Effektiv organisation i Gmail – Brug labels smart

Gmail har ingen mapper. I stedet er der mulighed for at bruge etiketter, og det er ofte meget mere fleksibelt og praktisk. Etiketter gør det muligt for dig at sortere dine e-mails individuelt, så du altid har overblikket. I denne guide viser jeg dig, hvordan du effektivt arbejder med etiketter, og hvordan du kan tilpasse dem til dine behov for at organisere din indbakke optimalt.

Vigtigste indsigter

• Etiketter tilbyder mere fleksibilitet end mapper.
• Du kan bruge flere etiketter til en e-mail.
• Med farver kan du visuelt skelne mellem dine etiketter.
• Filtre hjælper dig med at automatisere organiseringen.

Trin-for-trin vejledning

1. Forstå og opret etiketter

En af de største fordele ved Gmail er muligheden for at oprette etiketter. Mens du har mapper i andre e-mail-tjenester, giver etiketter dig en mere fleksibel løsning. Hvis du vil oprette en ny etiket, skal du gå til din Gmail-indbakke og klikke på etiket symbolet.

Her kan du vælge en eksisterende etiket eller oprette en ny. Hvis du opretter en ny etiket, kan du for eksempel navngive den „Bestillinger“ og derefter klikke på „Opret“ og bekræfte dette.

Etiketten vil nu blive vist i din liste, og når du klikker på den, kan alle e-mails under denne etiket vises.

2. Indstil farver til etiketter

For at organisere dine e-mails endnu bedre kan du indstille farver til dine etiketter. Du ønsker muligvis for eksempel at vælge farven grøn til bestillinger for hurtigt at kunne se, at det drejer sig om en bestilling.

For at ændre farven på din etiket skal du gå tilbage til etiketindstillingerne og vælge den ønskede farve. Dette forbedrer overskueligheden og gør det lettere for dig at arbejde.

3. Administrer etiketter

Efter at du har oprettet dine etiketter, vil du måske også skjule eller ændre en etiket. I etiketadministrationsindstillingerne kan du bestemme, hvilke etiketter der skal vises som standard, og hvilke der ikke skal.

Hvis du for eksempel har en etiket kaldet „Stefan“ til mindre vigtige e-mails, kan du indstille den til at være skjult som standard. Dette gør din indbakke mindre overfyldt.

4. Tilføj flere etiketter

En nyttig anden etiket kunne være „Uafsluttet“. For at tilføje en ny etiket går du blot til etiketadministrationen og klikker på „Opret ny etiket“. Denne etiket kan du også vælge en farve til, for eksempel rød for uafsluttede opgaver.

På den måde har du altid hurtigt overblik over, hvilke e-mails der stadig er åbne, og måske sætte dine prioriteter.

5. Opret filtre til etiketter

For at optimere din organisation yderligere bør du overveje at oprette filtre. Filtre giver dig mulighed for automatisk at mærke e-mails med en bestemt etiket, så snart de ankommer til din indbakke.

Gå til filtreringsindstillingerne for at gøre dette. Du kan oprette filtre, der for eksempel automatisk mærker e-mails fra bestemte afsendere med din „Bestillinger“-etiket.

6. Kombiner etiketter i søgefeltet

En fantastisk funktion ved Gmail er søgefeltet. Her kan du specifikt søge efter e-mails og kombinere etiketter. Hvis du kun vil se uafsluttede e-mails fra en bestemt afsender, for eksempel Stefan, kan du gøre det ved at indtaste „Stefan + uafsluttet“ i søgefeltet.

Ved at kombinere søgningen på denne måde får du præcis de e-mails, der er relevante for dig, og undgår en overflod af informationer.

Resumé – Sådan organiserer du Gmail – Arbejd hurtigere og mere overskueligt med etiketter

Gmail tilbyder en fremragende mulighed for at organisere dine e-mails via etiketter, som er mere fleksible end traditionelle mapper. Ved at tage dig tid til at oprette og administrere etiketter korrekt, vil du hurtigt opdage, hvor nemt det er at holde overblikket. Brug farver, filtre og søgefunktionen for at gøre dit arbejde mere effektivt og holde din indbakke under kontrol.