Synkronisering av dokument i InDesign: Så här gör du

Att hantera stora dokument i Adobe InDesign kan vara en utmaning, särskilt om du vill säkerställa att alla layoutändringar är konsekventa och visas korrekt överallt. En användbar funktion som kan hjälpa dig är synkronisering via bokfunktionen. Detta kan spara dig mycket tid, men det finns också några fällor. Här får du veta hur du kan använda denna funktion effektivt och undvika de vanligaste fallgroparna.

Viktigaste insikter

• Ändringar i ett kapitel kan överföras till andra kapitel via bokfunktionen.
• Se till att noggrant konfigurera synkroniseringsalternativen för att undvika oönskade ändringar.
• Det är klokt att göra en säkerhetskopia av ditt projekt innan du börjar med synkroniseringen.

Steg-för-steg-guiden

För att genomföra synkroniseringen effektivt, följ dessa steg:

Låt oss börja med att förbereda ditt dokument. Innan du gör ändringar i ett kapitel, reflektera över vilka layoutändringar du vill göra. Se till att alla mallar, styckeformat och tabellformat är korrekt inställda. När du är säker på att ditt kapitel är komplett, kanske du vill tillämpa dessa ändringar på andra kapitel.

Via menyn för bokpanelen har du möjlighet att använda bokfunktionen för att överföra ändringar. Välj här ditt dokument som så kallad formatkälla. Detta dokument kommer därmed att fungera som den avgörande mallen för de andra dokumenten. Varje layoutjustering du gör i ditt kapitel kommer att tillämpas på de andra kapitlen via denna synkronisering.

Var medveten om att när du synkroniserar, överförs inte bara dina layoutändringar. Även formateringar, textjusteringar och till och med färger kan oavsiktligt överföras. Detta kan leda till att du får en situation där formateringar i andra dokument ändras utan att du omedelbart märker detta. Du får bara en varning om att ändringar kan ha gjorts.

En potentiell worst-case-scenario uppstår om du av misstag startar synkroniseringen och dokumenten inte är i perfekt skick. Detta kan leda till massiv förvirring. Du får inget meddelande om du verkligen vill fortsätta vid synkronisering och detta kan leda till oönskade resultat.

Om du tillhör dem som riskerar att av misstag klicka på denna knapp, finns det ett sätt att förhindra detta. I synkroniseringsalternativen kan du anpassa vad som ska synkroniseras. Du kan se till att endast de önskade formaten som styckeformat och mallar synkroniseras. Det bästa är att ta bort alla kryssrutor om du vill vara på den säkra sidan.

Vill du ha selektiv synkronisering? I så fall är det bäst att göra en kopia av dina data för att arkivera tillståndet av dina dokument. På så sätt kan du säkerställa att du har en version som du kan återgå till om något går fel med synkroniseringen.

Är dina ändringar alla korrekta? Då väljer du specifika element i synkroniseringsalternativen som du vill synkronisera. Det finns dock en nackdel: Om kapitelnumren i din layout har samma namn kan det leda till oväntade justeringar av färgen. En färg som ändrats i ett dokument kan också oavsiktligt tilldelas andra dokument, vilket gör saker och ting ännu mer komplicerade.

En alternativ metod för att synkronisera är att specifikt ladda element till ditt aktuella kapitel. Detta görs via menyn för styckeformat. På så sätt kan du välja specifika format från ditt kapitel och endast överföra dessa. En viktig sak att tänka på är att kap färgen du behöver i ditt dokument inte automatiskt ska skrivas över.

Genom att specifikt ladda formaten har du kontroll över vilka specifika justeringar som görs i ditt dokument och kan hålla koll på de viktigaste designelementen. Via menyn på sidan kan du dessutom säkerställa att endast de format du önskar överförs.

Var noga med att kontrollera och anpassa mallarna i denna process för att skapa en konsekvent harmonisk layout. Efter ändringar i formaten kan du enkelt ersätta oönskad kap färg med rätt färg.

Med denna metod sparar du tid och minimerar risken för att oavsiktligt göra olämpliga ändringar i dina dokument.

Sammanfattning

Att använda synkroniseringsfunktionen i Adobe InDesign ger dig möjlighet att spara tid när du överför layoutändringar. Var dock försiktig för att undvika oönskade justeringar. Med de steg som beskrivs här och medvetna inställningar i synkroniseringsalternativen kan du effektivt dra nytta av fördelarna med synkroniseringen utan att tappa kontrollen över de enskilda dokumenten.