Die Pflicht, E-Rechnungen auszustellen, beginnt am 1. Januar 2027 für Unternehmen, deren Gesamtumsatz 2026 über 800.000 liegt. Alle übrigen inländischen Unternehmen müssen ab dem 1. Januar 2028 folgen, sobald sie anderen Unternehmen im Inland eine Rechnung stellen. So fasst die IHK Region Stuttgart die Stufen zusammen.
Ob die Pflicht dich 2027 oder erst 2028 trifft, hängt vom Vorjahresumsatz ab. Für beide Fälle hat das Bundesfinanzministerium (BMF) am 15. Oktober 2026 ein ergänzendes Schreiben herausgegeben. Der Text regelt den Umgang mit Anzahlungen, Endrechnungen, Korrekturen und Leistungsbeschreibungen.
Wer muss wann ausstellen?
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmer E-Rechnungen empfangen und speichern können, auch Kleinunternehmer und Vereine. Fürs Ausstellen gilt ein Stufenplan.
Die Stufen der E-Rechnungspflicht
Für Umsätze zwischen inländischen Unternehmern, Stand 15. Oktober 2026
- 1. Januar 2025Empfangen und speichern müssen alle Unternehmer
- 1. Januar 2027Ausstellen müssen Unternehmen mit Gesamtumsatz über 800.000 im Jahr 2026
- 1. Januar 2028Ausstellen müssen alle inländischen Unternehmen
Ausgenommen vom Ausstellen: Kleinunternehmer und Rechnungen an Endverbraucher
Quellen: Bundesfinanzministerium, IHK Region Stuttgart
Rechnungen an Endverbraucher, steuerfreie Umsätze nach § 4 Nummer 8 bis 29 UStG, Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweise brauchen keine E-Rechnung. Kleinunternehmer müssen laut § 34a der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung nicht ausstellen. Als E-Rechnung gilt nur ein strukturiertes Format nach der Norm EN 16931, etwa XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1. Eine PDF-Datei per E-Mail erfüllt die Pflicht nicht, die IHK stuft sie seit 2025 als sonstige Rechnung ein.
Was regelt das BMF-Schreiben zusätzlich?
Das Schreiben ergänzt die Papiere von Oktober 2024 und Oktober 2025. Die wichtigsten neuen Punkte:
- Anzahlungs-, Voraus- und Abschlagsrechnungen, die du vor deinem Pflichtstichtag stellst, brauchen keine E-Rechnung, auch wenn Leistung und Zahlung später folgen.
- Bei einer Endrechnung beanstandet die Finanzverwaltung bis zum 30. Juni 2030 nicht, dass du gezahlte Teilbeträge als Summe im Feld für den bereits gezahlten Betrag (BT-113) abziehst und die Einzelheiten im Freitextfeld für Rechnungshinweise (BT-22) nennst.
- Leistungsart, Leistungsumfang und gegebenenfalls Leistungsort müssen im strukturierten Teil so eindeutig stehen, dass sich Steuersatz und Leistungsort prüfen lassen. Stundennachweise dürfen in einen eingebetteten Anhang, etwa eine PDF-Datei.
- Eine Korrektur muss ebenfalls als E-Rechnung ergehen, mit dem Rechnungstyp für Berichtigungen. Welcher Typ zu welchem Fall passt, ist technisch noch offen. Das BMF lässt derzeit jede taugliche Lösung gelten.
- Verstößt eine Datei gegen eine inhaltliche Prüfregel der Norm, aber nicht gegen das Format, bleibt sie umsatzsteuerlich eine E-Rechnung, sofern die Pflichtangaben stimmen und vollständig sind.
- Eine sonstige Rechnung anstelle einer geforderten E-Rechnung ist keine Ordnungswidrigkeit nach § 26a Absatz 2 Nummer 1 UStG. Zum Vorsteuerabzug des Empfängers sagt dieser Abschnitt nichts.
Was das für dich bedeutet
Prüf am besten zuerst, in welche Stufe du fällst. Maßgeblich ist laut IHK der Gesamtumsatz des Vorjahres. Liegst du darunter, darfst du 2027 weiter Papierrechnungen ausstellen, mit Zustimmung des Empfängers auch sonstige elektronische Rechnungen. Die Empfangspflicht gilt für dich schon jetzt. Als Übergangslösung reicht laut IHK ein E-Mail-Postfach, zum Lesen kann ein Portal wie Elster dienen.
Frag am besten bei deiner Rechnungssoftware nach, ob sie XRechnung oder ZUGFeRD erzeugt und Anhänge einbetten kann. Eine Rechnungsvorlage aus Word oder Canva, die du als PDF exportierst, ergibt keine E-Rechnung. Teste den Umstieg gerne schon im Dezember mit einer echten Rechnung.
Unsere Einordnung: Beschreibe Leistungen künftig so genau, dass Art und Umfang erkennbar sind, etwa „Gestaltung eines Logos mit drei Entwürfen“ statt „Designleistung“. Das BMF verlangt keine erschöpfende Aufzählung, aber eine eindeutige Identifizierung. Die Details gehören in den Anhang. Die Regeln betreffen Umsätze zwischen im Inland ansässigen Unternehmern; für Österreich und die Schweiz gelten sie nicht.
Das BMF hat sein Schreiben auf den 15. Oktober 2026 datiert, die IHK Region Stuttgart ihre Übersicht mit Stand vom selben Tag veröffentlicht.
Quellen
