Γραφειακά έξοδα είναι ένα αναπόφευκτο κομμάτι της δραστηριότητάς σου ως ανεξάρτητος ιστοσελίδας σχεδιαστής ή γραφίστας. Ανεξαρτήτως αν έχεις ενοικιάσει ένα δικό σου γραφείο ή εργάζεσαι από το σπίτι, υπάρχουν πολλές δαπάνες που δεν πρέπει να αγνοήσεις στους υπολογισμούς σου. Αυτός ο οδηγός θα σε βοηθήσει να καταγράψεις και να υπολογίσεις τα γραφειακά σου έξοδα με συστηματικό τρόπο, ώστε να μπορείς να κοστολογήσεις σωστά τις υπηρεσίες σου.
Κύριες διαπιστώσεις
- Τα γραφειακά έξοδα προκύπτουν ανεξάρτητα από τον τόπο εργασίας.
- Μια πλήρης λίστα όλων των θέσεων εξόδων είναι ουσιώδης.
- Λάβε υπόψη σου τόσο τις εφάπαξ όσο και τις τρέχουσες δαπάνες.
Οδηγός βήμα προς βήμα
1. Κατάλογος εξόδων αποθεμάτων
Το πρώτο βήμα είναι να καταγράψεις όλα τα έξοδα αποθεμάτων, δηλαδή όλα τα υλικά και άυλα αγαθά που είναι απαραίτητα για την εργασία σου. Αυτό περιλαμβάνει υπολογιστές, οθόνες, εκτυπωτές, τηλέφωνα, λογισμικό καθώς και έπιπλα όπως γραφεία και καρέκλες. Μην ξεχάσεις να συμπεριλάβεις και μικρότερες προμήθειες όπως ράφια ή ντουλάπες στη λίστα σου. Κάνε μια μεγάλη λίστα όπου θα κρατήσεις καθένα από αυτά τα στοιχεία.
2. Εκτίμηση κοστους υλικών
Αφού καταγράψεις τα έξοδα αποθεμάτων σου, είναι η ώρα να προσδιορίσεις το κόστος υλικών. Αυτό αφορά όλα τα μικρότερα πράγματα που χρειάζεσαι τακτικά, όπως χαρτί, στυλό, μελάνια εκτυπωτών ή άλλα υλικά γραφείου. Για να αποκτήσεις μια ρεαλιστική εικόνα, μπορείς να ελέγξεις τις αποδείξεις του τελευταίου έτους και να υπολογίσεις τα έξοδα. Αυτό το ποσό θα πρέπει να παρακολουθείται συνεχώς.
3. Καταγραφή γενικών εξόδων διοίκησης
Στα γενικά έξοδα διοίκησης περιλαμβάνονται οι δαπάνες για λογιστικά και νομικά θέματα. Αν έχεις λογιστή, σημείωσε τα ετήσια έξοδά του. Αν τα κάνεις όλα μόνος σου, υπολόγισε τις ώρες που χρειάζεσαι για την λογιστική και πολλαπλασίασε το ποσό αυτό με μια κατάλληλη αμοιβή ανά ώρα, για παράδειγμα 50 €. Μην ξεχάσεις να συμπεριλάβεις και τα κόστη λογισμικού για προγράμματα λογιστικής και φορολογίας.
4. Ανάλυση ενοικίων και λειτουργικών εξόδων
Αν έχεις ενοικιάσει γραφείο, τα ενοίκια και τα τρέχοντα λειτουργικά έξοδα αποτελούν σημαντικό παράγοντα κόστους. Λάβε υπόψη τόσο το βασικό ενοίκιο όσο και τα πρόσθετα έξοδα όπως ηλεκτρικό ρεύμα, αέριο και καθαρισμό. Υπολόγισε πόσα ξοδεύεις το χρόνο για το γραφείο σου. Ο μέσος όρος για τα γραφεία είναι περίπου 16.000 € το χρόνο, αλλά αυτό το ποσό μπορεί να διαφέρει ανάλογα με την τοποθεσία.
5. Υπολογισμός εξόδων υποδοχής πελατών
Στους υπολογισμούς σου δεν πρέπει να λείπουν και τα έξοδα υποδοχής πελατών. Αυτό περιλαμβάνει δαπάνες για καφετέριες, σνακ και επαγγελματικά γεύματα. Εκτίμησε τα ετήσια έξοδά σου και προγραμμάτισε εδώ γεναιόδωρα, ώστε να μην υπερβείς τον προϋπολογισμό.
6. Προσθήκη εξόδων ταξιδιών και οχημάτων
Όλα τα έξοδα που σχετίζονται με τις μεταφορές, είτε για το αυτοκίνητό σου είτε για δημόσιες συγκοινωνίες, πρέπει επίσης να ληφθούν υπόψη. Σε αυτά περιλαμβάνονται τα έξοδα ασφάλισης, τελών οχημάτων και ενδεχομένως και τα έξοδα σιδηροδρομικών ταξιδιών. Υπολόγισε τουλάχιστον 1.500 € το χρόνο για να σχεδιάσεις ρεαλιστικά.
7. Λήψη υπόψη της αυτοδιαφήμισης και του μάρκετινγκ
Ένα συχνά παραμελημένο σημείο είναι τα έξοδα αυτοδιαφήμισης και μάρκετινγκ. Είτε πρόκειται για ψηφιακή διαφήμιση, φυλλάδια ή μια επαγγελματική ιστοσελίδα – όλες αυτές οι δαπάνες πρέπει να είναι μέρος των υπολογισμών σου. Εκτίμησε πόσο χρόνο αφιερώνεις σε δικές σου διαφημιστικές ενέργειες και απέδωσε αυτό το κόστος χρηματικά. Ένας γενικός κανόνας είναι περίπου 5.000 € το χρόνο.
8. Συνολική θεώρηση
Αφού έχεις καταγράψει όλες τις αναφερόμενες κατηγορίες εξόδων και έχεις σημειώσει τα ποσά, είναι καιρός να υπολογίσεις τις μερικές συνολικές. Πρόσθεσε όλα τα σύνολά σου από τα διάφορα βήματα και έλεγξε αν είσαι σε θέση να προσφέρεις τις υπηρεσίες σου σε μια τιμή που καλύπτει όχι μόνο τα έξοδά σου, αλλά και αποφέρει και κέρδη. Αυτό θα σου δώσει μια σαφή εικόνα για την οικονομική κατάσταση της αυτοαπασχόλησής σου.
Σύνοψη – Αποτελεσματική κοστολόγηση γραφειακών εξόδων
Σε αυτόν τον οδηγό έμαθες πώς να προσδιορίζεις και να καταγράφεις τα διάφορα γραφειακά έξοδα. Από τα έξοδα αποθεμάτων μέχρι την αυτοδιαφήμιση, αυτή η γνώση σου δίνει τη δυνατότητα να διαμορφώσεις ρεαλιστικές τιμές και να αποφύγεις οικονομικές εκπλήξεις.
Συχνές ερωτήσεις
Πώς καταγράφω τα συνολικά γραφειακά έξοδα;Δημιούργησε μια λεπτομερή λίστα όλων των εξόδων που σχετίζονται με το γραφείο σου, συμπεριλαμβανομένων των εξόδων αποθεμάτων, κόστους υλικών και εξόδων διοίκησης.
Είναι σημαντικά τα έξοδα αυτοδιαφήμισης;Ναι, είναι καθοριστικά για να αναδείξεις την παρουσία σου στην αγορά και να προσελκύσεις πελάτες. Λάβε αυτά τα έξοδα υπόψη στους υπολογισμούς σου.
Πόσο συχνά θα πρέπει να ελέγχω τα γραφειακά έξοδα;Συνιστάται να τα ελέγχεις τακτικά, για παράδειγμα ετησίως, και να τα προσαρμόζεις.
Ποιος είναι ο ρόλος των εξόδων ταξιδιών;Τα έξοδα ταξιδιών είναι σημαντικά όταν επισκέπτεσαι πελάτες ή συμμετέχεις σε εκδηλώσεις. Αυτά τα έξοδα θα πρέπει να συμπεριληφθούν στους συνολικούς υπολογισμούς σου.
