Excel-kalkulatorer for kreative virksomheter: ti maler

De fleste kreative bestemmer timeprisen sin slik: Man ser på hva de andre tar, trekker fra fem euro og håper. Denne kalkulatoren gjør det motsatte og regner bakover fra ditt behov. Du skriver inn hva du vil tjene i løpet av året, og hva driften din koster. Elleve kostnadsblokker er forhåndsinnstilt, fra kontorleie til programvare-abonnementer og maskinvareavskrivning til pensjonssparing. Så kommer den delen som nesten alle undervurderer: tiden din. Fra kalenderåret trekkes helger, helligdager, ferie, sykefravær og videreutdanning. I eksempelet gjenstår det 213 arbeidsdager. Og så kommer spakene der alt avgjøres. Av arbeidstimene dine kan du kun fakturere en del. Å skrive tilbud, regnskap, salg, kundesamtaler som ikke fører til noe, alt dette betaler ingen deg for. Realistisk er 55 til 75 prosent. En innebygd tabell viser deg svart på hvitt hvordan den nødvendige timeprisen din endrer seg, hvis andelen blir dårligere enn planlagt: mellom 80 og 60 prosent vil i eksempelet gi 17 euro per time. Filene leveres som .xlsx og .ods, så de fungerer i Excel like godt som i LibreOffice, og kalkulerer identisk i begge. Gule felt fyller du ut, alt annet regner seg selv. Et søylediagram viser deg i tillegg hvor pengene dine egentlig flyter.

Tilbud skrives raskt og hevner seg sakte. Denne malen gjør begge deler synlige: hva du har kalkulert, og hva som faktisk har skjedd. Fremme skriver du inn dine tjenester, ti posisjoner med planlagte timer. Timeprisen står én gang øverst og brukes i alle linjer. Felleskostnader som fotoshoot, stockmateriale eller hosting får et påslag som dekker din risiko og innkjøpsutgifter. I tillegg er det en risikopuffer på tjenestene, en mulig rabatter og merverdiavgiftssatsen. Resultatet er tilbudsprisen netto og brutto. Den interessante delen kommer deretter. I kolonnen timer faktisk skriver du inn hva prosjektet virkelig har kostet. Malen regner derfra ut dekningsbidraget og det faktiske timebidraget. I det medfølgende eksempelet ligger den planlagte inntekten på 95,14 euro og den faktiske på 85,75 euro, fordi seksten timer mer ble brukt enn estimert. Akkurat denne forskjellen er tallet som gjør ditt neste tilbud bedre. Som .xlsx og .ods tilgjengelig, fungerer altså i Excel og LibreOffice. Gule felter er inndata, resten regner seg selv.

Den vanligste feilen med honoraret er ikke den for lave dagsatsen. Det er bruken, som enkelt følger med, uten at noen snakker om det. Kunden betaler for fotograferingen og bruker bildene i fem år på alt som ikke er tre på bekken. Denne malen skiller tydelig mellom begge deler. Øverst står basis honoraret som dagsats ganget med produksjonsdager. Deretter kan du velge ramme via nedtrekkslister: bruksperiode fra ett år til ubegrenset, distribusjonsområde fra regionalt til globalt, eksklusivitet ja eller nei. De tre faktorene multipliseres til en totalfaktor. Deretter krysser du av for hva kunden faktisk får. Ti bruksområder er tilgjengelige, fra egen nettside til betalte annonser, trykk, plakater og messer, til emballasje og bevegelig bilde. Hver har sin egen faktor, og hver linje regner basis honorar ganget med faktor ganget med totalfaktor. Alle faktorene er bevisst laget som gule inndatafelter. Dette er startverdier fra praksis og ikke et tariffverk, du kan og bør tilpasse dem til markedet ditt. Fås som .xlsx og .ods, fungerer i Excel og i LibreOffice.

En kunde spør etter prisen for en brosjyre. Du ringer trykkeriet, får et tall, legger litt til og gir det videre. Så innser du tre uker senere at ferdigstillingen har tatt atten timer, som ikke står på noen regning. Denne kalkulatoren tar alt fra hverandre. Øverst beskriver du produktet: antall sider, opplag, sider per trykkark og svinn. Under fører du inn prisene fra trykkeriet ditt, akkurat som de står i tilbudet: papir per 1000 ark, oppsettkostnader per trykkark, trykk, viderebehandling, forfining, frakt. Så kommer din egen innsats med timer og timepris. Malene kalkulerer trykkarkene, legger til svinn og viser hver post enkelt på arket. Nederst står selvkost, selvkost per eksemplar, salgspris og bruttofortjeneste. Marginen blir beregnet riktig, altså på salgsprisen og ikke som et påslag på kostnadene. Det beste argumentet leveres av trinnene helt nederst. De viser stykkeprisen for 250, 500, 1000, 2500 og 5000 eksemplarer. I eksempelet faller den fra 9,56 euro til 1,62 euro, fordi oppsettkostnader, forfining, frakt og design kun påløper én gang. Med denne tabellen selger du kunden den større opplagen av seg selv. Som .xlsx og som .ods vedlagt, fungerer i Excel og i LibreOffice.

Omsetningen stemmer, ordrebøkene er fulle, og likevel er pengene ikke nok til forskuddsbetalingen av merverdiavgift ved slutten av mars. Dette skjer ikke fordi det tjenes for lite. Det skjer fordi ingen har skrevet ned når hvilke penger kommer inn og når hvilke går ut. Denne malen gjør nettopp det, over tolv månedsspalter. Øverst står din startbalanse i januar, deretter knyttes alt sammen automatisk: Sluttbalansen for en måned er startbalansen for den neste. I mellom ligger det tre linjer for innbetalinger og tolv for utbetalinger, fra leie, eksterne tjenester og materiale til privatuttak. To linjer er bevisst selvstendige: merverdiavgiftsforpliktelsen og forskuddsbetalingen av inntektsskatt. Det er de to postene som lager flest hull for selvstendig næringsdrivende, fordi de kommer kvartalsvis og med beløp som ingen har regnet med. Nederst er det to tall som betyr noe: den laveste sluttbalansen i året og antall måneder med negativ balanse. Et diagram viser utviklingen gjennom året, og du ser med et blikk hvilken måned som er kritisk. Viktig når du fyller ut: Skriv inn kundebetalingene i måneden pengene kommer inn, ikke i måneden du skriver fakturaen. Leveres som .xlsx og .ods, fungerer i Excel og LibreOffice.

Spørsmålet om hvor mye penger som er ute akkurat nå, bør kunne besvares på ti sekunder. I praksis betyr det som regel: sjekke regnskapsprogrammet, lete i e-postinnboksen, gå gjennom kontoutskriften. Denne malen holder alt på ett ark. Tretti linjer for tilbud, oppdrag og fakturaer, med dato, kunde, prosjekt og netto beløp. MVA og brutto beregnes automatisk. Gjennom en nedtrekksliste setter du statusen til tilbud, tildelt, fakturert, betalt eller kansellert. Så snart du legger inn fakturadato og betalingsfrist, beregner regnearket forfallsdato og forsinkelsesdager. Forsinkede linjer farges automatisk røde, så lenge ingen innbetaling er registrert. Du trenger altså ikke å lete etter hvem som henger etter. Det andre arket analyserer: Hvor mye er det i åpne tilbud, hvor mye er tildelt og ikke fakturert ennå, hvor mye er fakturert og derav forsinket, og hva er allerede betalt. I tillegg inntekten per måned basert på fakturadato og en evaluering per kunde, der du kun legger inn navnet. Som .xlsx og .ods inkludert, fungerer i Excel og LibreOffice.

Ferieanmodningen kommer på e-post, havner i innboksen og derfra i en mappe som ingen åpner lenger. I november spør noen hvor mange dager de har igjen, og svaret tar to dager. Denne malen holder alt samlet på tre sider. På den første står oversikten: ferieansvar per medarbeider, overføring fra foregående år, planlagte dager, opptatte dager og resterende, samt sykedager, hjemmekontor og videreutdanning. Femten linjer er forberedt. På det andre arket skriver du inn fraværene, én linje per hendelse: hvem, hva slags, fra når til når. Arbeidsdagene regner tabellen selv og trekker fra helger og helligdager. En ferie fra langfredag til fredagen etter koster altså ikke ti, men syv dager. Det tredje arket inneholder de nasjonale helligdagene i 2026, ferdig utfylt. Du kompletterer bare med ditt fylkes helligdager, og alle beregninger stemmer. To farger holder deg på sporet: Rødt betyr at mer ferie er planlagt enn tilgjengelig. Gult betyr at noen har mer enn ti dager igjen som må brukes før årets slutt. Begge deler ser man ellers først når det er for sent. Som .xlsx og .ods inkludert, kjører i Excel og i LibreOffice.

Siden dommen fra Bundesarbeitsgericht i 2022 må arbeidstid registreres. De fleste små bedrifter løser dette med et papirark på veggen eller ikke i det hele tatt. Denne malen er arket, bare at det regner. Øverst skriver du inn navn, første dag i måneden og ukentlig arbeidstid. Under fylles 31 linjer automatisk med dato og ukedag. Du registrerer start, slutt og pauser i minutter, alt annet skjer automatisk: Faktiske timer, planlagte timer, dagsaldo. Helgene blir grå bakgrunnsfarget, helligdager gule, og på begge er planlagt tid null. Helligdagslisten er på det andre arket og er allerede fylt ut for 2026, du legger bare til de for ditt delstat. Skift over midnatt blir korrekt beregnet av regnearket, i stedet for å vise et negativt timeantall. Nederst står evalueringen: Faktiske og planlagte timer i måneden, månedsaldo, overføring fra forrige måned og ny overføring. På denne måten fører du et overtidregnskap gjennom hele året, uten å måtte regne en eneste gang selv. Som .xlsx og .ods, fungerer i Excel og LibreOffice.

Redaksjonsplanlegging feiler sjelden på ideer. Den feiler på at ideene ligger i tre forskjellige verktøy, og ingen vet egentlig hva som skal publiseres denne uken. Denne malen holder planen på ett ark. Seksti rader, én rad per innlegg: planlagt dato, kanal, format, tema, søkeord eller kjernebudskap, status, ansvarlig, publiseringsdato og en kolonne for lenke eller notat. Kanal, format og status kommer fra nedtrekkslister, slik at evalueringen senere gir riktige tall og ikke feiler på ulike skrivemåter. To farger jobber for deg: Grønt betyr publisert, rødt betyr at den planlagte datoen er passert og innlegget verken er publisert eller forkastet. Du ser altså med ett blikk hva som har blitt liggende. Det andre arket analyserer: innlegg per kanal, per status, per person og per måned. Dermed kan du tidlig identifisere typiske hull, for eksempel at nyhetsbrevet har tre utgaver og at Instagram ikke har noe i oktober. Som .xlsx og .ods tilgjengelig, fungerer i Excel og i LibreOffice.

Å beregne reisekostnader er ikke rakettfysikk, men det er et punkt der nesten alle regner feil: reduksjonen for serverte måltider. Frokosten på hotellet reduserer satsen med 20 prosent av den fulle dagsatsen, altså med 5,60 euro, også selv om det kun er satt av 14 euro for selve dagen. Denne malen beregner det riktig. Øverst beskriver du reisen, til høyre er alle satser i en egen tabell: 28 euro for hele dagen, 14 euro for ankomstdag og avreisedag eller mer enn åtte timers fravær, reduksjoner på 20, 40 og 40 prosent og kilometerpris. Hvis noe endres, fyller du det inn ett sted. I dags-tabellen velger du type dag for hver reisedag fra en nedtrekksliste, setter en 1 for serverte måltider, og raden beregner satser, reduksjon og beløp. Under følger reiseutgifter med kilometersats og kvitteringer, overnatting og andre kostnader. Nederst står summen, fratrukket forskudd, og dermed beløpet som faktisk blir overført. I det vedlagte eksemplet fra en tredagers reise til München er dette 295,50 euro. Satsene gjelder for reiser innenlands i henhold til paragraf 9, annet ledd 4a i inntektsskatteloven. For utenlandsreiser gjelder egne satser per land. Som .xlsx og som .ods, fungerer i Excel og i LibreOffice.