Microsoft hat den Accessibility Assistant in Word für Windows um drei Regeln zur Dokumentstruktur erweitert. Der Assistent meldet Text, der nur wie eine Überschrift aussieht, Abschnitte ohne Überschrift und Überschriften, die auf mehrere Absätze verteilt sind. Voraussetzung sind ein Microsoft-365-Abonnement und Word ab Version 2610, Build 20620.20002.
Die Funktion kommt schrittweise bei den Nutzern an. Das Unternehmen behält sich vor, sie nach Qualitätsprüfungen auszusetzen, anzupassen oder zu entfernen. Für Word auf dem Mac und im Web nennt Microsoft nichts.
Welche Fälle meldet Word?
Die drei Regeln stehen im Bereich „Document Structure“ der Barrierefreiheitsprüfung, in der englischen Oberfläche unter Review und Check Accessibility. Wie die deutsche Oberfläche die Regelnamen übersetzt, sagt Microsoft nicht.
- Fehlende Überschrift: Nach einem Seiten- oder Abschnittswechsel folgen drei oder mehr Absätze ohne Überschrift.
- Optisch formatierte Überschrift: Text sieht zum Beispiel durch Fettung wie eine Überschrift aus, nutzt aber keine Formatvorlage wie Überschrift 1 oder 2.
- Mehrzeilige Überschrift: Drei oder mehr aufeinanderfolgende Absätze haben dieselbe Überschriftenformatvorlage. Word empfiehlt, diese Absätze zu einer Überschrift zusammenzufassen.
Rein optische Formatierung erzeugt keine Struktur. Screenreader erkennen solche Überschriften nicht, und im Inhaltsverzeichnis sowie im Navigationsbereich von Word tauchen die Textstellen nicht auf. Auch für KI-Systeme wie Copilot zählen echte Überschriften, schreibt Shireen Salma vom Office-Accessibility-Team bei Microsoft.
Was bringt die Prüfung im Alltag?
Starten kannst du die Prüfung in der deutschen Oberfläche im Menüband unter „Überprüfen“ mit „Barrierefreiheit überprüfen“, wie die Support-Seite von Microsoft beschreibt. Der Bereich sortiert die Befunde nach Fehlern, Warnungen und Tipps, und ein Klick springt zur betroffenen Stelle.
Überschriften in Word reparieren
So gehst du nach einer Meldung des Assistenten vor
- Prüfung startenÜberprüfen, dann Barrierefreiheit überprüfen
- Befund anklickenWord springt zur betroffenen Stelle
- Formatvorlage zuweisenÜberschrift 1, 2 oder 3 im Menüband unter Start
- GegenprobeNavigationsbereich unter Ansicht zeigt die Gliederung
Die neuen Regeln gelten nur in Word für Windows und kommen schrittweise an.
Quellen: Microsoft 365 Insider Blog, Microsoft Support
Gemeint sind Dokumente, in denen Zwischentitel nur fett und größer gesetzt sind, etwa ein Angebot oder ein Konzept. Du markierst die Zeile und weist ihr im Menüband unter „Start“ eine Überschriftenformatvorlage zu. Danach erscheint die Zeile im Navigationsbereich, den du über „Ansicht“ einblendest, und ein automatisches Inhaltsverzeichnis greift sie auf.
Die Regel für fehlende Überschriften greift erst ab drei Absätzen nach einem Seiten- oder Abschnittswechsel, kürzere Passagen meldet Word nicht. Ob die Regel zu mehrzeiligen Überschriften einen bewusst über drei Absätze gesetzten Titel ausnimmt, bleibt offen.
Was das für dich bedeutet
Prüf am besten zuerst, ob dein Word die Funktion schon kennt: Unter „Datei“ und „Konto“ steht die Versionsnummer, gefragt ist 2610 mit Build 20620.20002 oder neuer. Läuft die Prüfung über ein bestehendes Angebot, eine Bewerbungsmappe oder ein Kundenkonzept, zeigt sich schnell, wie viele Zwischentitel nur nach Überschrift aussehen.
Baust du Vorlagen für Kunden oder Kollegen, weise jedem Zwischentitel vor der Weitergabe eine Formatvorlage zu. Die Empfänger sehen dann keine Meldungen, und Screenreader lesen die Datei sauber.
Exportierst du ein Dokument als PDF, übernimmt Word die Formatvorlagen nur als Struktur, solange die Option „Dokumentstrukturtags für Barrierefreiheit“ eingeschaltet bleibt.
Microsoft hat die Neuerung am 9. November 2026 im Microsoft 365 Insider Blog vorgestellt.
Quellen
