Seit dem 1. Januar 2025 ist die E-Rechnung im B2B-Bereich Pflicht – auch für dich als Freelancer. Klassische PDF-Rechnungen zählen nicht mehr. Stattdessen brauchst du ein strukturiertes Format wie XRechnung oder ZUGFeRD. Was jetzt gilt, für wen die Pflicht genau greift und wie du ganz einfach umstellst, liest du hier.
Was genau ist eine E-Rechnung?
Stell dir vor, du verschickst wie gewohnt deine Rechnung per PDF – sauber formatiert, alle Angaben drin, passt. Leider nein. Seit dem 1. Januar 2025 reicht das nicht mehr. Denn eine E-Rechnung ist keine Datei, die einfach nur digital verschickt wird – sondern ein strukturiertes, maschinenlesbares Format.
Das heißt konkret: Die Rechnung muss in einem Format vorliegen, das von Buchhaltungs- und Steuerprogrammen automatisch verarbeitet werden kann. Ohne Copy-Paste. Ohne manuelle Kontrolle. Ohne Rückfragen vom Finanzamt.
Zwei Formate sind dafür in Deutschland relevant:
- XRechnung: Der offizielle Standard für den Austausch mit öffentlichen Stellen. Auch im B2B-Bereich weit verbreitet, weil er klar und streng strukturiert ist.
- ZUGFeRD: Klingt sperrig, ist aber praktisch – dieses Format kombiniert eine visuelle PDF mit den maschinenlesbaren XML-Daten. Der Empfänger kann sie also anschauen und automatisiert verarbeiten.
Wichtig: Eine normale PDF-Rechnung, selbst wenn du sie per E-Mail versendest, zählt nicht als E-Rechnung. Sie erfüllt nicht die gesetzlichen Vorgaben.
Wenn du also weiterhin Rechnungen schreiben willst, die dein Gegenüber auch steuerlich anerkennen kann, brauchst du ein Format wie XRechnung oder ZUGFeRD – und am besten eine Rechnung-Software, die das alles für dich übernimmt. Spart Zeit, Nerven und jede Menge Umstände.
Was bedeutet die E-Rechnungspflicht konkret?
Seit dem 1. Januar 2025 gilt: Im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B) musst du elektronische Rechnungen im strukturierten Format ausstellen und empfangen können. Das betrifft dich als Freelancer genauso wie große Unternehmen.
Ob du Dienstleistungen erbringst, Webdesign anbietest oder Texte schreibst – sobald dein Kunde ebenfalls ein Unternehmen mit Sitz in Deutschland ist, bist du zur E-Rechnung verpflichtet. Auch Kleinunternehmer sind nicht ausgenommen.
Was bedeutet das in der Praxis?
- Du darfst keine einfache PDF-Rechnung mehr verschicken.
- Deine Rechnung muss den Anforderungen an eine E-Rechnung entsprechen.
- Dein Kunde muss die Rechnung in einem geeigneten System empfangen können.
Wichtig: Die Pflicht gilt nur im B2B-Bereich – also wenn du für andere Unternehmen arbeitest. Rechnest du gegenüber Privatpersonen (B2C) ab, kannst du weiterhin PDF oder Papierrechnungen verwenden. Auch für Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro brutto gibt es Übergangsregeln.
Die Finanzverwaltung nimmt das ernst – wer gegen die Vorgaben verstößt, riskiert, dass Rechnungen nicht als ordnungsgemäß gelten und nicht zum Vorsteuerabzug berechtigen. Heißt: Deine Kunden können Stress mit dem Finanzamt bekommen. Und das landet am Ende wieder bei dir.
Fazit: Wer B2B unterwegs ist, kommt um die E-Rechnung nicht mehr herum. Jetzt umstellen – dann läuft's.
Warum das Ganze?
Du fragst dich vielleicht: Warum der ganze Aufwand? Was war denn an PDFs so schlimm?
Die kurze Antwort: PDFs sind nicht maschinenlesbar. Das heißt, sie können vom Finanzamt oder von Buchhaltungsprogrammen nicht automatisch verarbeitet werden. Jeder Rechnungsbetrag muss manuell kontrolliert, jeder Fehler händisch gesucht werden. Das kostet Zeit – und verursacht Fehler.
Die E-Rechnung soll genau das ändern.
Hintergrund ist eine EU-Richtlinie, die mehr Transparenz und Effizienz im Rechnungsverkehr schaffen will – und zwar europaweit. Deutschland setzt diese Vorgaben mit der Einführung der E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich um. Ziel ist unter anderem:
- Weniger Steuerbetrug
Durch strukturierte Daten lassen sich Rechnungen automatisch abgleichen und prüfen. - Weniger Papierkram
Schluss mit Scannen, Drucken, Ablegen – digitale Rechnungen lassen sich viel leichter archivieren und finden. - Mehr Automatisierung
Dein Steuerberater (oder du selbst) muss keine Rechnungsbeträge mehr abtippen. Der Import läuft automatisch.
Kurz gesagt: Die E-Rechnung ist kein Selbstzweck, sondern ein Schritt Richtung moderne, digitale Verwaltung. Und wenn du einmal umgestellt hast, sparst du dir auf Dauer einiges an Arbeit.
Wie du jetzt umstellst – stressfrei und schlau
Keine Sorge: Du musst das E-Rechnungs-Format nicht selbst basteln oder XML-Dateien mit der Hand schreiben. Es gibt Tools, die dir die Arbeit komplett abnehmen – und genau die solltest du jetzt nutzen.
Schritt 1: Prüfe deine aktuelle Lösung
Erstellst du Rechnungen noch per Word oder Excel? Dann ist jetzt der perfekte Zeitpunkt, auf ein professionelles Rechnungsprogramm umzusteigen. Denn damit kannst du E-Rechnungen automatisch im richtigen Format erzeugen, versenden und archivieren.
Schritt 2: Wähle das richtige Format
Die meisten Tools bieten dir die Wahl zwischen XRechnung und ZUGFeRD. Beide sind in Deutschland gültig, dein Kunde kann aber bestimmte Vorgaben machen. Viele Behörden verlangen XRechnung, im Mittelstand ist ZUGFeRD beliebt, weil man zusätzlich noch eine lesbare PDF bekommt.
Tipp: Frag deinen Kunden im Zweifel nach dem bevorzugten Format – oder sende beides kombiniert, falls dein Tool das kann.
Schritt 3: Rechnungsversand und -archivierung
Eine E-Rechnung darfst du per E-Mail versenden – Hauptsache, das Dateiformat stimmt. Wichtig ist auch: Du musst die Rechnungen elektronisch aufbewahren, und zwar unveränderbar für zehn Jahre.
Gute Softwarelösungen erledigen das automatisch im Hintergrund – inklusive GoBD-konformer Archivierung. Damit bist du auch bei Betriebsprüfungen auf der sicheren Seite.
Bonus: Automatisierung nutzen
Einmal eingerichtet, sparst du dir mit der E-Rechnung richtig viel Zeit. Rechnungen können automatisch erzeugt, wiederkehrende Aufträge geplant und Zahlungseingänge überwacht werden. Klingt nach Zukunft? Ist jetzt Standard.
Welche Rechnungen sind betroffen – und welche nicht?
Auch wenn die E-Rechnung im B2B-Bereich jetzt Standard ist, gibt’s ein paar Ausnahmen, Übergangsfristen und Sonderregeln, die du kennen solltest. Denn nicht jede Rechnung muss sofort im strukturierten Format rausgehen.
Diese Rechnungen müssen als E-Rechnung erstellt werden:
- Du stellst eine Rechnung an ein Unternehmen mit Sitz in Deutschland.
- Der Rechnungsbetrag liegt über 250 Euro brutto.
- Die Leistung ist steuerbar und steuerpflichtig in Deutschland.
Das heißt: Wenn du als Freelancer einen Auftrag für eine Agentur in München erledigst und dafür 900 Euro berechnest, ist die E-Rechnung Pflicht – ab sofort.
Diese Rechnungen sind (noch) ausgenommen:
- B2C-Rechnungen: An Privatpersonen darfst du weiterhin PDF oder Papier verwenden.
- Kleinbetragsrechnungen: Beträge unter 250 Euro brutto fallen (vorerst) nicht unter die Pflicht.
- Rechnungen ins Ausland: Für Kunden außerhalb Deutschlands gelten teils andere Regeln.
- Übergangsregelungen: Für bestimmte Szenarien gibt’s Übergangsfristen bis Ende 2026 – etwa, wenn dein Kunde technisch noch nicht empfangsbereit ist.
Aber Achtung: Selbst bei diesen Ausnahmen kann es sinnvoll sein, freiwillig auf E-Rechnung umzustellen. Viele Unternehmen erwarten das inzwischen – und du wirkst damit professioneller und besser aufgestellt.
Wenn du unsicher bist, was für deinen konkreten Fall gilt, frag kurz beim Kunden nach – oder lass dich von deinem Steuerberater oder Tool-Anbieter unterstützen.
Fazit: Pflicht, aber auch Chance für mehr Effizienz
Klar, die Pflicht zur E-Rechnung nervt erstmal – niemand freut sich über neue Vorgaben. Aber unterm Strich ist sie gar nicht so schlimm. Im Gegenteil: Wenn du einmal umgestellt hast, profitierst du sogar davon.
- Du sparst Zeit, weil dein Tool dir die meiste Arbeit abnimmt.
- Du machst weniger Fehler, weil Formatvorgaben automatisch erfüllt werden.
- Du wirkst professioneller, weil du strukturiert und gesetzeskonform abrechnest.
- Du hast weniger Stress mit Rückfragen, Nachbesserungen oder dem Finanzamt.
Die wichtigste Regel: Nicht zögern, sondern jetzt umstellen. Denn die Pflicht ist da – und wer noch mit PDFs hantiert, bleibt früher oder später auf der Strecke. Eine gute Rechnungssoftware macht dir den Umstieg leicht und sorgt dafür, dass du dich wieder auf das Wesentliche konzentrieren kannst: dein Business.
Und das geht am besten, wenn die Bürokratie im Hintergrund einfach läuft.