Πιο παραγωγικοί στο Google Mail - Τα καλύτερα συντομεύσεις, κόλπα και βοήθειες.

Σε περιμένει ένα βίντεο με οδηγίες για αυξημένη παραγωγικότητα στο Google Mail. 

Συχνά συμβαίνει να έχει αποσταλεί ένα email και λίγα δευτερόλεπτα αργότερα να σκέφτεστε πρόσθετες πληροφορίες. Πώς μπορείτε να ανακαλέσετε γρήγορα τα emails σας μετά την αποστολή, εξηγείται σε αυτό το βίντεο.

Συχνά συμβαίνει να θέλω να ανακαλέσω γρήγορα μια παλιότερη τιμολόγιο που μου είχε αποσταλεί με e-mail ως PDF πριν από πολύ καιρό. Πώς μπορώ να βρω ξανά τέτοια e-mail με υπερ-ταχείς ρυθμούς παρουσιάζεται σε αυτό το βίντεο.

Συνήθως συμβαίνει να λαμβάνουμε καθημερινά παρόμοιες ερωτήσεις μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Για να εξοικονομήσουμε χρόνο, χρησιμοποιώ πρότυπα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Πώς μπορείτε να τα δημιουργήσετε και ακόμα και να τα στέλνετε αυτόματα στον αποστολέα εξηγείται εδώ.

Η επιφάνεια μπορεί να προσαρμοστεί πολύ καλά σύμφωνα με τις δικές σας ανάγκες. Για παράδειγμα, μπορώ να ρυθμίσω δικές μου φωτογραφίες ως φόντο ή να ορίσω την προβολή σημαντικών ή μη αναγνωσμένων μηνυμάτων. Γιατί είναι σημαντικό αυτό θα σας δείξει σε αυτό το βίντεο.

Για να βλέπετε ανά πάσα στιγμή τον αριθμό των μη διαβασμένων μηνυμάτων στην καρτέλα του προγράμματος περιήγησης, χρειάζονται μόνο λίγα κλικ. Όχι μόνο αυτό όμως: σας δίνω και έναν πραγματικά φοβερό κόλπο για τη χρήση του Google Chrome σε συνδυασμό με τα μη διαβασμένα μηνύματα. Να είστε προετοιμασμένοι!

Στο Google Mail δεν υπάρχουν φακέλοι. Αντ' αυτού, υπάρχουν κάτι πολύ καλύτερο: ετικέτες. Και γιατί είναι έτσι και πως μπορεί κανείς να φέρει ταχύτητα σε αυτόν τον τρόπο διαχείρισης των εισερχόμενων μηνυμάτων, σας δείχνω σε αυτό το βίντεο. Αυτό πρέπει να το γνωρίζει κάθε άτομο!

Υπάρχουν καταστάσεις όπου έχει νόημα να στείλετε ένα email με καθυστέρηση χρόνου, για παράδειγμα, την επόμενη μέρα (π.χ. όταν υπάρχει αργία). Πώς μπορείτε εύκολα να το κάνετε αυτό χάρη σε μια επέκταση (http://www.boomeranggmail.com), δείχνω σε αυτό το βίντεο.

Μου αρέσει να έχω έναν τακτοποιημένο φάκελο εισερχόμενων. Στο τέλος της ημέρας, επιθυμώ να έχω απαντήσει σε όλα τα μηνύματα και να μην περιέχονται πλέον αδιάβαστα μηνύματα. Ωστόσο, μερικές φορές αυτό δεν είναι δυνατό. Πώς μπορώ, παρόλα αυτά, να το επιτύχω, το δείχνω με μια πολύ ενδιαφέρουσα επέκταση (https://www.streak.com/email-snooze-in-gmail). Αυτή μου επιτρέπει να εμφανίσω ορισμένα αδιάβαστα μηνύματα μόνο σε ένα συγκεκριμένο σημείο της επιλογής μου.

Με την επέκταση Taskforce μπορώ να προσθέσω πολύ γρήγορα σημειώσεις για συγκεκριμένες εργασίες σε ένα email και να μου ζητήσετε να το θυμηθώ σε μια συγκεκριμένη ημερομηνία. Υπάρχει επίσης η δυνατότητα να δημιουργήσετε τον δικό σας κατάλογο εργασιών.

Συμβαίνει και σε εσάς; Λαμβάνω καθημερινά ενημερωτικά δελτία, αλλά απλά δεν έχω τον χρόνο να τα διαβάσω επειδή έρχονται ακριβώς τη στιγμή που είμαι απασχολημένος στη δουλειά μου. Γι' αυτό θα ήταν υπέροχο εάν υπήρχε μια επέκταση που είτε να καταγράφει όλα τα ενημερωτικά δελτία που λαμβάνω, είτε να τα συγκεντρώνει σε μια ημερήσια αλληλογραφία σε συγκεκριμένη ώρα της ημέρας. Δεν υπάρχει; Υπάρχει. Με το https://unroll.me γίνεται και τι πρέπει να ληφθεί υπόψη εξηγώ σε αυτό το βίντεο.

Όταν μεταβαίνοντας στο Google Mail εκείνη την εποχή, ήμουν εξαιρετικά χαρούμενος που μπορούσα να παραλάβω τις παλιές μου διευθύνσεις email της GMX από το Google και ακόμη να αποστέλλω emails από το Google Mail υπό το όνομα της GMX. Πώς ακριβώς γίνεται αυτό, θα σας εξηγήσω σε αυτό το βίντεο.

Καθώς έχω αποθηκευμένες πλέον πέντε διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Google Mail, είναι εξαιρετικά βολικό να ορίσω μια ξεχωριστή υπογραφή για κάθε μια. Πόσο γρήγορα γίνεται αυτ...

Ξανά και ξανά αντιγράφω περιεχόμενο από ηλεκτρονικά μηνύματα και το επικολλώ σε ένα νέο ή υπάρχον ηλεκτρονικό μήνυμα. Το πρόβλημα είναι η μορφοποίηση. Πώς να την προσαρμόσω σας δείχνω σε αυτό το βίντεο και δίνω συμβουλές για γρήγορη εισαγωγή φωτογραφιών με μέθοδο Drag & Drop (και: γιατί η θέση είναι σημαντική).

Μερικές φορές είμαι στο δρόμο και μου έρχονται ιδέες που δεν πρέπει να ξεχάσω. Γι' αυτό πάντα στέλνω ένα email στον εαυτό μου. Ωστόσο, με μια εφαρμογή είναι πολύ πιο εύκολο και γρήγορο. Αν θέλετε να το κάνετε λίγο πιο επαγγελματικά, θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε τα tasks στο Google Mail ή καλύτερα το Google Keep (https://keep.google.com).

Αν δεν είστε ευλογημένοι με τη μέθοδο πληκτρολόγησης με δέκα δάχτυλα, μπορείτε επίσης να μιλήσετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Για το σκοπό αυτό διατίθεται η επέκταση Dictation ή μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μορφές όπως το Web Speech API ή το Email Dictation. Αυτό το βίντεο δείχνει λεπτομερώς τι πρέπει να έχετε υπόψη σας. Παρακολουθήστε το!

Λαμβάνετε επίσης τόσα πολλά emails όσα κι εγώ; Τότε είναι πρακτικό όταν αλλάζεις την προβολή όλων των emails και με ένα κλικ βλέπεις αμέσως το περιεχόμενο του email, χωρίς να χάνεις την προβολή των υπολοίπων. Σε αυτό το πολύ μικρό video θα μάθετε όλα για αυτό τον εκπληκτικό κόλπο ρύθμισης. Αξίζει!