Freelancer und Kreative: So schützt du Kundendaten im E-Mail-Alltag

Logo-Entwürfe, unveröffentlichte Kampagnen, Briefings und Rechnungen: Als Selbstständiger in der Kreativbranche verschickst du täglich sensible Inhalte per E-Mail. Spätestens mit dem ersten Kunden trägst du damit auch Verantwortung für fremde Daten, und vielen ist das gar nicht bewusst.

Welche Pflichten folgen daraus, und wie wird dein E-Mail-Alltag sicherer und zugleich professioneller?

Welche Pflichten hast du als Selbstständiger beim Datenschutz?

Die Datenschutz-Grundverordnung gilt für das Ein-Personen-Designbüro genauso wie für den Konzern. Nach Artikel 32 DSGVO muss jeder, der personenbezogene Daten verarbeitet, für ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau sorgen. Als eine der möglichen Maßnahmen nennt das Gesetz ausdrücklich die Verschlüsselung, und die betrifft auch deine E-Mail-Korrespondenz.

Personenbezogen sind nicht nur Kundenlisten für Newsletter und Mailings. Auch die Kontaktdaten deiner Ansprechpartner und die Fotos von Mitarbeitern für die neue Website fallen darunter.

Eine einfache und wirksame Maßnahme ist eine Adresse bei einem Anbieter für verschlüsselte Mail. Eine solche Adresse wirkt zugleich deutlich seriöser als die alte, kostenlose Adresse aus Schulzeiten.

Hinzu kommen oft Verschwiegenheitsvereinbarungen. Agenturen und größere Auftraggeber lassen sich schriftlich zusichern, dass Entwürfe und Kampagnen vor dem Start nicht nach außen dringen. Gehen diese Dateien ungeschützt per E-Mail hin und her, steigt die Gefahr, dass ausgerechnet bei dir als Dienstleister ein Datenleck entsteht. Im schlimmsten Fall folgt eine Vertragsstrafe, die ein junges Unternehmen schnell an seine Grenzen bringt. Ob eine Versicherung dafür einspringt, hängt vom einzelnen Vertrag ab. Lies deine Police deshalb genau, bevor du dich darauf verlässt.

Was schützt die Verschlüsselung tatsächlich?

Das hängt von der Art der Verschlüsselung ab. Die meisten Postfächer nutzen heute eine Transportverschlüsselung, die die Strecke zwischen deinem E-Mail-Programm und dem Server schützt. Laut Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) liegt die Nachricht beim E-Mail-Anbieter und an den Knotenpunkten des Versands trotzdem im Klartext vor.

Das BSI hält eine Transportverschlüsselung für besser als gar keine. Bei der Ende-zu-Ende-Verschlüsselung wird dagegen die Nachricht selbst verschlüsselt, sodass auch die beteiligten E-Mail-Anbieter sie nicht lesen können. Für sensible und persönliche Inhalte empfiehlt das BSI deshalb diesen Weg.

Warum beginnt der professionelle Auftritt beim Absender?

Mit einem durchdachten Corporate Design, einer sauberen Rechnung und einer ansprechenden Präsentation überzeugst du Kunden. Am Absender solltest du dann nicht sparen: Eine Adresse wie „designmaus87@…“ passt nicht zum Anspruch einer professionellen Dienstleistung.

Besser ist eine Adresse mit deinem Namen oder deiner eigenen Domain. Dazu gehört eine einheitliche Signatur, die zum restlichen Erscheinungsbild passt. Bist du als Kaufmann im Handelsregister eingetragen, gehören dort auch die Pflichtangaben für Geschäftsbriefe hinein, etwa Registergericht und Registernummer. Briefpapier, Angebote und Rechnungen kommen am besten aus einem Guss.

Welche Bausteine dabei zusammenspielen, zeigt unser Überblick über die wichtigsten Elemente des Corporate Designs.

Startest du gerade erst in die Selbstständigkeit, richte die Adresse gleich von Anfang an richtig ein. Eine spätere Änderung bedeutet, jeden Kunden, jedes Portal und jedes Online-Konto einzeln umzustellen. Der Mehraufwand ist enorm, und erfahrungsgemäß rutscht dabei immer irgendetwas durch.

Wie verschickst du Entwürfe und Dateien sicher?

Mit ein paar einfachen Regeln, die deinen Alltag deutlich sicherer machen.

Passwortschutz für Anhänge

Sensible Dateien gehören nicht offen in den Anhang. Ein Passwortschutz oder ein verschlüsselter Download-Link mit Ablaufdatum ist die bessere Wahl. Das Passwort steht dabei nie in derselben E-Mail, sondern geht zum Beispiel per Telefon oder Messenger an den Empfänger.

Wie du ein Dokument in Word mit einem Kennwort sicherst, zeigt die Lektion Dokument mit Passwort verschlüsseln im Word-Kurs.

Logins gehören nicht in den Klartext

Zugangsdaten für das Redaktionssystem, den Hosting-Account oder das Social-Media-Profil des Kunden haben in einer unverschlüsselten E-Mail nichts verloren. Musst du sie doch per E-Mail verschicken, nutze einen Anbieter mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung.

Vorsicht bei gefälschten Anfragen

Kriminelle haben Freelancer längst als Zielgruppe entdeckt. Hinter einer vermeintlichen Projektanfrage mit „Briefing im Anhang“ steckt manchmal Schadsoftware. Kennst du den Absender nicht, öffne Anhänge nicht ungeprüft. Ein kurzer Anruf oder eine Rückfrage über einen anderen Kanal klärt meist schnell, ob die Anfrage echt ist.

Postfach regelmäßig aufräumen

Viele Freelancer horten jahrelang alte Projekt-Mails samt Anhängen. Was du nicht mehr brauchst und keiner Aufbewahrungspflicht unterliegt, solltest du löschen. Rechnungen und geschäftliche Korrespondenz archivierst du dagegen ordentlich: Rechnungen musst du nach dem Umsatzsteuergesetz acht Jahre aufbewahren, für empfangene und versandte Geschäftsbriefe nennt die Abgabenordnung sechs Jahre.

Was das für dich bedeutet

Für Kreative ist Vertrauen das wichtigste Kapital. Sichere Kommunikation gehört deshalb genauso zur Dienstleistung wie ein gutes Design, und mit wenigen Schritten bist du auf der sicheren Seite:

• Richte dir eine geschäftliche Adresse mit eigenem Namen oder eigener Domain ein, am besten bei einem Anbieter mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung.
• Verschick Entwürfe vor dem Launch nur mit Passwort oder über einen geschützten Link, und teile das Passwort auf einem zweiten Weg mit.
• Prüf deine Verträge mit Agenturen auf Verschwiegenheitsklauseln und Vertragsstrafen, damit du weißt, wofür du haftest.
• Räum dein Postfach einmal im Jahr auf und archivier Rechnungen getrennt von alter Projektpost.

Wie du als Freelancer digitale Dokumente und E-Mails von Beginn an ordentlich organisierst, zeigt die Lektion zum Umgang mit digitalen Dokumenten im Kurs zur Existenzgründung.