Oprette tilbagevendende opgaver i MS Project

Planlægning og administration af projekter kræver ofte indsættelse af gentagneopgaverfor at få et effektivt overblik over regelmæssige aktiviteter. I denne vejledning vil du lære, hvordan du opretter en gentagen opgave i Microsoft Projectog hvilke muligheder der er tilgængelige for dig.

Vigtigste indsigter

• Regelmæssige opgaver kan nemt indsættes i MS Project.
• Du kan præcist angive hyppigheden og varigheden af en gentagen opgave.
• Det er muligt at linke gentagne opgaver med andre aktiviteter.

Trin-for-trin vejledning til oprettelse af en gentagen opgave

For at oprette en gentagen opgave i MSProject, skal du følge disse trin:

Først åbner du Microsoft Project og navigerer til fanen "Aktivitet". Der finder du muligheden "Indsæt", efterfulgt af "Aktiviteter". I dette område kan du oprette gentagne opgaver, der kaldes periodiske aktiviteter. Disse er praktiske til opgaver, der gentager sig med faste intervaller, som for eksempel regelmæssige møder eller konferencer.

For at oprette en gentagen opgave, klik på "Indsæt aktivitet". Du kan nu angive detaljerne for den gentagne opgave. Lad os kalde opgaven "Møde". Definér varigheden af mødet, for eksempel til en time. Her har du friheden til at angive varigheden i henhold til dine krav - det kan være en time, en dag eller et minut.

I det næste trin skal du angive hyppigheden af mødet. Finder mødet sted dagligt, ugentligt eller månedligt? Du har mulighed for at tilpasse frekvensen efter dine ønsker, hvad enten det er dagligt, kun på hverdage, ugentligt på bestemte dage eller månedligt den første i måneden.

Lad os antage, at mødet finder sted dagligt, men kun på hverdage. Derudover kan du angive et start- og slutpunkt. Begynd for eksempel i dag og sæt slutdatoen til den 31. december. På denne måde kan du se ved første øjekast, hvor mange forekomster der er indtil slutningen af fristen. I dette tilfælde resulterer det i 29 gentagne møder. Alternativt kan du også sige, at mødet skal slutte efter 10 forekomster, og slutdatoen justerer sig derefter.

Når du har angivet de grundlæggende oplysninger, skal du vælge kalenderen - i dette eksempel standard kalenderen - og bekræfte oplysningerne med "OK". Det kan være nødvendigt at justere planlægningen lidt, så alt passer harmonisk ind i tidsplanen. Du kan folde visningen af de gentagne opgaver sammen i projektstrukturen, så det bliver mere overskueligt.

Vi har nu tilføjet mødet som en gentagen opgave. Hvis du nu vil tilføje en ny opgave, for eksempel "Arbejder", har du mulighed for at planlægge denne direkte efter mødet. Gå til den nye aktivitet og sæt arbejdsvarigheden til 6 timer. Her ser du nu tallet for mødet i det foregående felt, som du lige har oprettet.

Det er også muligt at linke disse nye opgaver med andre aktiviteter. Det betyder, at du teoretisk set kan oprette yderligere opgaver efterhvert møde. Hvis du f.eks. vil tilføje en anden opgave kaldet "Udfyldning", der tager to timer og kommer efter mødet, kan du blot angive den passende forrige opgave.

Med disse trin kan du skabe et velorganiseret Gantt-diagram i Microsoft Project, der giver dig et klart overblik over dine opgaver og deres tidsforløb.

Sammenfatning – Opret gentagne opgaver effektivt i MS Project

I denne vejledning har du lært, hvordan du nemt og effektivt opretter gentagne opgaver i MS Project. Du har også lært om de forskellige muligheder for at tilpasse hyppigheden og strukturen af dine opgaver for at optimere din projektplan.