Neuer Rechner im Kreativbüro: So ziehst du Programme, Schriften und Zugänge um

Der neue Laptop steht ausgepackt auf dem Tisch, der alte soll in drei Tagen verkauft werden, und am Montag wartet ein Kundenprojekt. Genau in dieser Lage gehen beim Rechnerwechsel die Dinge verloren, die man erst Wochen später vermisst: eine gekaufte Schrift, eine Sammlung eigener Presets, der Zugang zum Server eines Kunden oder die App, die den zweiten Faktor für das Mailkonto erzeugt.

Die Dateien selbst sind meist das kleinste Problem. Dafür bringen macOS und Windows eigene Werkzeuge mit. Schwieriger wird es bei allem, was an Lizenzen, Aktivierungen und Anmeldungen hängt. Dieser Ratgeber zeigt, was alles zu einem Arbeitsrechner gehört, wie du es umziehst und in welcher Reihenfolge du vorgehst, damit der alte Rechner erst dann leer ist, wenn der neue wirklich läuft.

Was gehört alles zu deinem Arbeitsrechner?

Mehr als der Ordner mit den Projekten. Ein Rechner, mit dem du seit ein paar Jahren arbeitest, besteht aus fünf Schichten, und jede zieht auf einem anderen Weg um.

Die erste Schicht erledigen die Werkzeuge des Betriebssystems fast allein. Bei Programmen und Lizenzen musst du selbst Hand anlegen, weil die Aktivierung an das Gerät gebunden ist. Schriften, Vorlagen und Presets liegen oft an Stellen, die kein Umzugswerkzeug vollständig erfasst. Zugänge und der zweite Faktor sind die heikelste Schicht: Sie gehen nicht verloren, weil sie schwer umzuziehen wären, sondern weil man sie vergisst. Laufende Projekte schließlich brauchen eine Sicherung, bevor du am alten Rechner irgendetwas löschst.

Wie kommen Dateien und Einstellungen auf den neuen Rechner?

Am Mac mit dem Migrationsassistenten. Er überträgt laut Apple Dokumente, Apps, Benutzeraccounts und Einstellungen von einem Mac auf einen anderen, drahtlos, wenn beide Geräte nahe beieinanderstehen, oder aus einem Time-Machine-Backup. Auf dem alten Mac löscht er nichts. Für Mailkonten weist Apple darauf hin, dass du sie in der Mail-App unter Umständen neu einrichten musst.

Unter Windows übernimmt die App Windows-Sicherung diese Aufgabe. Sie sichert die Ordner Desktop, Dokumente, Bilder, Videos und Musik in OneDrive, dazu Einstellungen wie WLAN-Netze, Drucker und Personalisierung. Meldest du dich beim Einrichten des neuen PCs mit demselben Microsoft-Konto an, bietet Windows an, diese Sicherung wiederherzustellen. Programme, die nicht aus dem Microsoft Store stammen, installiert Windows dabei nicht neu, sondern verweist auf die Website des Herstellers.

Für Kreative ist das eine wichtige Einschränkung. Die meisten Programme für Bild, Layout und Video laufen nicht über den Store. Rechne also damit, dass du sie unter Windows ohnehin neu installierst. Am Mac kommen sie zwar mit, verlangen aber oft eine neue Anmeldung oder Aktivierung. Plane dafür eine Stunde ein und halte die Liste deiner Lizenzen bereit.

Warum brauchen Programme und Lizenzen eigene Aufmerksamkeit?

Weil viele Lizenzen nur auf einer begrenzten Zahl von Geräten gleichzeitig aktiv sein dürfen. Ziehst du um, ohne die Lizenz auf dem alten Rechner freizugeben, belegt der Rechner, den du verkaufst, weiter einen Platz.

Ein Beispiel ist DaVinci Resolve Studio. Ein Aktivierungsschlüssel lässt sich laut Blackmagic Design auf zwei Rechnern gleichzeitig nutzen. Den alten Rechner meldest du über das Hilfe-Menü des Programms ab, solange er noch mit dem Internet verbunden ist. Wer das vergisst, landet beim Support des Herstellers. Abos mit Konto, wie sie bei Office- und Kreativsoftware verbreitet sind, regeln das meist über die Kontoverwaltung im Browser. Auch dort lohnt der Blick, welche Geräte noch eingetragen sind.

Lege vor dem Umzug eine Liste an: Programm, Version, Art der Lizenz, wo der Schlüssel oder das Konto steht, auf wie vielen Geräten sie laufen darf. Dazu gehören auch Plug-ins und Erweiterungen, die oft eigene Schlüssel haben. Diese Liste hilft dir beim nächsten Wechsel wieder und gehört nicht auf den Rechner, den du gerade leer machst.

Was ist mit Schriften, Vorlagen und Presets?

Sie sind die stillen Bestandteile eines Arbeitsrechners und ziehen am ehesten unvollständig um. Schriften, die du selbst installiert hast, liegen am Mac im Ordner Library/Fonts deines Benutzerordners, unter Windows bei einer Installation nur für dich unter AppData\Local\Microsoft\Windows\Fonts. Programme legen weitere Schriften und Vorlagen manchmal in eigenen Ordnern ab.

Bevor du kopierst, prüfe die Lizenz. Gekaufte Desktop-Schriften gelten oft für eine bestimmte Zahl von Arbeitsplätzen, und ein neuer Rechner ist dann kein zusätzlicher, sondern ein Ersatz. Schriften aus Google Fonts stehen unter freien Lizenzen und dürfen auch in kommerziellen Projekten genutzt werden. Wer laufende Layouts mitnimmt, sammelt Schriften und verknüpfte Bilder am besten gleich mit dem Dokument, wie es die Lektion Dokument verpacken in InDesign zeigt.

Bei Presets, Pinseln, Farbfeldern und Tastaturkürzeln hilft nur der Export aus dem jeweiligen Programm. Mach das, solange der alte Rechner läuft, und lege die Dateien in einen Ordner, den du sofort auf den neuen Rechner und zusätzlich auf ein externes Medium kopierst.

Wie ziehen Zugänge und der zweite Faktor sicher um?

Mit einem eigenen Passwort-Tresor statt mit dem Browser. Das BSI hält Passwortspeicher in Browsern für weniger geschützt, weil Schadsoftware die Zugangsdaten dort relativ leicht auslesen kann. Wer seine Logins über Jahre im Browser gesammelt hat, merkt beim Rechnerwechsel außerdem, dass ein Teil davon an einem Profil hängt, das nicht automatisch mitkommt.

Ein Passwort Manager speichert die Zugänge verschlüsselt hinter einem Masterpasswort, und das BSI hält ihn in der Regel für lohnend, weil du so für jedes Konto ein eigenes, starkes Passwort verwenden kannst. Für den Umzug bedeutet das: Du installierst die App auf dem neuen Rechner, meldest dich mit dem Masterpasswort an und hast alle Zugänge wieder, auch die zum CMS, zum Hosting und zu den Social-Media-Konten deiner Kunden. Das Masterpasswort selbst gehört an einen sicheren Ort außerhalb des Rechners, denn geht es verloren, sind laut BSI im schlechtesten Fall alle gespeicherten Daten verloren.

Den zweiten Faktor vergessen viele, also den Einmalcode, den du bei der Zwei-Faktor-Authentisierung zusätzlich zum Passwort eingibst. Erzeugt eine App auf dem alten Gerät die Einmalcodes für dein Mailkonto oder deine Cloud, richte sie auf dem neuen Gerät ein, bevor du das alte zurücksetzt. Notiere zusätzlich die Wiederherstellungscodes, die viele Dienste beim Einrichten anbieten. Das BSI empfiehlt den zweiten Faktor vor allem für das Mailkonto. Der Grund liegt nahe: Über dieses Konto lassen sich die Passwörter vieler anderer Dienste zurücksetzen.

In welcher Reihenfolge gehst du vor?

Erst sichern, dann übertragen, dann prüfen und erst ganz zum Schluss löschen. Wer den alten Rechner zu früh zurücksetzt, hat keinen Weg zurück.

Für die Sicherung im ersten Schritt nennt das BSI eine einfache Regel: drei Versionen wichtiger Dateien auf zwei verschiedenen Medien, eine davon an einem anderen Ort. Ebenso wichtig ist der Test. Das BSI verlangt in seinem Grundschutz, regelmäßig zu prüfen, ob sich Datensicherungen wirklich zurückspielen lassen. Für dich heißt das: Hol vor dem Umzug ein Projekt aus der Sicherung zurück und öffne es. Videoprojekte haben dabei oft eine eigene Sicherung im Programm, wie die Lektion zum Projekt-Backup in DaVinci Resolve zeigt.

Der vierte Schritt ist der, den man unter Zeitdruck überspringt. Öffne nicht nur eine Datei, sondern arbeite eine halbe Stunde an einem echten Projekt: Schriften laden, Plug-ins aufrufen, exportieren, hochladen. Fehlt etwas, holst du es vom alten Rechner, solange der noch da ist.

Erst danach gibst du die Lizenzen frei, prüfst den zweiten Faktor ein letztes Mal und setzt den alten Rechner zurück. Am Mac hilft dabei die Funktion zum Löschen aller Inhalte und Einstellungen, unter Windows das Zurücksetzen des PCs mit Entfernen aller Daten. Das schützt auch den Käufer davor, an deine Kundendaten zu kommen.

Was das für dich bedeutet

Ein Rechnerwechsel kostet weniger Zeit, als man fürchtet, wenn die Vorbereitung vorher passiert und nicht am Montagmorgen. Wir halten die Inventur für den wichtigsten Schritt, weil sie auch beim nächsten Wechsel, nach einem Defekt oder bei einem Diebstahl hilft.

• Leg heute die Liste deiner Programme, Lizenzen, Plug-ins und Schriften an und speichere sie außerhalb des Rechners.
• Zieh deine Logins aus dem Browser in einen eigenen Passwort-Tresor um, bevor der nächste Wechsel ansteht.
• Sichere die Wiederherstellungscodes für Mailkonto und Cloud und bewahre sie getrennt vom Rechner auf.
• Teste deine Datensicherung einmal mit einem echten Projekt.
• Setze den alten Rechner erst zurück, wenn du auf dem neuen ein Projekt komplett abgeschlossen hast.

Arbeitest du mit anderen an denselben Konten, lohnt zusätzlich ein Blick auf gemeinsame Regeln für Zugangsdaten, wie sie der Beitrag Zugangsdaten im Team beschreibt.