Οι-Ηλεκτρονικές Αλληλογραφίες είναι ένα σταθερό κομμάτι της καθημερινότητάς μας, ειδικά όταν επικοινωνούμε με την ομάδα ή με πελάτες. Συχνά λαμβάνεις παρόμοιες ερωτήσεις ή αιτήματα για μεγάλο χρονικό διάστημα. Για να εξοικονομήσεις χρόνο και να αποφύγεις την επαναλαμβανόμενη γραφειοκρατία, οι ηλεκτρονικές προθήκες είναι μια εξαιρετική λύση. Σε αυτό τον οδηγό θα σου δείξω πώς να δημιουργείς και να χρησιμοποιείς έξυπνα ηλεκτρονικές προθήκες στο Google Mail για να εργάζεσαι πιο αποτελεσματικά.
Σημαντικότερα ευρήματα
Η δημιουργία ηλεκτρονικών προτύπων στο Google Mail εξοικονομεί χρόνο και κόπο. Μπορείς να δημιουργήσεις προθήκες για συχνές ερωτήσεις ή απαντήσεις και να τις προσθέτεις εύκολα στις ηλεκτρονικές σου αλληλογραφίες όταν υπάρχει ανάγκη. Επιπλέον, μπορείς να ρυθμίσεις αυτοματοποιημένες απαντήσεις για συγκεκριμένα αιτήματα, γεγονός που επιταχύνει περαιτέρω τη διαδικασία.
Βήμα προς βήμα οδηγίες
Αρχικά, πρέπει να βεβαιωθείς ότι η λειτουργία για τις αποθηκευμένες απαντήσεις στο Google Mail είναι ενεργοποιημένη. Αυτό γίνεται ως εξής:
Πρώτα άνοιξε το Google Mail και μετά κάνε κλικ στα εικονίδια γραναζιού για τις ρυθμίσεις. Στις ρυθμίσεις ψάξε την καρτέλα "Εργαστήρια", όπου μπορείς να ενεργοποιήσεις διάφορες λειτουργίες. Κάνε κύλιση προς τα κάτω μέχρι να βρεις την επιλογή "Αποθηκευμένες απαντήσεις". Ενεργοποίησέ τη και αποθήκευσε τις αλλαγές σου.
Αφού ενεργοποιήσεις τις αποθηκευμένες απαντήσεις, γύρισε στο εισερχόμενο σου και πάτα "Σύνταξη" για να δημιουργήσεις ένα νέο email. Τώρα θα έχεις πρόσβαση στην επιλογή για τις αποθηκευμένες απαντήσεις, ακόμα κι αν δεν είναι αμέσως ορατή.
Τώρα μπορείς να δημιουργήσεις τα πρότυπά σου. Ξεκίνησε γράφοντας ένα νέο email. Εδώ μπορείς να εισάγεις το επιθυμητό περιεχόμενο σου, π.χ. την απάντηση σε συχνές ερωτήσεις ή πληροφορίες για ειδικές προσφορές. Στο παράδειγμά μας: "Γειά σου Μαξ, ο κωδικός κουπονιού σου για 20% έκπτωση είναι XY."
Τώρα αποθήκευσε αυτό το μήνυμα ως πρότυπο. Απλά διάλεξε την επιλογή "Αποθήκευση ως νέο" και δώσε στο πρότυπό σου ένα περιγραφικό όνομα όπως "Έκπτωση για προϊόντα στο κατάστημα".
Μόλις αποθηκευτεί το πρότυπο, μπορείς ανά πάσα στιγμή να επιστρέψεις στη λειτουργία των αποθηκευμένων απαντήσεων. Κάθε φορά που γράφεις ένα νέο email, κάνεις κλικ ξανά στις "Αποθηκευμένες απαντήσεις" για να προσθέσεις γρήγορα και εύκολα το ήδη δημιουργημένο πρότυπο.
Επόμενο βήμα είναι να μπορείς να εφαρμόσεις αυτά τα πρότυπα και σε εισερχόμενα email. Για παράδειγμα, όταν απαντάς σε ένα αίτημα, μπορείς επίσης να επιλέξεις την αποθηκευμένη απάντησή σου και να την εισαγάγεις γρήγορα. Έτσι η απάντησή σου παραμένει χρονικά επίκαιρη, και δεν χρειάζεται να ξαναπληκτρολογήσεις μεγάλες κείμενα. Ως παράδειγμα, αυτό μπορεί να φαίνεται έτσι: "Γειά σου, σε αυτή την περίπτωση λαμβάνεις 20% έκπτωση – δεν είναι απίθανο;"
Επιπλέον, έχεις την δυνατότητα να στέλνεις αυτοματοποιημένες απαντήσεις μέσω email, όταν πληρούνται συγκεκριμένες προϋποθέσεις. Για παράδειγμα, όταν κάποιος ρωτάει για κάποια έκπτωση, μπορείς να φιλτράρεις αυτή την αίτηση εύκολα, χρησιμοποιώντας τα κατάλληλα κριτήρια αναζήτησης. Βρες την επιλογή φίλτρου στη γραμμή αναζήτησης, που σου επιτρέπει να εισάγεις συγκεκριμένα λέξεις αναζήτησης.
Δημιούργησε ένα φίλτρο με τις λέξεις κλειδιά που εμφανίζονται συχνά στα αιτήματά σου, όπως "έκπτωση" ή "σύνδεση". Έτσι, δεν θα έχεις μόνο μια συνετή εικόνα, αλλά μπορείς επίσης να στέλνεις τις αντίστοιχες απαντήσεις μέσω email αυτοματοποιημένα, μόλις εμφανιστούν αυτές οι ερωτήσεις.
Αυτές οι αυτοματοποιημένες απαντήσεις μέσω email είναι ένα killer-feature που εξοικονομεί χρόνο και εξασφαλίζει ότι οι πελάτες σου λαμβάνουν άμεσα τις πληροφορίες που χρειάζονται, χωρίς να χρειάζεται να απαντάς σε κάθε μήνυμα μεμονωμένα.
Στο επαγγελματικό περιβάλλον, η χρήση αυτής της λειτουργίας μπορεί να βελτιώσει σημαντικά τη διαδικασία επικοινωνίας. Χρησιμοποιώντας αποθηκευμένες απαντήσεις και αυτοματοποιημένα συστήματα μηνυμάτων, μπορείς να εργάζεσαι πιο αποτελεσματικά και να διασφαλίζεις ταχύτερους χρόνους απόκρισης.
Σύνοψη – Αυξάνοντας την παραγωγικότητα στο Google Mail: Δημιουργία και χρήση ηλεκτρονικών προτύπων εύκολα
Συνολικά, με τη χρήση ηλεκτρονικών προτύπων στο Google Mail μπορείς να εξοικονομήσεις σημαντικό χρόνο. Έχεις τη δυνατότητα να αποθηκεύεις συχνές απαντήσεις και να τις προσθέτεις γρήγορα, καθώς και να στέλνεις αυτοματοποιημένα μηνύματα. Έτσι, διατηρείς τη διαδικασία επικοινωνίας αποτελεσματική και φιλική προς τον χρήστη.
Συχνές ερωτήσεις
Πώς ενεργοποιώ τη λειτουργία για αποθηκευμένες απαντήσεις στο Google Mail;Πήγαινε στις ρυθμίσεις, ψάξε την καρτέλα "Εργαστήρια" και ενεργοποίησε την επιλογή "Αποθηκευμένες απαντήσεις".
Μπορώ να προσθέτω αποθηκευμένες απαντήσεις εύκολα σε κάθε email;Ναι, απλά χρησιμοποίησε τη λειτουργία "Αποθηκευμένες απαντήσεις" για να εισάγεις τα πρότυπά σου οποτεδήποτε.
Πώς δημιουργώ ένα φίλτρο για αυτοματοποιημένες απαντήσεις;Χρησιμοποίησε τη γραμμή αναζήτησης, πήγαινε στην επιλογή φίλτρου και εισάγεις τα κριτήρια αναζήτησης σου, για να στέλνεις αυτοματοποιημένα απαντήσεις.
