Adobe InCopy CC: Der Workflow zum Redaktionssystem

Adobe InCopy ermöglicht es, in InDesign freigegebene Inhalte redaktionell zu bearbeiten. In diesem Kapitel wird die Arbeitsweise von InCopy vorgestellt, mitsamt seiner Einsatzgebiete, Möglichkeiten und Grenzen. Ebenso werden zwei mögliche Workflows unterschieden – im einen arbeiten Redaktion und Grafik gemeinsam in einem Büro, im zweiten ist einer von beiden extern tätig. In diesem Kapitel werden die theoretischen Grundlagen zu beiden Wegen erklärt.

In diesem Kapitel wird gezeigt, welche Schritte der Grafiker gehen muss, um ein Layout für InCopy vorzubereiten und freizugeben. Benutzer werden angelegt und relevante Bedienfelder für die Zusammenarbeit mit InCopy werden veranschaulicht.

Das Layout wird für die Verwendung „inhouse“ exportiert – also, wenn mit der Redaktion gemeinsam auf einem Server gearbeitet wird. Ebenso wird als zweite Möglichkeit das Layout für die Verwendung „extern“ exportiert – wenn der Redaktion die Inhalte per Mail oder FTP bereitgestellt werden sollen.

Es wird auf typische Probleme eingegangen, wie Aufgaben verpackt und angenommen werden und Projekte korrekt zum Abschluss gebracht werden.

In diesem Kapitel wird gezeigt, wie man ein Dokument, das für InCopy vorbereitet wurde, öffnen und ansehen kann, und welche wichtigen Punkte es bei der Benutzeroberfläche und all ihren Ansichten zu beachten gibt.

Bevor man mit der Bearbeitung der Inhalte in InCopy beginnt, sollte man sich mit der Arbeitsoberfläche und der Navigation vertraut machen. Das Prinzip ist ähnlich wie in InDesign, doch gerade für Redakteure und Autoren oft komplettes Neuland.

Damit man schnell durch ein Dokument navigieren kann, sollte man sich mit einigen Tricks und Tipps vertraut machen, die in diesem Kapitel besprochen werden. Hier wird außerdem gezeigt, wie man den Bildschirmmodus wechseln und auf seine Bedürfnisse anpassen kann.

Begrifflichkeiten wie „Layout“, „Textabschnitt“, „Druckfahne und Vorschaumodus“: Hier werden die Unterschiede erklärt.

Über das Bedienfeld „Aufgaben“ werden die verfügbaren Textabschnitte in einem Dokument organisiert. Über dieses Bedienfeld muss man Texte auschecken, damit man sie in InCopy bearbeiten kann. 

Über die Verknüpfungspalette werden platzierte Bilder und Texte verwaltet. In diesem Kapitel werden ein paar Tipps und Tricks zum Umgang mit der Verknüpfungspalette gezeigt.

In diesem Video wird gezeigt, wie kleinere Textkorrekturen in InCopy schnell ausgeführt werden können. Es gibt einige wichtige Bedienfelder und Menüpunkte im Programm, die bei der Textbearbeitung helfen können.

Damit ein Projekt effizient und ordentlich umgesetzt werden kann, sollte man unbedingt mit Absatz- und Zeichenformaten arbeiten. In diesem Video wird der Umgang mit den Formaten erklärt und ein paar weitere Tipps und Tricks zur Textbearbeitung werden gegeben.

Es ist in InCopy möglich, den Ausschnitt vorhandener Grafiken zu ändern und selbst Grafiken zu platzieren. In diesem Kapitel wird gezeigt, was möglich ist und wo die Grenzen liegen.

Bei der Zusammenarbeit zwischen Grafik und Redaktion ist es nötig, Abstimmungen zu treffen und sich regelmäßig auszutauschen. Die Notiz-Funktion in InCopy kann hierbei helfen und die Zusammenarbeit vereinfachen.

Wenn der Redakteur mit der Bearbeitung der Texte fertig ist, müssen die Daten wieder an die Grafik zurückgegeben werden. Je nach Workflow genügt es, die Daten wieder in den Prozess einzuchecken.

In diesem Video wird gezeigt, wie man Korrekturen innerhalb einer Tabelle ausführen kann. 

Insbesondere wenn mehrere Korrekturschleifen geplant oder verschiedene Redakteure an einem Projekt beteiligt sind, kann das Aufzeichnen der Korrekturen hilfreich sein. Somit kann man genau überprüfen, wer welche Änderungen vorgenommen hat und diese individuell annehmen oder ablehnen.

Für die redaktionelle Arbeit in InCopy kann der Thesaurus eine nützliche Hilfe sein. Hier werden einem Synonyme und Worterklärungen angeboten. Ebenfalls wird erklärt, wie über Suchen und Ersetzen schnell und effektiv Änderungen im Dokument vorgenommen werden können. Dieses Tool hilft uns dabei und spart uns jede Menge Zeit.

Falls schon Texte in einem anderen Programm vorbereitet wurden, können diese direkt in InCopy platziert werden. Was es hierbei zu beachten gibt, wird in diesem Video gezeigt.

Es gibt die Möglichkeit, direkt aus InCopy ein PDF zu generieren. Auch wenn das finale Druck-PDF immer aus InDesign heraus erstellt wird, bringt das PDF-Schreiben in InCopy besondere Vorteile mit sich.

In den Voreinstellungen kann man die Programmoberfläche an seine persönlichen Vorlieben anpassen und ein paar wichtige Einstellungen für die Arbeit mit InCopy treffen. 

Es gibt ein paar goldene Regeln, die bei der gemeinsamen Arbeit mit InDesign und InCopy befolgt werden sollten. Hier wird gezeigt, welche das sind und was man tun kann, wenn doch etwas schiefgeht.

Es muss im InCopy-Workflow nicht immer der Grafiker den ersten Schritt machen. InCopy kann auch ohne bestehendes Layout benutzt werden, optimalerweise mit InCopy-Templates. In diesem Abschnitt wird gezeigt, wie diese erstellt und verwendet werden können.

Lohnt sich die Einführung eines InCopy-Workflows? In diesem letzten, theoretischen Teil sollen ein paar Entscheidungshilfen gegeben werden.