Was ist die beste Calling-Alternative zu Placetel für KMU?

Drei Leute im Vertrieb, ein Sammelanschluss und eine Liste mit 200 Kontakten, die bis Freitag abtelefoniert sein soll: An diesem Punkt merken viele kleine Teams, dass ihre Telefonanlage für eingehende Anrufe gebaut ist, nicht für den aktiven Verkauf. Placetel war für zahlreiche kleine und mittlere Unternehmen der Einstieg in die Cloud-Telefonie. Die Einrichtung geht schnell, die Funktionsliste ist lang, und das Telefon hängt nicht mehr an einem Kasten im Keller.

Seit September 2024 gehört Placetel zum britischen Telekommunikationsanbieter Gamma, vorher war der Dienst über mehrere Jahre Teil von Cisco. Gamma führt das Angebot unter dem bisherigen Namen weiter. Trotzdem prüfen viele Teams gerade, ob ihre Telefonie noch zum heutigen Bedarf passt.

Fünf Alternativen stehen hier nebeneinander, sortiert nach dem Bedarf, für den jede gebaut ist: von der schlanken Anlage, die je Rufnummer oder Paket abrechnet, bis zur Software, die Nummern automatisch wählt und jedes Gespräch im CRM ablegt.

Warum suchen Teams eine Alternative zu Placetel?

Meist steckt kein Ärger hinter dem Wechsel, sondern ein neuer Bedarf. Placetel ist eine klassische Telefonanlage in der Cloud: Durchwahlen, Warteschleifen, Sprachmenü, Rufgruppen und Mailbox laufen über das Internet, und Placetel wirbt mit mehr als 150 Funktionen. Für ein Team, das vor allem Anrufe annimmt und weiterverbindet, reicht dieser Umfang.

Andere Anforderungen wachsen mit dem Geschäft. Typische Auslöser für die Suche:

• Aktiver Vertrieb: Das Team ruft selbst viele Kontakte an und will nicht jede Nummer von Hand wählen.
• CRM-Anbindung: Jedes Gespräch soll automatisch im CRM landen, mit Dauer, Notiz und Aufzeichnung.
• Kunden im Ausland: Gebraucht werden Rufnummern in anderen Ländern, damit Anrufer zum Ortstarif durchkommen.
• Microsoft Teams: Telefoniert werden soll direkt im Teams-Fenster statt in einer eigenen App.
• Kosten: Ein kleines Team will nur für die Nummern und Nutzer zahlen, die im Alltag tatsächlich gebraucht werden.

Welcher dieser Punkte im eigenen Team zählt, entscheidet über die Art der Lösung und erst danach über den Anbieter.

Welche Art von Telefonlösung braucht ein Team?

Drei Bauarten decken fast jeden Bedarf kleiner Teams ab. Die Grenze zwischen den Bauarten verläuft entlang zweier Fragen: Wie viel telefoniert das Team überhaupt, und nimmt es vor allem Anrufe an oder ruft es selbst in großer Zahl an?

Schlanke Anlage: Bezahlt wird je Rufnummer oder als Paket für eine feste Zahl von Nutzern. Dieses Modell passt zu Selbstständigen und kleinen Büros mit wenigen Nummern und überschaubarer Anrufmenge.

Cloud-Telefonanlage mit vollem Umfang: Die Anlage verteilt eingehende Anrufe auf das Team, spielt Ansagen ab und leitet außerhalb der Bürozeiten auf die Mailbox um. Placetel gehört in diese Gruppe, ebenso die meisten Alternativen aus Deutschland.

Call-Center-Software: Hier liegt der Schwerpunkt auf ausgehenden Anrufen und Auswertung. Ein Wählautomat arbeitet Kontaktlisten der Reihe nach ab, und jedes Gespräch erscheint mit Notiz im CRM.

Was leistet Call-Center-Software für den Vertrieb?

Call-Center-Software wählt Kontaktlisten automatisch ab und legt jedes Gespräch im CRM ab. Gebaut sind die Programme für Teams, die einen großen Teil ihres Tages am Telefon verkaufen oder beraten; laufen können die Programme im Browser oder als App, ohne eigene Hardware.

Ein Beispiel für diese Gruppe ist CloudTalk. Die Software ist auf Vertriebs- und Support-Teams zugeschnitten und bündelt die typischen Funktionen dieser Bauart:

• Wählautomat: Ein Power-Dialer wählt die nächste Nummer der Liste, sobald ein Gespräch endet. Ein Parallel-Dialer ruft mehrere Nummern gleichzeitig an und stellt nur angenommene Anrufe durch.
• Anbindung an das CRM: Gespräche, Dauer und Notizen landen automatisch in Programmen wie HubSpot, Salesforce, Pipedrive oder Zoho.
• Nummern im Ausland: Ortsnummern in mehr als 160 Ländern lassen sich direkt bestellen.
• Testphase: Ausprobieren lässt sich die Software 14 Tage kostenlos, ohne Kreditkarte.

Der Nachteil zeigt sich im Preis: Call-Center-Software kostet pro Nutzer meist deutlich mehr als eine reine Telefonanlage und rechnet sich erst, sobald ein Team regelmäßig viele ausgehende Gespräche führt. Für ein Büro, das vor allem Anrufe annimmt, bleibt ein großer Teil der Funktionen ungenutzt.

Ein Wählautomat ersetzt außerdem keinen guten Gesprächseinstieg. Vor der Anschaffung eines Werkzeugs für hundert Anrufe am Tag lohnt ein fester Leitfaden für die ersten Sätze; wie er sich aufbauen lässt, zeigt die Lektion Telefonskript für Akquise.

Welche Cloud-Telefonanlagen kommen infrage?

NFON, easybell, fonial und sipgate stehen bei Teams, die Placetel ablösen wollen, häufig auf der Liste. Alle vier betreiben die Telefonanlage in der Cloud, eigene Technik im Büro ist dafür nicht nötig. Die Unterschiede liegen in der Abrechnung und im Funktionsumfang.

Die aktuellen Beträge stehen in den Preislisten der Anbieter. Gesprächsminuten, Flatrates und Zusatzfunktionen kommen je nach Tarif hinzu.

NFON: für Teams mit Microsoft 365

NFON sitzt in München und beziffert seine Kundenzahl auf mehr als 54.000 in 18 Ländern. Die Cloud-Telefonie lässt sich direkt in Microsoft Teams nutzen: Anrufe kommen im Teams-Fenster an, und ausgehende Anrufe starten ebenfalls dort, ohne zusätzliche Hardware. Außerdem bietet NFON vorgefertigte KI-Assistenten für Routineanrufe und mit dem AI Agent Studio einen Baukasten für eigene Abläufe.

Für größere Servicebereiche hat NFON ein Contact Center im Programm, das je Agent und Monat abgerechnet wird und eine einmalige Aktivierung kostet. Vor allem passt NFON zu Unternehmen, die ohnehin in Microsoft 365 arbeiten und eingehende Anrufe sauber verteilen wollen. In der Produktübersicht von NFON fehlt ein Wählautomat für den Vertrieb.

easybell: schlank und mit Servern in Deutschland

easybell aus Berlin ist seit 2006 am Markt und gehört heute zur Dstny-Gruppe. Die Cloud-Telefonanlage läuft ausschließlich auf deutschen Servern und kommt ohne Bereitstellungsgebühr oder Mindestlaufzeit aus; testen lässt sich die Anlage 30 Tage lang. Die Mitnahme bestehender Rufnummern kostet nichts.

Abgerechnet wird nach Paketen statt nach Köpfen: Das Paket Classic deckt zum Beispiel zehn Nutzer zu einem festen Monatspreis ab. Daneben bietet easybell eine kostenlose Einstiegsvariante für bis zu fünf Nutzer an; diese Variante setzt aber einen kostenpflichtigen Anschluss bei easybell voraus. Das Angebot passt zu Kanzleien, Praxen, Handwerksbetrieben und Agenturen, die eine einfache Anlage mit deutschem Support suchen und keine Vertriebsautomatik brauchen.

fonial: bezahlt wird je Rufnummer

fonial hat seinen Sitz in Köln und ist ein Tochterunternehmen der EnBW. Das Unternehmen kennt nur ein Tarifmodell, fonial PLUS: Jede aktivierte Rufnummer wird einzeln im Monat abgerechnet, eine Einrichtungsgebühr fällt nicht an, und die Kündigungsfrist beträgt einen Monat. Mehr als 100 Funktionen wie Sprachmenü, Warteschleife, Konferenz und Fax sind enthalten.

Gegen Aufpreis kommen Erweiterungen dazu. Die Anbindung an Microsoft Teams wird je Konto und Monat berechnet, zusätzlich zur passenden Microsoft-Lizenz. Ein KI-Telefonassistent lässt sich über Partner buchen. Für kleine Betriebe mit festem Team und überschaubarer Anrufmenge ist das Modell leicht zu kalkulieren.

sipgate: Tarif je Nutzer

sipgate aus Düsseldorf bietet Internettelefonie seit 2004 an. Der Einstiegstarif business S wird je Nutzer und Monat abgerechnet und setzt mindestens zwei Nutzer voraus. Gespräche ins deutsche Festnetz rechnet sipgate pro Minute ab, und der Vertrag ist monatlich kündbar.

Ein früher oft genannter Vorteil ist entfallen: Eine kostenlose Grundversion mit reiner Minutenabrechnung bietet sipgate für Geschäftskunden heute nicht an. Die Testphase von 30 Tagen reicht aber, um die Anlage im Alltag des Teams auszuprobieren.

Wie gelingt der Wechsel, ohne Anrufe zu verlieren?

Die Geschäftsnummer zieht zum neuen Anbieter mit um. Das Telekommunikationsgesetz regelt den Ablauf in § 59: Für die Mitnahme dürfen Anbieter seit dem 1. Dezember 2021 kein Entgelt mehr berechnen, auch nicht von Unternehmen, und der Anschluss darf beim Wechsel höchstens einen Arbeitstag ausfallen.

Die Bundesnetzagentur empfiehlt, den neuen Anbieter mit der Kündigung beim alten zu beauftragen. Der neue Anbieter stimmt dann den Termin ab, und die Nummer zieht ohne Lücke um. Wer selbst kündigt, muss Termin und Mitnahme mit beiden Anbietern einzeln abstimmen. Beantragen lässt sich die Mitnahme noch bis einen Monat nach Vertragsende.

Vor dem Umzug lohnt eine kurze Bestandsaufnahme: Welche Durchwahlen existieren, welche Ansagen laufen zu welchen Zeiten, wer gehört zu welcher Rufgruppe? Durchwahlen, Ansagen und Rufgruppen gehören in die neue Anlage, bevor die Nummer umzieht. So klingelt am Umstellungstag sofort das richtige Telefon. Ein Anruf von außen zeigt danach, ob Ansagen, Rufgruppen und Weiterleitungen wie geplant greifen.

Was das für kleine Teams bedeutet

Eine lange Funktionsliste hilft nur, sofern das Team die Funktionen im Alltag auch nutzt. Eine Anlage mit Wählautomat und CRM-Anbindung hilft einem Vertriebsteam mit voller Kontaktliste. Ein Büro, das Anrufe annimmt und weiterverbindet, zahlt für dieselben Funktionen nur drauf.

• Eine Woche mitzählen: Wie viele Anrufe gehen ein, wie viele führt das Team selbst? Das Verhältnis zeigt die passende Bauart.
• Im Alltag testen: Die Testphase gehört echten Kundengesprächen, nicht einem Probeanruf vom eigenen Handy.
• Werkzeuge prüfen: Arbeitet das Team in Microsoft Teams oder in einem CRM, gehört die Anbindung an genau dieses Programm auf die Liste der Pflichtfunktionen.
• Umzug der Nummer planen: Den neuen Anbieter kündigen lassen und vorher Ansagen sowie Rufgruppen in der neuen Anlage nachbauen.

Mit diesen vier Schritten richtet sich der Wechsel nach dem Bedarf des Teams und nach den Zahlen aus der Zählwoche.