Kurzanleitung und Beispiel der Bearbeitung einer Rechnungsvorlage

Hier erfährst du, wie du in Word Felder bearbeiten und in einem Word-Dokument alles aktualisieren kannst. Kurz und dann ausführlicher erklärt am Beispiel unserer Word-Rechnungsvorlagen.

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Kurzanleitung: Felder in Word bearbeiten und alles aktualisieren

So blendest du alle Feldfunktionen zur Bearbeitung von Feldern in Word ein:

  • Markiere das gesamte Dokument mit dem Shortcut Strg + A.
  • Öffne per Rechtsklick das Kontextmenü.
  • Klicke dort auf Feldfunktionen ein/aus.
Feldfunktionen in Word einblenden und ausblenden
Um in Word alle Felder zu bearbeiten, markiere das gesamte Dokument und wähle über das Rechtsklick-Menü die Option Feldfunktionen ein/aus.

So kannst in einem Word-Dokument alles aktualisieren, wie bspw. Felder oder das Inhaltsverzeichnis:

  • Markiere das gesamte Dokument mit dem Shortcut Strg + A.
  • Drücke anschließend die Taste F9.

Felder in Word aktualisieren – generelle Funktionsweise der Rechnungsvorlagen

Unsere Rechnungsvorlagen für Word enthalten Felder zur automatischen Berechnung von Werten. An diesem Beispiel erklären wir, wie du einzelne und alle Felder eines Word-Dokuments bearbeitest:

Öffne nach dem Download die Version der Word-Rechnungsvorlage, die über eine Rechenfunktion verfügt. Klickst du in der hinteren Spalte, in der die Gesamtpreise ermittelt werden, auf eine Zahl, so erscheint diese grau hinterlegt. Grund dafür ist, dass es sich hierbei um Felder mit Formeln handelt. Im gezeigten Beispiel multipliziert das Feld in der Spalte Gesamt die in der Zeile angegebene Menge mit dem zugehörigen Einzelpreis.

Felder in Word am Beispiel einer Rechnung
In diesem Beispiel multipliziert das Feld automatisch die Menge mit dem Einzelpreis.

Änderst du Werte, auf die ein Feld zur Berechnung zurückgreift, bleibt das Ergebnis im Feld zunächst unverändert.

Änderung der Berechnungen erfolgen in Word nicht automatisch
Nach Änderung der Bezugswerte ändern sich Felder nicht direkt selbst. Im Beispiel wurde die Menge von 7 auf 2 reduziert – der Gesamtpreis für diese Position steht aber noch falsch auf 7.000 €.

Damit das Feld eine neue Berechnung vornimmt, musst du das Feld aktualisieren. Dafür gibt es drei Möglichkeiten:

  • Einzelnes Feld über das Kontextmenü aktualisieren: Klicke mit der rechten Maustaste auf das Feld und wähle Felder aktualisieren aus.
  • Einzelnes Feld per Shortcut aktualisieren: Wähle das Feld durch Klick mit der linken Maustaste an und drücke auf der Tastatur F9.
  • Alle Felder in dem Word-Dokument aktualisieren: Wähle die Inhalte deines gesamten Dokuments per Strg + A aus. Drücke anschließend F9.
Felder in Word aktualisieren
Um ein einzelnes Feld zu aktualisieren, klicke mit der rechten Maustaste darauf und wähle im Kontextmenü die Option „Felder aktualisieren“. Alternativ wählst du das Feld aus und drückst F9.
In Word alles aktualisieren
In einem Word-Dokument alles aktualisieren: Wähle alle Inhalte mit dem Shortcut Strg + A aus und drücke dann F9.

Neue Felder hinzufügen und bearbeiten – die Rechnungsvorlage individualisieren

Natürlich werden deine Rechnungen selten über die gleiche Anzahl an Rechnungspositionen verfügen. Wenn du weitere Positionen hinzufügen möchtest, gehst du wie folgt vor:

Klicke mit der rechten Maustaste in die Zeile der aktuell letzten Position. Im Kontextmenü wählst du unter Einfügen die Option Zeilen unterhalb einfügen.

Neue Zeile in eine Word-Tabelle einfügen
Beispiel der Bearbeitung einer Rechnungsvorlage (Schritt 1): Füge eine neue Position in die Rechnung ein, indem du im Rechtsklick-Menü über „Einfügen“ eine weitere Zeile hinzufügst.

Befülle die neue Zeile mit den gewünschten Werten. Für die hintere Spalte zur automatischen Berechnung der Gesamtpreise nimmst du dir ganz einfach ein bereits bestehendes Feld: Markiere in einer der oberen Zeilen ein Feld, kopiere es und füge es in die neue Zeile ein.

Felder kopieren in Word
Beispiel der Bearbeitung einer Rechnungsvorlage (Schritt 2): Kopiere ein Feld aus einer anderen Zeile.

Nimmst du jetzt eine Aktualisierung des Feldes vor, wirst du feststellen, dass die Werte falsch sind. Grund dafür ist, dass die Formel sich auf die Zellen bezieht, die im von dir kopierten Feld angegeben waren. Du musst also nun die Bezüge in der Formel anpassen.

Die Formel eines Feldes lässt du dir anzeigen, indem du mit rechter Maustaste auf das Feld klickst und Feldfunktionen ein/aus auswählst.

Feldfunktionen einblenden für ein Feld in Word
Beispiel der Bearbeitung einer Rechnungsvorlage (Schritt 3): Blende für das kopierte Feld die Feldfunktionen ein.

Jetzt kannst du die Bezüge ändern. Die Zellennummerierungen funktionieren dabei genau wie in Excel: Ganz oben links in der Tabelle startet die Zählung mit Zelle A1.

Zum gezeigten Beispiel: In der Spalte Gesamt wurde das Feld für die neue Position zuvor aus Zeile 5 der Tabelle kopiert. Damit dort aber der korrekte Wert für Zeile 6 ausgerechnet wird, haben wir die Bezüge auf D6 und E6 gesetzt.

Felder in Word bearbeiten
Beispiel der Bearbeitung einer Rechnungsvorlage (Schritt 5): Wenn du neue Zeilen hinzugefügt hast, musst du die Zellbezüge bei neuen Feldern entsprechend anpassen. Im Beispiel wurden die Werte von zuvor D5 und E5 auf D6 und E6 geändert.

Wichtig: Auch der Nettopreis, der Betrag für die Umsatzsteuer und der gesamte Rechnungsbetrag errechnen sich automatisch. Sobald du also neue Zeilen zu deiner Tabelle hinzufügst, musst du auch die dort hinterlegten Bezüge ändern. Gleiches gilt, wenn du bestehende Zeilen entfernst.

Zum gezeigten Beispiel: Damit in die Summen unten auch die neue Zeile 6 einberechnet wird, müssen die dortigen Bezüge ebenfalls von F5 auf F6 gesetzt werden.

Felder in Word bearbeiten
Beispiel der Bearbeitung einer Rechnungsvorlage (Schritt 6): Wenn du in die Tabelle neue Positionen eingefügt hast, musst du auch die Bezüge der Summen anpassen. Links: Felder mit ursprünglichen Bezügen (bis F5). Rechts: Felder mit angepassten Bezügen (mit einer neuen Positionen in Zeile 6).

Nachdem du alle Formeln korrekt angepasst hast, blendest du die Feldfunktionen wieder aus (Rechtsklick > Feldfunktionen ein/aus) und aktualisierst die Felder.

Feldfunktionen ausblenden und alles aktualisieren
Beispiel der Bearbeitung einer Rechnungsvorlage (Schritt 7): Sobald du alle Bezüge korrekt angepasst hast, blende die Feldfunktionen wieder aus und aktualisiere das gesamte Dokument.

Alle Felder bearbeiten und alles aktualisieren – Tipps für einen schnellen Workflow

Um die Rechnungsvorlagen schnell an deine Rechnungspositionen anzupassen, empfiehlt sich folgender Workflow:

Öffne die Word-Vorlage und füge die Zeilen für alle neuen Positionen auf deiner Rechnung sowie die entsprechenden Angaben zu allen Positionen ein. Oder nimm zu viel vorhandene Zeilen weg.

Rechnungsvorlage Word mit Positionen befüllen
Schneller Workflow (Schritt 1): Passe die Tabelle so an, dass du alle gewünschten Positionen anführst. Dabei kannst du Positionen entfernen oder neue hinzufügen.

Kopiere jetzt eines der Felder aus der Spalte für die Gesamtpreise und füge sie in alle neuen Zeilen ein.

Felder in Word kopieren
Schneller Workflow (Schritt 2): Nimm ein bestehendes Feld und kopiere es für die Spalten mit den neuen Positionen.

Markiere per Shortcut Strg + A das gesamte Dokument. Klicke die rechte Maustaste und blende über das Kontextmenü alle Feldfunktionen ein.

Alles markieren und Feldfunktionen einblenden in Word
Schneller Workflow (Schritt 3): Markiere das gesamte Dokument und blende die Feldfunktionen ein.

Passe jetzt die Bezüge für alle neu hinzugekommenen Felder sowie für den Netto-, Umsatzsteuer- und Gesamtbetrag an.

Bezüge in Feldern in Word anpassen
Schneller Workflow (Schritt 4): Passe die Bezüge in den Feldern an.

Markiere wieder das gesamte Dokument, blende die Feldfunktionen über das Kontextmenü wieder aus und drücke F9, um alle Felder zu aktualisieren.

Alles aktualisieren in Word
Schneller Workflow (Schritt 5): Markiere das gesamte Dokument, blende die Feldfunktionen aus und drücke F9, um in deinem Dokument alles zu aktualisieren.

Word: alles aktualisieren und Felder bearbeiten

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