (pod „Smazané položky“) můžete trvale smazat vyhledávací složku tím, že odstraníte také obsažené zprávy.

Shrnutí – Komplexní průvodce efektivním používáním vyhledávacích složek v Outlooku

Vyhledávací složky jsou nezbytným nástrojem, pokud jde o efektivní správu vašich e-mailů v Outlooku. Díky své flexibilitě a jednoduchému použití můžete hledání důležitých informací výrazně zjednodušit. Ať už vytváříte, upravujete nebo mažete vyhledávací složky – tento průvodce vám poskytne potřebné kroky.