Auf dem Bildschirm leuchtet das Foto für den Kundentermin, aus dem Drucker kommt eine matte, leicht grünstichige Fassung. Bevor du das Gerät verdächtigst, lohnt ein Blick in den Treiber: Oft steht dort noch die Werkseinstellung mit Normalpapier und Standardqualität, und womöglich rechnen zwei Programme nacheinander an den Farben herum.
Der Druckdialog zeigt auf den ersten Blick Drucker, Kopien und Seitenbereich, unter macOS auch Farbe und doppelseitigen Druck. Papiertyp, Qualitätsstufe und Farbmanagement liegen eine Ebene tiefer, unter Windows hinter „Eigenschaften“ oder „Einstellungen“, unter macOS je nach Treiber etwa im Bereich „Qualität und Medium“.
Vier dieser Einstellungen bieten Tintenstrahler und Laserdrucker gleichermaßen, die fünfte, die Druckkopfreinigung, nur Tintenstrahler. Die Menünamen wechseln von Hersteller zu Hersteller.
Welche Druckqualität brauchst du für welchen Ausdruck?
Für Briefe, Rechnungen und Tabellen reicht die Standardstufe, für Fotos auf Fotopapier lohnt die höchste. Canon nennt die Stufen im Treiber „Hoch“, „Standard“ und „Schnell“, bei HP-Lasern heißt die sparsame Variante EconoMode. Die schnelle Stufe genügt für Probeausdrucke, die nach dem Korrekturlesen im Altpapier landen. Leg dir am besten zwei Voreinstellungen an: eine für Alltagsdokumente in Standardqualität und eine für Fotos in der höchsten Stufe mit passendem Papiertyp. Der macOS-Druckdialog und viele Herstellertreiber speichern solche Kombinationen unter einem eigenen Namen, und du sparst dir das Suchen vor jedem wichtigen Ausdruck.
Welche Patronen- und Toner-Einstellungen bieten HP-Drucker?
Für Patronen und Kartuschen haben HP-Drucker eigene Schalter im Treiber, am Bedienfeld und im integrierten HP Webserver (EWS). Den Webserver öffnest du, indem du die IP-Adresse des Druckers in die Adresszeile deines Browsers eingibst.
Viele HP-Tintenstrahldrucker prüfen seit 2016 per Firmware den Chip jeder Patrone, HP nennt die Funktion Dynamic Security. Nach einem Update im März 2023 berichtete die Computerwoche, dass solche Drucker Patronen mit einem Chip, der nicht von HP stammt, blockieren können, auch Patronen, die vorher einwandfrei liefen. Bevor du neue HP Toner und Tintenpatronen kaufst, ob original oder kompatibel, prüf deshalb am besten den Firmware-Stand deines Geräts und die Angaben zur Kompatibilität.
Patronenrichtlinie und Patronenschutz
Bei den Laserdruckern der Reihe LaserJet Pro entscheiden zwei Funktionen, welche Kartuschen das Gerät annimmt. Die Patronenrichtlinie lässt nur Originalpatronen von HP zu und meldet jede andere Kartusche am Bedienfeld als nicht autorisiert. Der Patronenschutz verknüpft Kartuschen dauerhaft mit einem bestimmten Drucker, damit niemand sie aus dem Büro in ein anderes Gerät mitnimmt. Den Patronenschutz schaltest du nur mit Bedacht ein: Jede Kartusche, die du danach einsetzt, bleibt dauerhaft an den Drucker gebunden, auch nachdem du die Funktion wieder abschaltest.
Ab Werk sind beide Funktionen ausgeschaltet, und zum Ändern verlangt der Drucker je nach Modell das Administratorkennwort.
EconoMode und die Meldung „fast leer“
Im Treiber eines HP-Lasers sitzt EconoMode als Kontrollkästchen in der Registerkarte „Papier/Qualität“. Der Modus spart Toner, mindert aber die Druckqualität. HP rät ausdrücklich davon ab, EconoMode ständig zu nutzen, weil der Toner dann möglicherweise länger hält als die mechanischen Teile der Kartusche. Schalte den Sparmodus also gezielt für Entwürfe ein und für alles, was du weitergibst, wieder aus.
Bei sehr niedrigem Füllstand halten die Enterprise-Modelle nach deiner Vorgabe an („Stopp“), fragen nach („Auffordern zum Fortfahren“) oder drucken weiter („Fortsetzen“). Die Wahl bleibt beim Kartuschenwechsel erhalten. HP empfiehlt, eine fast leere Kartusche erst zu tauschen, sobald die Druckqualität nicht mehr zufriedenstellt; die Premiumschutzgarantie von HP endet allerdings schon kurz vor dem Ende der Nutzungsdauer.
Für ein Gerät, das nachts Faxe empfängt, empfiehlt sich „Fortsetzen“, weil bei den beiden anderen Optionen Faxe verloren gehen können, sobald der Speicher während der Pause vollläuft.
Warum musst du den Papiertyp einstellen?
Der Papiertyp bestimmt, mit welchem Profil der Treiber druckt. Adobe beschreibt für Tintenstrahl-Fotodrucker, dass jede Kombination aus Papiertyp, Druckauflösung und weiteren Druckparametern ein eigenes Farbprofil verlangt. Steht im Treiber Normalpapier, während Fotopapier im Fach liegt, druckt das Gerät mit dem falschen Profil.
Bei Laserdruckern hängt die Fixierung am Papiertyp. Für Karton und schweres Papier bremsen HP-LaserJet-Modelle mit FutureSmart-Firmware das Tempo leicht, damit der Fixiervorgang länger dauert und der Toner sicher am Blatt haftet. Läuft ein Kartenstapel als Normalpapier durch, haftet der Toner womöglich schlecht und lässt sich abreiben.
Die Regel daraus: Leg Fotopapier ein, stell auch Fotopapier ein, für Karton den Typ Karton oder schweres Papier. Prüf beim ersten Ausdruck außerdem, ob der Treiber auf DIN A4 steht und nicht auf das US-Format Letter, das knapp 6 mm breiter und knapp 18 mm kürzer ist. Für Visitenkarten aus Word findest du Vorlagen und Hinweise zum Material im Beitrag über Visitenkartenvorlagen in Word.
Wann lohnt sich beidseitiges Drucken?
Beidseitiger Druck lohnt sich bei jedem Dokument mit mehr als einer Seite.
Das Umweltbundesamt empfiehlt, die Duplex-Funktion zu nutzen, sofern der Drucker eine hat, und zusätzlich zwei Seiten verkleinert auf ein Blatt zu drucken. Jede der beiden Funktionen halbiert den Papierbedarf, zusammen sinkt er auf ein Viertel.
Für Hochformat wendet der Drucker das Blatt über die lange Seite wie in einem Buch. Für Querformat und Broschüren wählst du die kurze Seite, sonst steht die Rückseite auf dem Kopf; Word nennt die Option „Blatt über kurze Seite drehen“. Ohne Duplex-Einheit bietet Word „Manuell auf beiden Seiten drucken“: Erst kommen alle Vorderseiten, dann legst du den Stapel gewendet wieder ein.
Als Standard taugt beidseitiger Druck für fast jeden Bürodrucker. Unter Windows 11 erreichst du den Drucker über Start, Einstellungen, „Bluetooth & Geräte“ und „Drucker & Scanner“; dort öffnest du die Druckeinstellungen und aktivierst den beidseitigen Druck. Einseitig wählst du danach nur noch für Aushänge, Fotos und Formulare zum Unterschreiben.
Wie druckst du Fotos und Layouts farbtreu?
Farbtreu wird ein Ausdruck nur dann, wenn genau eine Stelle die Farben umrechnet: entweder deine Bildbearbeitung oder der Druckertreiber. Für Textdokumente genügt dagegen Schwarzweiß, das macOS direkt im Druckdialog anbietet.
Photoshop und Photoshop Elements fragen im Druckdialog nach der Farbhandhabung. Bei „Farbmanagement durch Drucker“ wählt der Treiber das Profil passend zu Papier und Qualität. Adobe empfiehlt diesen Weg für Tintenstrahl-Fotodrucker, deren Treiber meist recht genaue Profile mitbringen, und für alle, die mit Farbmanagement wenig Erfahrung haben. Bei „Photoshop verwaltet Farben“ rechnet das Programm selbst um, und du wählst das ICC-Profil für deinen Drucker und dein Papier.
Adobe warnt: Rechnen beide Seiten gleichzeitig, entstehen unvorhersehbare Farben. Das Ergebnis gleicht einer Suppe, die zwei Köche nacheinander salzen: Jeder hat für sich richtig gehandelt, und trotzdem ist der Teller versalzen. Schalte deshalb das Farbmanagement im Druckertreiber aus, sobald Photoshop die Farben verwaltet; übernimmt der Treiber, bleibt sein Farbmanagement eingeschaltet.
Als Letztes wählst du die Renderpriorität. Ein Bildschirm zeigt mehr und gesättigtere Farben, als Fotopapier wiedergeben kann; die Priorität legt fest, was mit den Farben außerhalb des druckbaren Bereichs geschieht. Adobe ordnet die vier Optionen so ein:
- Relativ farbmetrisch für Fotos aus der Digitalkamera, gescannte Bilder und mattes Papier. Nur die nicht druckbaren Farben wandern, in Verläufen können allerdings Streifen entstehen.
- Perzeptiv für Verläufe und Übergänge. Die Abstände zwischen den Farben bleiben erhalten, das Bild kann dafür etwas heller und blasser wirken.
- Sättigung für Diagramme und Vektorgrafiken. Für Fotos taugt die Option nicht, weil sich Farbtöne verschieben können.
- Absolut farbmetrisch für Tests und feste Farben wie in einem Logo, für Fotos ungeeignet.
In Lightroom stellst du Profil und Renderpriorität im Druckmodul ein; die Lektion zu den Farbraumeinstellungen beim Drucken in Lightroom geht die Felder einzeln durch.
Für Layouts, die später in die Druckerei gehen, ersetzt der Bürodrucker keinen Proof. Satzspiegel, Schriftgrößen und Bildausschnitte prüfst du damit gut, die Farben auf dem Papier der Druckerei siehst du damit nicht.
Wann hilft die Druckkopfreinigung?
Streifen, blasse Stellen oder eine fehlende Farbe beim Tintenstrahler deuten auf verstopfte Düsen hin. Die Wartungsfunktion im Treiber oder am Bedienfeld druckt ein Düsentestmuster und reinigt anschließend den Druckkopf.
Jede Reinigung kostet Tinte. Canon rät, die Reinigung nur bei Bedarf zu starten und zur gründlicheren Intensivreinigung erst zu greifen, nachdem zwei normale Durchgänge nichts gebracht haben. Bleibt das Testmuster danach lückenhaft, empfiehlt Canon, den Drucker auszuschalten und nach 24 Stunden einen letzten Versuch zu machen. HP zählt die Wartung neben der Verdunstung zu den Gründen, warum Tintenpatronen auch ohne Druckauftrag leerer werden. Laserdrucker haben keine Düsen und kommen ohne diese Funktion aus.
Was das für dich bedeutet
Die Werkseinstellungen eines Druckers sind ein Kompromiss für Normalpapier und Bürotexte. Für Fotos, Karten und Präsentationen lohnt die Viertelstunde, in der du einmal durch die Treiberoptionen gehst:
- Stell als Standard beidseitigen Druck und Standardqualität ein. Sparstufe und EconoMode nimmst du nur für Entwürfe.
- Prüf bei einem HP-Gerät vor dem nächsten Patronenkauf im Webserver, wie Patronenrichtlinie und Patronenschutz stehen und welche Firmware läuft.
- Stell bei jedem Fotodruck Papiertyp und Farbhandhabung zusammen ein und lass genau eine Seite die Farben umrechnen.
- Starte die Druckkopfreinigung erst nach einem Düsentest, nicht vorbeugend.
Bei Flyern, Broschüren und Plakaten aus der Druckerei hilft dir keiner dieser Schalter. Dort zählen sauber angelegte Druckdaten, und die baust du am besten direkt im Layoutprogramm, etwa mit dem Kurs zu PDF-Druckdaten in Adobe InDesign.
