Terugkerende taken in MS Project aanmaken

De planning en het beheer van projecten vereist vaak het invoegen van terugkerendetakenom een efficiënt overzicht van reguliere activiteiten te behouden. In deze handleiding leer je hoe je in Microsoft Projecteen terugkerende taak aanmaakt en welke opties je daarbij ter beschikking staan.

Belangrijkste inzichten

• Terugkerende taken kunnen eenvoudig in MS Project worden ingevoegd.
• Je kunt de frequentie en de duur van een terugkerende taak precies bepalen.
• Er is de mogelijkheid om terugkerende taken met andere taken te koppelen.

Stap-voor-stap handleiding voor het aanmaken van een terugkerende taak

Om een terugkerende taak in MSProject aan te maken, volg je de volgende stappen:

Open eerst Microsoft Project en navigeer naar het tabblad "Taak". Daar vind je de optie "Invoegen", gevolgd door "Taken". In dit gebied kun je terugkerende taken maken, die periode-taken worden genoemd. Deze zijn handig voor taken die op vastgestelde intervallen terugkomen, zoals regelmatige vergaderingen of bijeenkomsten.

Om een terugkerende taak aan te maken, klik je op "Taak invoegen". Je kunt nu de details van de terugkerende taak opgeven. Laten we de taak "Vergadering" noemen. Bepaal de duur van de vergadering, bijvoorbeeld op één uur. Hier heb je de vrijheid om de duur aan te passen aan jouw behoeften – of het nu een uur, een dag of een minuut is.

In de volgende stap moet je de frequentie van de vergadering bepalen. Vindt de vergadering dagelijks, wekelijks of maandelijks plaats? Je hebt de mogelijkheid om de frequentie naar wens aan te passen, of het nu dagelijks, alleen op werkdagen, wekelijks op specifieke dagen of maandelijks op de eerste van de maand is.

Laten we aannemen dat de vergadering dagelijks plaatsvindt, maar alleen op werkdagen. Daarnaast kun je een begin- en eindtijd bepalen. Begin bijvoorbeeld vandaag en stel de einddatum in op 31 december. Op deze manier zie je in één oogopslag hoeveel voorkomens er zijn tot het einde van de termijn. In dit geval zijn dat 29 terugkerende vergaderingen. Alternatief kun je ook zeggen dat de vergadering na 10 voorkomens moet eindigen, en de einddatum past zich dienovereenkomstig aan.

Nadat je de basisgegevens hebt ingevuld, selecteer je de kalender – in dit voorbeeld de standaardkalender – en bevestig je de invoer met "OK". Het kan nodig zijn om de planning een beetje aan te passen zodat alles harmonisch in het schema past. Je kunt de weergave van de terugkerende taken in de projectstructuur samenvouwen, zodat het overzichtelijker wordt.

We hebben nu de vergadering als terugkerende taak ingevoegd. Als je nu een nieuwe taak wilt toevoegen, zoals "Werken", dan is het mogelijk om deze direct na de vergadering te plannen. Ga hiervoor naar de nieuwe taak en stel de werkduur in op 6 uur. Hier zie je nu in het voorgangerveld het nummer voor de vergadering die je zojuist hebt gemaakt.

Het is ook mogelijk om deze nieuwe taken met andere taken te koppelen. Dit betekent dat je theoretisch na elke vergadering verdere taken kunt aanmaken. Als je bijvoorbeeld een andere taak genaamd "Schilderen" wilt toevoegen, die twee uur duurt en na de vergadering komt, kun je eenvoudig de bijbehorende voorgangstaak invoeren.

Met deze stappen kun je een goed georganiseerd Gantt-diagram in Microsoft Project maken, dat je een duidelijk overzicht geeft van jouw taken en de tijdsvolgorde daarvan.

Samenvatting – Terugkerende taken effectief in MS Project aanmaken

In deze handleiding heb je geleerd hoe je in MS Project terugkerende taken eenvoudig en effectief kunt aanmaken. Daarnaast heb je de verschillende mogelijkheden leren kennen om de frequentie en structuur van jouw taken aan te passen, zodat je jouw projectplan optimaal kunt organiseren.