Projektien suunnittelu ja hallinta vaatii usein toistuvientehtävienlisäämistä, jotta säännöllisistä toiminnoista saadaan tehokas yleiskuva. Tässä oppaassa opit, kuinka voit luoda toistuvan tehtävän Microsoft Project-ohjelmassa ja mitkä vaihtoehdot ovat käytettävissäsi.
Tärkeimmät havainnot
- Toistuvia tehtäviä voidaan helposti lisätä MS Projectiin.
- Voit määrittää toistuvan tehtävän tiheyden ja keston tarkasti.
- Voit yhdistää toistuvia tehtäviä muihin tehtäviin.
Vaiheittainen ohje toistuvan tehtävän luomiseen
Luodaksesi toistuvan tehtävän MSProjectissa, seuraa seuraavia vaiheita:
Ensiksi avaa Microsoft Project ja siirry "Tehtävä" -välilehteen. Sieltä löydät vaihtoehdon "Lisää", jonka jälkeen "Tehtävät". Tässä osassa voit luoda toistuvia tehtäviä, joita kutsutaan jaksoittaisiksi tehtäviksi. Ne ovat näppäriä tehtäville, jotka toistuvat säännöllisin välein, kuten esimerkiksi säännölliset kokoukset tai tapaamiset.
Luodaksesi toistuvan tehtävän, napsauta "Lisää tehtävä". Voit nyt määrittää toistuvan tehtävän yksityiskohdat. Nimeämmme tehtävän "Kokous". Määritä kokouksen kesto, esimerkiksi tunniksi. Tässä voit vapaasti määrittää keston tarpeidesi mukaan - olipa se sitten tunti, päivä tai minuutti.
Seuraavassa vaiheessa sinun on määritettävä kokouksen tiheys. Tapahtuuko kokous päivittäin, viikoittain vai kuukausittain? Sinulla on mahdollisuus mukauttaa tiheyttä mielesi mukaan, olipa se sitten päivittäin, vain työpäivinä, viikoittain tietyinä päivinä tai kuukausittain kuukauden ensimmäisenä.
Oletetaan, että kokous pidetään päivittäin, mutta vain työpäivinä. Lisäksi voit määrittää aloitus- ja lopetusaikapisteet. Aloita esimerkiksi tänään ja aseta päättymispäivämääräksi 31. joulukuuta. Näin näet yhdellä silmäyksellä, kuinka monta esiintymää on määräajan loppuun mennessä. Tässä tapauksessa se tarkoittaa 29 toistuvaa kokousta. Vaihtoehtoisesti voit myös sanoa, että kokouksen tulisi päättyä 10 esiintymän jälkeen, ja päättymispäivämäärä mukautuu sen mukaisesti.
Kun olet antanut perus tiedot, valitse kalenteri - tässä esimerkissä oletuskalenteri - ja vahvista syötteet napsauttamalla "OK". Saattaa olla tarpeen siirtää suunnittelua hieman, jotta kaikki sopii aikatauluun sujuvasti. Voit tiivistää näkymää toistuvista tehtävistä projektirakenteessa, jotta se olisi selkeämpi.
Olemme nyt lisänneet kokouksen toistuvana tehtävänä. Jos haluat nyt lisätä uuden tehtävän, esimerkiksi "Työt", voit aikatauluttaa sen suoraan kokouksen jälkeen. Siirry uuteen tehtävään ja aseta työaika 6 tunniksi. Nyt näet edeltävässä kentässä numeron juuri luomasi kokouksen.
On myös mahdollista yhdistää nämä uudet tehtävät muihin tehtäviin. Tämä tarkoittaa, että voit teoriassa luoda lisää tehtäviä kokouksenjälkeen. Jos haluat esimerkiksi lisätä toisen tehtävän nimeltä "Väritys", joka kestää kaksi tuntia ja tulee kokouksen jälkeen, voit yksinkertaisesti merkitä siihen liittyvän edeltävän tehtävän.
Näiden vaiheiden avulla voit luoda hyvin organisoidun Gantt-kaavion Microsoft Projectissa, joka antaa selkeän yleiskuvan tehtävistäsi ja niiden aikajärjestyksestä.
Yhteenveto - Toistuvien tehtävien tehokas luominen MS Projectissa
Olet oppinut tässä oppaassa, kuinka voit luoda toistuvia tehtäviä MS Projectissa helposti ja tehokkaasti. Olet myös tutustunut eri vaihtoehtoihin toistuvuuden ja tehtävien rakenteen mukauttamiseksi projektisuunnitelmasi optimoimiseksi.
UKK
Kuinka luon toistuvan tehtävän?Siirry "Tehtävä" -välilehteen, valitse "Lisää" ja sitten "Tehtävät".
Voiko toistuvan tehtävän kestoa muokata?Kyllä, voit valita keston vapaasti, esim. yhdestä minuutista useisiin päiviin.
Kuinka usein toistuva tehtävä voi tapahtua?Voit suunnitella sen päivittäin, viikoittain, kuukausittain tai vuosittain.
Voinko määrittää aloitus- ja lopetusaikapisteet toistuville tehtäville?Kyllä, sekä aloitus- että lopetusaikapisteet voidaan määrittää erikseen.
Voinko yhdistää toistuvat tehtävät muihin tehtäviin?Kyllä, voit luoda edeltävyyssuhteita toistuvien ja muiden tehtävien välille.
