Has iniciado Access 2016 y deseas tener una visión general de la interfaz de usuario. En este tutorial aprenderás paso a paso dónde encontrar las funciones y herramientas más importantes y cómo puedes utilizarlas de manera eficaz. ¡Vamos a sumergirnos!
Principales conclusiones
- La entrada a Access comienza con la selección entre una base de datos vacía y una WebApp.
- La interfaz de usuario es similar a otras aplicaciones de Office.
- Todas las herramientas importantes están organizadas en diferentes pestañas que cambian según la selección actual.
- La ayuda y los recursos de aprendizaje son accesibles rápida y fácilmente.
Guía paso a paso para usar Access 2016
Primero, debes iniciar la aplicación Access 2016. Puedes encontrar el programa en la lista de aplicaciones de Office instaladas. En Windows 10, Access se encuentra bajo "A", mientras que en Windows 7 está listado directamente en la carpeta de Microsoft Office.
Después del primer inicio, verás la opción entre crear una nueva base de datos vacía y una WebApp. Ten en cuenta que para las WebApps se requiere un servidor de SharePoint. Si comienzas con una base de datos vacía, tendrás acceso a una aplicación de escritorio que ofrece todas las funciones de Access.
Una vez que abres la base de datos vacía, se te mostrará una interfaz que debería ser familiar si has utilizado otros programas de Microsoft como Excel o Word. En la parte superior de la barra de menú verás la barra de acceso rápido con funciones como Guardar, Deshacer y Crear nuevo. Puedes personalizar esta barra para acceder más rápidamente a las funciones que usas con frecuencia.
Un elemento central es la barra de herramientas de tabla ajustable dinámicamente. Esta se hace visible cuando seleccionas una tabla y cambia al abrir formularios o informes. Así siempre tendrás las herramientas adecuadas a mano. Junto a la barra también verás el nombre de tu base de datos actual y la ubicación.
En la interfaz principal encontrarás diferentes pestañas que te dan acceso a operaciones de archivo. Aquí tienes la posibilidad de crear nuevas bases de datos, abrir las existentes, guardarlas o imprimirlas. También puedes comprimir y reparar tu base de datos, lo que es especialmente útil para optimizar el rendimiento.
Otro elemento importante es la vista de la base de datos. Puedes alternar entre diferentes vistas, como la vista de diseño y la vista de datos. En la vista de datos puedes introducir registros, mientras que en la vista de diseño se establece el diseño y la estructura de la base de datos.
Justo debajo de la barra de menú encontrarás la barra de navegación. Si el espacio en tu pantalla no es suficiente, puedes minimizarla para tener más espacio para tus datos. Ajustar esta vista te ayuda a trabajar mejor con los datos sin distracciones.
Para análisis de datos extensos o la creación de informes, tienes a tu disposición más herramientas. Puedes crear consultas, importar y exportar datos, así como representar relaciones entre diferentes registros. Este es el punto donde puedes profundizar en las posibilidades de Access.
Finalmente, tienes la posibilidad de importar datos externos. Si necesitas datos de Excel o de otra base de datos de Access, puedes incorporarlos fácilmente a tu nuevo proyecto. Esto te ahorrará mucho trabajo y tiempo manual.
Cuando exportas tus datos, puedes convertirlos a diferentes formatos para que puedan ser utilizados por terceros o en otras aplicaciones. Una característica útil es que, por ejemplo, puedes crear un archivo de Excel con todos los datos recopilados.
Un elemento importante en el menú son las herramientas de base de datos. Aquí no solo puedes comprimir y reparar tu base de datos, sino también crear macros y definir relaciones entre diferentes tablas de tu base de datos.
En la esquina inferior de la interfaz verás el registro actual que estás editando. Puedes navegar a través de los registros y también ajustar esta vista. Dependiendo de tus necesidades, puedes establecer diferentes filtros para optimizar la gestión de datos.
Resumen - Entender la interfaz de Access 2016 en detalle
Ahora tienes una visión general sólida de la interfaz de Access 2016. Comprender esta interfaz de usuario es esencial para trabajar de manera eficaz con el software y aprovechar al máximo las posibilidades. Con las funciones que ya hemos discutido, estás bien preparado para sumergirte en el mundo de Access y optimizar tu trabajo.
Preguntas frecuentes
¿Cómo inicio Access 2016?Puedes encontrar Access en la lista de aplicaciones de Office instaladas en tu computadora.
¿Qué opciones tengo al iniciar Access?Puedes crear una nueva base de datos vacía o seleccionar una WebApp si tienes un servidor de SharePoint.
¿Cómo cambio la barra de acceso rápido?Puedes personalizar la barra de acceso rápido en la parte superior para agregar o quitar funciones que uses con frecuencia.
¿Qué puedo hacer en el modo de diseño?En el modo de diseño, puedes cambiar el diseño y la estructura de tu base de datos.
¿Cómo importo datos en Access?Utiliza la función de importación para integrar datos de Excel o de otra base de datos en Access.
