Google Docs: Tipps und Tricks aus der Praxis

Google Docs: 12 Tipps & Tricks aus der Praxis

Lernwelt

Browser auf und Google Docs gestartet – täglich lässt uns die Web-Anwendung kräftig in die Tasten hauen. Was uns dabei an tatsächlich hilfreichen Abkürzungen und wirklich nützlichen Funktionen bislang begegnete, fassen wir hier für dich zusammen … Top-Tipps und -Tricks aus der Praxis!


Mittlerweile haben sich während der Anwendung von Google Docs in unserem Team zahlreiche Erfahrungswerte angesammelt, die wir gern mit dir teilen möchten. 11 und mehr erprobte Tipps und Tricks aus unserer für deine Praxis … Legen wir direkt los!


1 | Struktur für alle Dokumente: Lege dir eigene Standardstile zurecht

Google Docs verwenden wir unter anderem, um unseren Entwicklern ausführlicher zu beschreiben, welche Änderungen an TutKit.com vorgenommen oder welche neuen Funktionen für die Plattform entwickelt werden sollen. Dabei kommen schnell mal 10, 30, 50 und mehr Seiten sowie zahlreiche Dokumente zusammen.

Gerade bei solch umfassenderen Projekten lautet unsere Empfehlung: Nutze die Standardstile von Google Docs oder lege dir eigene zurecht. Aktuell lassen sich Stile für den normalen Fließtext, für den Dokumententitel, für Untertitel und drei Überschriften-Ebenen anwenden beziehungsweise definieren.

Der Vorteil von Standardstilen (wie bei anderen Textverarbeitungsprogrammen auch): Mit ihnen kannst du später in nur einem Klick ein automatisches Inhaltsverzeichnis erstellen. Außerdem lassen sich spielend leicht Links zu den Überschriften deines Textes setzen.

Standardstile anwenden: Markiere den Textbereich, auf den du den Stil anwenden möchtest, oder setze den Cursor zu einer Textstelle in dem Abschnitt, den du formatieren möchtest. Öffne das Menü für Standardstile und wähle den gewünschten Stil aus.

Textabschnitt in Google Docs mit einem Standardstil versehen
Um einen Textabschnitt mit einem Standardstil zu versehen: Klicke im gewünschten Standardstil auf „Standardstil anwenden“.

Eigene Standardstile erstellen: Formatiere im Dokument eine Textstelle so, wie du einen bestimmten Stil haben möchtest. Öffne das Menü für Standardstile. Wähle dort bei dem gewünschten Stil die Funktion Stil entsprechend aktualisieren aus.

In Google Docs Standardstile festlegen
So definierst du eigene Standardstile: Formatiere einen Textabschnitt so, wie du ihn dir wünschst, und klicke im Standardstil deiner Wahl anschließend auf die Funktion „entsprechend aktualisieren“.

Persönliche Standardstile zum Abruf in allen Google Docs-Dokumenten festlegen: Belege über Stil entsprechend aktualisieren alle Standardstile mit deinen gewünschten Einstellungen. Öffne das Menü für Standardstile und wähle unter Optionen die Funktion Als persönliche Standardstile speichern. Ab jetzt kannst du deine persönlichen Stile in jedem Google Docs-Dokument aufrufen (unter den Optionen der Stile bei Meine Standardstile verwenden).

Persönliche Standardstile in Google Docs definieren
Du möchtest deine persönlichen Standardstile in mehreren Google Docs-Dokumenten verwenden? Dann definiere zunächst alle Stile und wähle dann in den Optionen der Standardstile die Funktion „Als persönliche Standardstile speichern“. Ab jetzt kannst du sie in jedem anderen Dokument von Google Docs über „Meine Standardstile verwenden“ aufrufen.

2 | Gliederung leicht gemacht: Dokumentstruktur, automatisches Inhaltsverzeichnis

Wenn du 1 beherzigst, geht 2 spielend leicht. Indem du die Standardstile für deine Überschriften verwendest, weiß Google Docs, wie dein Dokument aufgebaut ist. Über das kleine Listen-Icon am linken Rand kannst du so jederzeit auf die Dokumentstruktur zugreifen und von Überschrift zu Überschrift hüpfen.

Die Dokumentstruktur in Google Docs
Wenn du deine Überschriften fein säuberlich mit den entsprechenden Standardstilen versiehst, erscheinen sie in Google Docs als Anklickstationen in der Dokumentstruktur.

Apropos hüpfen – präge dir dazu am besten diese drei Shortcuts ein:

  • Dokumentstruktur öffnen: Strg + Alt + A + H bzw. Ctrl + Cmd + A + H
  • Zur nächsten Überschrift springen: Strg + Alt + N + H bzw. Ctrl + Cmd + N + H
  • Zur vorherigen Überschrift springen: Strg + Alt + P + H bzw. Ctrl + Cmd + P + H

Über den Reiter Einfügen baust du dir unter Inhaltsverzeichnis mit nur einem Klick ganz automatisch das Inhaltsverzeichnis für dein Dokument zusammen. Ist das einmal drin, kannst du es über das Pfeil-Icon in der oberen linken Ecke des Verzeichnisses jederzeit aktualisieren sowie durch Klicken auf einen Eintrag im Verzeichnis direkt zur entsprechenden Stelle im Dokument springen.

Automatisches Inhaltsverzeichnis in Google Docs erstellen
Du hast deine Überschriften mit Standardstilen versehen? Dann lässt sich das automatische Inhaltsverzeichnis einfach über „Einfügen“ und „Inhaltsverzeichnis“ erstellen. Aktualisieren ist über das Icon oben links im Inhaltsverzeichnis möglich.

3 | Immer schnell zur Stelle: Lesezeichen setzen

„Lieber Stefan, kannst du da schnell mal drüber fliegen?“ … Oft müssen Team-Kollegen ja nicht das gesamte 100-Seiten-Pamphlet durchlesen. Stattdessen möchte man sie in aller Regelmäßigkeit auf einen ganz bestimmten Abschnitt hinweisen. Dafür eignet sich hervorragend die Lesezeichen-Funktion: Einfach unter Einfügen auf Lesezeichen klicken, dann dessen Link kopieren und verschicken.

Vermutlich eines unserer Lieblings-Features in Google Docs, denn es kommt tatsächlich in sehr vielen Fällen zum Einsatz: bei dokumentinternen Links (siehe Punkt 4), für Links im Ticket-System unserer Programmierer und auch für Links in der Tabelle unseres Social-Media-Redaktionsplans.

Lesezeichen in ein Google Docs-Dokument einfügen
Nutze in Google Docs Lesezeichen, um Links zu ganz bestimmten Textbereichen abzurufen und mit anderen zu teilen.

4 | Klick und da: Links zu Überschriften und Lesezeichen einfügen

Du schreibst und schreibst und dann möchtest du zwischendurch plötzlich fix auf eine andere Stelle im Dokument verweisen? Das funktioniert in Google Docs wunderbar nutzerfreundlich über das Verlinken-Fenster. So öffnest du es:

  • Klicke auf das Ketten-Symbol in der Menüleiste.
  • Oder klicke die rechte Maustaste und im Kontextmenü auf Verlinken.
  • Noch viel besser: Drücke auf deiner Tastatur Strg + K bzw. Ctrl + K.

Unten im Verlinken-Fenster findest du den eigentlichen Zauberbereich dieser Funktion: Überschriften und Lesezeichen. Dort stehen dir in einer hübschen Liste all deine Überschriften und Lesezeichen zum Direktverlinken zur Verfügung. Enorm praktisch!

Links in Google Docs setzen
Links in Google Docs – Schritt 1: Öffne das „Verlinken“-Fenster und begib dich dort in den Bereich „Überschriften und Lesezeichen“.
Links in Google Docs setzen
Links in Google Docs – Schritt 2: Wähle aus der Liste mit deinen Überschriften und Lesezeichen den gewünschten Link aus.
Links in Google Docs setzen
Links in Google Docs – Schritt 3: Fertig! Automatisch fügt Google Docs den Namen des Links ein – in diesem Fall eine Überschrift. Natürlich kannst du auch Text markieren und diesen verlinken.

5 | Bestens vernetzt: Links zu bestimmten Zellen in Google Sheets

Mit den oben beschriebenen Lesezeichen lassen sich also ganz wunderbar Links zu einem bestimmten Abschnitt in einem Google Docs-Dokument herstellen und beispielsweise auch in einer Tabelle von Google Sheets platzieren.

Funktioniert das umgedreht aber genauso? Kann man Links zu einer bestimmten Zelle in einer Google-Tabelle abrufen? Dafür brauchten wir dringend eine Lösung, und siehe da, es geht anders – aber es geht:

Über einen Rechtsklick auf die entsprechende Zelle öffnet man im Kontextmenü den Punkt Weitere Aktionen für Zellen aufrufen. Genau dort versteckt sich, was wir brauchen: die Funktion Link zu dieser Zelle abrufen. Einmal angeklickt, befindet er sich der in der Zwischenablage ...

Links zu einer Zelle in Google Sheets aufrufen
Um in Google Sheets zu einer bestimmten Zelle in einer Tabelle zu verlinken: Klicke mit der rechten Maustaste auf die Zelle und unter „Weitere Aktionen für Zelle aufrufen“ auf „Link zu dieser Zelle abrufen“.

... und kann sodann weiterverwendet und zum Beispiel in einem Google Docs-Dokument eingefügt werden ... Lesezeichen in Google Docs und Links zu bestimmten Zellen in Google Sheets – die beiden Funktionen nutzen wir regelmäßig, um zwischen Tabellen und Dokumenten hin und her zu hüpfen.

Verlinkung zwischen Google Sheets und Google Docs
Springen zwischen Google Tabellen und Google Docs: Den aus der Tabelle kopierten Zellen-Link kannst du in dein Dokument einfügen.

6 | Den Zählerstand im Blick: Anzahl der Wörter anzeigen

Oft – wirklich sehr oft kommt es beim Schreiben von Texten ja auf die Anzahl der Wörter bzw. Zeichen an. Wie lang ist also das Schriftstück, an dem du gerade arbeitest? Das bringst du in Google Docs unter Tools und Wörter zählen beziehungsweise über den Shortcut Strg + Shift + C in Erfahrung.

In dem Fenster kannst du außerdem aktivieren, dass dir die Wortanzahl beim Tippen angezeigt wird. Sodann steht dir am Fuße deines Dokuments ein Menü zur Verfügung, über das du dir jederzeit die Anzahl der Seiten, Wörter, Zeichen mit und ohne Leerzeichen anzeigen lassen kannst. Und die Zählfunktion funktioniert auch, wenn du einzelne Textabschnitte markierst.

Wörter zählen in Google Docs
Die Funktion zum Zählen von Seiten, Wörtern und Zeichen findest du in Google Docs unter den „Tools“. Aktiviere „Wortzahl beim Tippen anzeigen“, um jederzeit den gewünschten Parameter anzeigen zu lassen.

7 | So bleiben die Finger auf der Tastatur: Tastenkürzel verwenden

Strg + C für Kopieren, Strg + V für Einfügen, Strg + Z, um die letzte Aktion rückgängig zu machen, sowie Strg + A, um den gesamten Text auszuwählen … Diese und viele weitere Tastenkombinationen kürzen nicht nur in Google Docs den Weg zum gewünschten Ergebnis ab. Dort nutzen wir die benannten Shortcuts natürlich ebenfalls regelmäßig – und darüber hinaus diese, unsere persönliche Top 10 der Tastenkürzel für Google Docs:

PlatzBeschreibungTastenkürzel
1Text ohne Formatierung einfügenStrg + Alt + V
2Seitenumbruch einfügenStrg + Enter
3Text fett markierenStrg + B
4Test kursiv setzenStrg + I
5Fenster für Verlinken aufrufenStrg + K
6Suchen und ersetzenStrg + F
7Zum nächsten/vorherigen Lesezeichen springenStrg + Alt + N/P + B
8Text unterstreichenStrg + U
9Standardstile anwenden (Normaler Text und Überschriften 1 bis 6)Strg + Alt + [0–6]
10Wörter zählenStrg + Shift + C

Übrigens: Die Kombination Strg + Alt + N steht vermutlich für „next“, also das Aufrufen des nächsten Elements, die Kombination Strg + Alt + P wahrscheinlich für „previous“, also das Aufrufen des vorherigen Elements. Hat man sich das einmal eingeprägt und ergänzt man die Kombinationen noch um einen weiteren der folgenden Buchstaben, springt man ganz einfach durchs Dokument – ein paar kleine Eselsbrücken dazu:

BeschreibungTastenkürzel
Zur nächsten/vorherigen Überschrift (H für „headline“)Strg + Alt + N/P + H
Zum nächsten/vorherigen Lesezeichen (B für „bookmark“)Strg + Alt + N/P + B
Zum nächsten/vorherigen Kommentar (C für „comment“)Strg + Alt + N/P + C
Zum nächsten/vorherigen Link (L für „link“)Strg + Alt + N/P + L
Zum nächsten/vorherigen Bildelement (G für „graphic“?!)Strg + Alt + N/P + G
Zur nächsten/vorherigen Liste (O vielleicht für „ordered list“?!)Strg + Alt + N/P + O

8 | Zellen, Zeilen, Spalten und der Zeilenüberlauf: Tabellen formatieren

Kennst du das? Die Tabelle beginnt auf der einen Seite, zieht sich bis auf die nächste – und eine Zeile hängt quasi irgendwie zwischen den Seiten fest. Kann man okay finden. Muss man aber nicht mögen.

Tabelle, die über mehrere Seiten geht, die Zeile läuft über
Wenn die Tabelle mal über mehrere Seiten geht, kannst du in den „Tabelleneigenschaften“ unter „Zeile“ definieren, ob ein Zeilenüberlauf erlaubt ist (wie in diesem Beispiel).

Falls du darauf bestehst, dass diese seitenübergreifende Zeile schön hübsch oben auf der nächsten Seite beginnt, dann: Öffne per Rechtsklick auf die Tabelle das Kontextmenü und darin die Tabelleneigenschaften. Klappe im zugehörigen Menü den Abschnitt Zelle auf und deaktiviere dort die Checkbox Zeilenüberlauf auf nächster Seite erlauben. Zack – die Zeile springt auf die nächste Seite.

Tabelle ohne Zeilenüberlauf in Google Docs
Wenn du den Zeilenüberlauf nicht erlaubst, hüpft die Zeile brav auf die nächste Seite.

Darüber hinaus findest du in den Tabelleneigenschaften weitere Einstellungs- und Formatierungsmöglichkeiten. Die wohl wichtigsten finden sich unter Ausrichtung, wo du unter anderem die vertikale Zellenausrichtung festlegen kannst, sowie unter Farbe, wo sich der Rahmen deiner Tabelle anpassen lässt. Möchtest du den abschalten, dann wähle bei der Linienstärke 0 pt aus.

Die Tabelleneigenschaften in Google Docs
In den „Tabelleneigenschaften“ lassen sich unter anderem die „Ausrichtung“ sowie die „Farbe“ und der „Tabellenrahmen“ definieren.

9 | Kann man abhaken: das Checklisten-Problem

Um die Erledigung von Aufgaben nachzuverfolgen, liegen unseren Dokumenten mitunter Checklisten bei. Die lassen sich in Google Docs mit einem Klick hinzufügen. Schön. Weniger schön erscheint allerdings, dass beim Abhaken einer Checkbox der Text dahinter ausgegraut und dann gleich noch durchgestrichen wird.

Dieser automatische Effekt kann leider nicht abgeschaltet – dafür aber umgangen werden. Dazu nehme man eine Tabelle her, passe sie wie gewünscht an und setze die Checkboxen in die linke Spalte, getrennt vom zugehörigen Text, der sich in der rechten Spalte befindet. So klappts jetzt auch mit dem Abhaken – ohne dass die Texte grau und durchgestrichen in Unleserlichkeit abtauchen.

Checklisten in Google Docs
Oben die übliche Checkliste, bei der bei aktivierter Checkbox auch der Text durchgestrichen wird. Unten wird das Problem (wenn man es denn als solches empfindet) mithilfe einer Tabelle umgangen.

10 | Gleichzeitig an einem Dokument arbeiten: Wie gut gehts?

Wie eingangs erwähnt, nutzen wir Google Docs vorrangig dann, wenn Dokumente mit anderen Personen bearbeitet oder von diesen geprüft werden sollen. Damit beantwortet sich auch schon die Frage in der Überschritt dieses Abschnitts: Google Docs erscheint tatsächlich prädestiniert für das gemeinsame Arbeiten an einem Dokument.

Einfach die weiteren Bearbeiter einladen (über Datei > Freigeben oder den dicken blauen Button oben rechts) und ihnen die gewünschten Rechte zusprechen. Betrachter können das Dokument nur lesen. Kommentatoren dürfen Kommentare hinzufügen. Und Mitbearbeiter erhalten volle Lese- und Schreibrechte.

Personen zu einem Google Docs-Dokument einladen
Lade Mitbearbeiter ein und weise ihnen die entsprechenden Rechte zu.

Um zu kommentieren, markiert man den entsprechenden Bereich und fügt den Kommentar über Einfügen > Kommentieren hinzu. Nutzt du dabei das @-Zeichen, kannst du einzelne Personen sogar direkt ansprechen. Das funktioniert übrigens auch im Dokument selbst.

Kommentare in Google Docs
In den Kommentaren und auch im Dokument selbst kannst du Personen gezielt ansprechen.

Natürlich können Mitbearbeiter das Dokument frei nach Lust und Laune bearbeiten. Problem dabei: Wer was geändert hat, lässt sich dann zwar immer noch über den Versionsverlauf zurückverfolgen (aufrufbar unter Datei bzw. über den Shortcut Strg + Alt + Shift + H). Doch effektiver funktioniert die Zusammenarbeit vielfach unter Verwendung des Vorschlagen-Modus.

Den können alle Mitwirkenden über das Bearbeiten-Symbol aktivieren. Nehmen sie jetzt Änderungen an dem Dokument hervor, werden diese zunächst als Vorschlag hinterlegt. Neue Textabschnitte erscheinen farblich hervorgehoben, entfernte Bereiche durchgestrichen.

Sind die Vorschläge der Mitbearbeiter im Dokument drin, können diese über die automatisch hinzugefügten Kommentarfelder angenommen, abgelehnt oder kommentiert werden. Wie gesagt: Die Vorschlagen-Funktion kann extrem hilfreich sein bei der Zusammenarbeit in einem Dokument!

Der Vorschlagen-Modus bei der Zusammenarbeit an einem Google Docs-Dokument
Beim gemeinsamen Arbeiten an einem Dokument empfiehlt sich der Vorschlagen-Modus.

11 | Eingebettete Bilder in bester Qualität herunterladen

Vor dir breitet sich das Google Docs-Dokument einer anderen Person aus, inklusive zahlreicher Bilder? Und genau diese möchtest du jetzt in der Qualität herauskopieren, wie sie auch in das Dokument eingefügt wurden? Mit dem üblichen Kopieren und Einfügen kommst du da leider nicht weit, denn damit erhältst du nur die Qualität, in der sie dir in Google Docs angezeigt wird.

So geht’s: Klicke unter Datei und Herunterladen auf Website (.html, .zip). Damit packt die Anwendung für dich das gesamte Dokument zusammen. In der ZIP-Datei, die du herunterlädst, stehen dir sodann auch sämtliche Bilder in bestmöglicher Qualität zur Verfügung.

Die Download-Funktionen von Google Docs
Nutze die Download-Funktion „Webseite (.html, .zip)“, um Bilder in maximaler Qualität herunterzuladen.

12 | Kurz notiert: Weitere Tipps für Google Docs

Soll es das gewesen sein? Nein! Hier noch weitere kleine Tipps und Tricks zu Google Docs, die wir bislang selbst aber höchstens mal kurz ausprobiert haben:

Hintergrundfarbe ändern & Seite im Querformat einrichten

Keine Lust auf Schwarz auf Weiß? Oder muss das Querformat her? Die Hintergrundfarbe deines Dokuments sowie Papierformat und Seitenausrichtung kannst du unter Datei in der Seiteneinrichtung definieren.

Die Seiteneinrichtung in Google Docs
Die Seiteneinrichtung in Google Docs

Fußnoten einfügen

Die Größe von Kopf- und Fußzeilen definierst du unter dem entsprechenden Punkt unter Format. Dort kannst du auch einstellen, dass die erste Seite vom Rest des Dokuments abweichen soll und dass Kopf- und Fußzeilen auf geraden und ungeraden Seiten unterschiedlich dargestellt werden sollen. Fußnoten fügst du am einfachsten über das Tastenkürzel Strg + Alt + F ein.

Kopf- und Fußzeilen in Google Docs
Kopf- und Fußzeilen in Google Docs

Die Erkunden-Funktion zur schnellen Recherche

Bei Erkunden handelt es sich im Prinzip um eine Google Docs-interne Websuche. Die Funktion findest du unter den Tools. Alternativ rufst du sie rechts unten über das Symbol mit der Sprechblase und dem Stern bzw. mit dem Shortcut Strg + Alt + Shift + I auf. Gib in das Suchfeld des Erkunden-Fenster deinen Suchbegriff ein – schon werden dir in den Kategorien Web, Bilder und Drive passende Ergebnisse angezeigt.

Erkunden-Funktion von Google Docs
Die Erkunden-Funktion ist für die Recherche gedacht.

Rechtschreibung und Grammatik

Falls du die Google Docs-interne Funktion zur Rechtschreib- und Grammatik-Prüfung nutzen möchtest, findest du diese unter den Tools. Einmal aktiviert, springst du mit ihr von einem (vermeintlichen) Fehler zum nächsten und kannst den Änderungsvorschlag übernehmen bzw. ignorieren.

Rechtschreib- und Grammatikprüfung in Google Docs
Wenn du magst, kannst du die Rechtschreib- und Grammatikprüfung aktivieren.

Dokument von Google Docs übersetzen lassen

Ebenfalls unter den Tools verortet sich die Übersetzungs-Funktion von Google Docs. Nimmst du sie wahr, musst du im entsprechenden Fenster noch die Zielsprache angeben sowie den Namen für das neue Dokument. Die Anwendung übersetzt sodann deinen kompletten Text. Scheint zumindest annehmbare Ergebnisse zu liefern, die nachträglich sicherlich noch manuell überarbeitet werden sollten.

Übersetzungsfunktion von Google Docs
Die Anwendung bietet dir eine Übersetzungsfunktion.

Wasserzeichen einfügen

Noch relativ neu ist die Funktion für Wasserzeichen, welche sich im Reiter Einfügen befindet. Hier hast du die Wahl, ob du ein Wasserzeichen auf Grundlage eines Textes oder eines Bildes erstellen möchtest. Beim Text kannst du natürlich den Textinhalt selbst sowie dessen Schriftart, Formatierung, Transparenz und Ausrichtung festlegen. Sieht im Resultat so aus:

Wasserzeichen in Google Docs
In Google Docs kannst du auch Wasserzeichen einfügen.

Als DOCX für Word speichern

Wenn du an deinem Dokument doch lieber in Word weiterarbeiten oder es lokal auf deinem Rechner hinterlegen möchtest, kannst du es unter Datei und Herunterladen als DOCX speichern. Dabei werden deine Standardstile wie zum Beispiel die Formatierung der Überschriften mit übernommen.

Generell ist der Blick in den Herunterladen-Bereich einen Blick wert. Aktuell lassen sich Dokumente dort den Formaten DOCX, ODT, RTF, PDF, TEXT, HTML und EPUB ziehen.

Download-Funktion von Google Docs
Dein Google Docs-Dokument kannst du in verschiedenen Formaten herunterladen.

Sieh dir unser Video-Training zu Google Docs an

Noch mehr Google Docs-Wissen gefällig? Dann schau jetzt in unser Video-Training zur Anwendung rein. Darin stellt dir Tobias Becker vor, wie du zum Beispiel deine Formatierungen vornimmst, mit Tabellen, Bildern und Grafiken arbeitest sowie Zeichnungen einfügst und Textfelder anwendest.

Google Docs-Tutorial zu allen wichtigen Grundlagen im Umgang mit der Web-Anwendung
Starte gleich unser Google Docs-Tutorial und lerne alle wichtigen Grundlagen zum Umgang mit der Web-Anwendung kennen!

Wir hoffen, für dich war der ein oder andere wertvolle Tipp dabei, und wünschen dir viel Spaß und Freude beim Arbeiten mit beziehungsweise vielleicht auch erstem Ausprobieren von Google Docs.

Jens Hammerschmidt
Von Jens Hammerschmidt
Täglich an den Tasten für TutKit.com.
Veröffentlicht am:
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