Hast du 50 Elektrogeräte im Büro und keinen Überblick? Du bist nicht allein.

Du kennst die Seriennummer deines MacBooks auswendig, weißt genau, welche Adobe-Lizenzen wann ablaufen, und hast jeden Projektmeilenstein im Blick. Aber frag dich mal ehrlich: Wie viele Steckdosenleisten liegen eigentlich unter den Schreibtischen in deiner Agentur? Keine Ahnung? Willkommen im Club. Die meisten Kreativunternehmer haben einen toten Winkel, wenn es um ihre Elektrogeräte geht. Dabei schlummert hier ein Risiko, das im schlimmsten Fall die Existenz kosten kann. Nicht weil du schlechte Arbeit machst, sondern weil du eine Vorschrift ignorierst, von der du vielleicht noch nie gehört hast.

Das Wichtigste in Kürze

Jeder Arbeitgeber in Deutschland ist gesetzlich verpflichtet, alle elektrischen Betriebsmittel regelmäßig prüfen zu lassen. Die DGUV Vorschrift 3 schreibt für Bürogeräte eine maximale Prüffrist von 24 Monaten vor, sofern die Fehlerquote unter zwei Prozent bleibt. Die Prüfung muss durch eine Elektrofachkraft erfolgen und kostet zwischen drei und acht Euro pro Gerät. Bei Verstößen drohen nicht nur Bußgelder, sondern auch der komplette Verlust des Versicherungsschutzes im Schadensfall.

Warum zählt kaum eine Agentur ihre Elektrogeräte?

Der Grund ist simpel: Elektrogeräte sind unsichtbar geworden. Sie funktionieren einfach. Du steckst den Laptop ein, der Monitor leuchtet auf, die Kaffeemaschine brüht. Solange nichts kaputt geht, existiert das Thema nicht. Dein Kopf ist voll mit Kundenprojekten, Deadlines und der Frage, wie du den nächsten Pitch gewinnst. Da bleibt kein Platz für die Frage, ob die Mehrfachsteckdose unter dem Besprechungstisch eigentlich noch in Ordnung ist.

Hinzu kommt eine gefährliche Annahme: Neue Geräte sind sicher. Schließlich haben sie ein CE-Zeichen und kommen von renommierten Herstellern. Was viele nicht wissen: Die CE-Kennzeichnung bestätigt nur, dass das Gerät zum Zeitpunkt der Produktion den europäischen Richtlinien entsprach. Sie sagt nichts darüber aus, wie sich das Gerät nach zwei Jahren intensiver Nutzung verhält. Kabel werden geknickt, Stecker abgenutzt, Gehäuse bekommen Risse. Schleichende Defekte bleiben oft monatelang unbemerkt, bis plötzlich ein Kurzschluss die Sicherung fliegen lässt. Oder Schlimmeres passiert.

Die Kreativbranche hat außerdem eine besondere Beziehung zu Technik. Du kaufst das neueste Equipment, weil es deine Arbeit besser macht. Aber du siehst es als Werkzeug, nicht als potenzielle Gefahrenquelle. Dabei zeigen die Unfallstatistiken des Instituts zur Erforschung elektrischer Unfälle der BG ETEM, dass jährlich zwischen 3.500 und 4.000 Stromunfälle gemeldet werden. Rund 88 Prozent davon passieren im Niederspannungsbereich, also genau dort, wo deine Bürogeräte arbeiten.

Wie viele Geräte verstecken sich wirklich in deinem Büro?

Mach jetzt eine kleine Übung. Geh im Kopf einmal durch dein Büro und zähle mit. Ein typischer Arbeitsplatz in einer Kreativagentur besteht heute aus mindestens einem Laptop oder Desktop-PC, oft zwei externen Monitoren, einer Docking Station, Maus und Tastatur, einem USB-Hub und einer Schreibtischlampe. Das sind bereits sieben Geräte pro Person. Bei Designern kommen Grafiktabletts dazu, bei Videoproduzenten externe Festplatten und Kartenlesegeräte.

Dann wäre da die Gemeinschaftsausstattung. Im Flur steht der Netzwerkdrucker, vielleicht noch ein Scanner. Im Serverraum oder der IT-Ecke findest du Router, Switches, ein NAS für die Datensicherung und möglicherweise eine unterbrechungsfreie Stromversorgung. Im Meetingraum hängt ein Beamer oder Flatscreen, dazu Videokonferenz-Equipment mit Kamera und Mikrofon. In der Küche stehen Kaffeevollautomat, Wasserkocher, Mikrowelle und Kühlschrank.

Und jetzt kommt der Teil, den wirklich niemand auf dem Schirm hat: die Steckdosenleisten und Verlängerungskabel. Unter jedem Schreibtisch liegt mindestens eine Mehrfachsteckdose, oft sind es zwei oder drei hintereinander gesteckt. In einer Agentur mit zehn Mitarbeitern summiert sich das schnell auf 20 bis 30 Steckdosenleisten, die alle ebenfalls als ortsveränderliche elektrische Betriebsmittel gelten und geprüft werden müssen.

Die Rechnung zeigt: Eine durchschnittliche Zehn-Personen-Agentur hat leicht über 100 prüfpflichtige Elektrogeräte. Bei größeren Teams oder Studios mit aufwendiger Videotechnik können es auch 200 oder mehr sein. Die wenigsten Unternehmer haben davon eine vollständige Liste.

Was macht die DGUV Vorschrift 3 zur Chefsache?

Die DGUV Vorschrift 3 ist keine freiwillige Empfehlung, sondern eine verbindliche Unfallverhütungsvorschrift der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung. Sie basiert auf dem Arbeitsschutzgesetz und der Betriebssicherheitsverordnung. Die Kernforderung lautet: Alle elektrischen Anlagen und Betriebsmittel müssen vor der ersten Inbetriebnahme und danach in regelmäßigen Abständen geprüft werden.

Das Entscheidende dabei: Die Verantwortung liegt bei dir als Unternehmer. Du kannst die Durchführung der Prüfung zwar delegieren, aber nicht die Verantwortung dafür, dass sie stattfindet. Selbst wenn du einen Mitarbeiter oder externen Dienstleister beauftragst, bleibst du in der Pflicht sicherzustellen, dass die Prüfungen ordnungsgemäß und fristgerecht erfolgen. Im Schadensfall fragt niemand den Prüfer, sondern dich.

Die Prüffristen sind in den Durchführungsanweisungen zur DGUV Vorschrift 3 festgelegt. Für ortsveränderliche elektrische Betriebsmittel in Büroumgebungen gilt ein Richtwert von sechs Monaten. Liegt die bei den Prüfungen festgestellte Fehlerquote unter zwei Prozent, kann die Frist auf maximal 24 Monate verlängert werden. Das bedeutet: Mindestens alle zwei Jahre muss jedes einzelne Gerät in deinem Büro von einer Elektrofachkraft überprüft werden. Für Baustellen oder Werkstätten gelten deutlich kürzere Fristen von drei bis zwölf Monaten.

Die Prüfung ortsveränderlicher elektrischer Betriebsmittel besteht aus drei Teilen. Zunächst erfolgt eine Sichtprüfung auf äußere Beschädigungen wie defekte Kabel, gebrochene Gehäuse oder beschädigte Stecker. Dann folgt die messtechnische Prüfung mit kalibrierten Messgeräten nach DIN VDE 0701-0702. Dabei werden Schutzleiterwiderstand, Isolationswiderstand und Ableitstrom gemessen. Abschließend wird eine Funktionsprüfung durchgeführt. Alle Ergebnisse werden in einem Prüfprotokoll dokumentiert, und das geprüfte Gerät erhält eine Prüfplakette, die den nächsten Prüftermin anzeigt.

Welche Geräte darfst du selbst prüfen und welche nicht?

Die Antwort ist differenzierter, als viele denken. Grundsätzlich gilt: Die messtechnische Prüfung mit Messgeräten muss von einer Elektrofachkraft durchgeführt oder zumindest geleitet werden. Das ist jemand, der durch Ausbildung, Kenntnisse und Erfahrung in der Lage ist, die ihm übertragenen Arbeiten zu beurteilen und mögliche Gefahren zu erkennen. In der Regel sind das ausgebildete Elektroniker, Elektrotechniker oder Elektroingenieure.

Eine Ausnahme gibt es für elektrotechnisch unterwiesene Personen. Das sind Mitarbeiter, die von einer Elektrofachkraft über ihre Aufgaben und die möglichen Gefahren bei unsachgemäßem Verhalten unterwiesen wurden. Sie dürfen unter Leitung und Aufsicht einer Elektrofachkraft bestimmte Prüfungen durchführen, wenn sie dabei geeignete Mess- und Prüfgeräte verwenden. In der Praxis bedeutet das: Du könntest einen Mitarbeiter schulen lassen, der dann die Routineprüfungen übernimmt. Allerdings muss eine Elektrofachkraft die Verantwortung tragen und regelmäßig kontrollieren.

Was du selbst und ohne besondere Qualifikation tun kannst und solltest, ist die regelmäßige Sichtprüfung. Dabei achtest du auf offensichtliche Mängel wie beschädigte Kabel, lose Stecker, Risse im Gehäuse oder Brandspuren. Auch die Funktionsprüfung von Fehlerstrom-Schutzschaltern durch Betätigen der Prüftaste gehört dazu. In stationären Anlagen sollte das alle sechs Monate erfolgen, in nichtstationären Anlagen wie auf Baustellen sogar arbeitstäglich.

✅ Was du selbst prüfen darfst:

☐ Sichtprüfung auf äußere Beschädigungen ☐ Kontrolle von Kabeln auf Knicke, Risse, blanke Stellen ☐ Prüfung, ob Stecker fest sitzen und nicht beschädigt sind ☐ Betätigung der Prüftaste am FI-Schutzschalter ☐ Kontrolle, ob Geräte ordnungsgemäß aufgestellt sind

❌ Was eine Elektrofachkraft machen muss:

☐ Messtechnische Prüfung mit kalibrierten Geräten ☐ Messung von Schutzleiterwiderstand und Isolationswiderstand ☐ Ermittlung des Ableitstroms ☐ Erstellung des rechtssicheren Prüfprotokolls ☐ Bewertung und Freigabe der Betriebsmittel

Was kostet dich das Ignorieren wirklich?

Die Konsequenzen einer versäumten Elektroprüfung staffeln sich in mehreren Eskalationsstufen. Auf der ersten Stufe stehen Bußgelder. Die technischen Aufsichtsbeamten der Berufsgenossenschaften führen stichprobenartig Kontrollen durch. Wird festgestellt, dass du deine Prüfpflichten vernachlässigst, kann das direkt mit einem Bußgeld sanktioniert werden. Die Höhe bewegt sich im vierstelligen Bereich und kann bei wiederholten Verstößen deutlich steigen.

Schwerwiegender ist der Verlust des Versicherungsschutzes. Kommt es zu einem Schaden durch ein defektes Elektrogerät und du kannst kein gültiges Prüfprotokoll vorlegen, kann die Versicherung die Regulierung verweigern. Das gilt sowohl für die Betriebshaftpflicht als auch für die Feuerversicherung. Ein Drittel aller Brände im gewerblichen Bereich geht auf elektrische Defekte zurück. Wenn dein Büro durch einen Kabelbrand beschädigt wird und die Versicherung nicht zahlt, trägst du den kompletten Schaden selbst. Bei einem mittelgroßen Brandschaden reden wir schnell über 50.000 Euro aufwärts.

Die dritte Stufe ist die persönliche Haftung. Als Geschäftsführer oder Inhaber bist du für die Arbeitssicherheit verantwortlich. Kommt ein Mitarbeiter durch ein defektes Gerät zu Schaden, kann das strafrechtliche Konsequenzen haben. Die Berufsgenossenschaft nimmt dich dann in Regress für alle entstandenen Kosten, von der medizinischen Versorgung über die Rehabilitation bis hin zu möglichen Rentenansprüchen. Bei schweren Unfällen oder Todesfällen drohen Freiheitsstrafen. Das klingt dramatisch, ist aber die rechtliche Realität.

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Ein konkretes Szenario: In deiner Agentur schmort eine defekte Mehrfachsteckdose unter einem Schreibtisch. Es kommt zum Schwelbrand, der Rauchmelder schlägt an, alle können das Gebäude verlassen. Der Sachschaden beträgt 80.000 Euro. Die Versicherung prüft und stellt fest, dass keine aktuellen Prüfprotokolle vorliegen. Sie verweigert die Zahlung. Du bleibst auf dem kompletten Schaden sitzen. Gleichzeitig ermittelt die Staatsanwaltschaft wegen fahrlässiger Brandstiftung. Die Berufsgenossenschaft prüft, ob sie dich für Ausfallzeiten und Behandlungskosten eines Mitarbeiters, der Rauchgas eingeatmet hat, in Regress nehmen kann.

Wie teuer ist die Prüfung im Vergleich zum Schaden?

Nach dem Schreckensszenario jetzt die gute Nachricht: Die Kosten für eine ordnungsgemäße Elektroprüfung sind überschaubar. Für die Prüfung ortsveränderlicher Geräte zahlst du je nach Anbieter und Stückzahl zwischen drei und acht Euro pro Gerät. Bei größeren Mengen sinkt der Stückpreis. Manche Dienstleister bieten Pauschalpakete für kleine Unternehmen ab 99 Euro an.

Rechnen wir das für eine typische Zehn-Personen-Agentur mit 100 Geräten durch. Bei einem mittleren Preis von fünf Euro pro Gerät kommst du auf 500 Euro für die komplette Prüfung. Dazu kommen eventuell noch Anfahrtskosten, die sich aber bei regionalen Anbietern im Rahmen halten. Wenn du die Prüfung alle zwei Jahre durchführst, weil deine Fehlerquote niedrig ist, liegen die jährlichen Kosten bei 250 Euro. Das sind weniger als 21 Euro pro Monat, weniger als ein Streaming-Abo.

Die Rechnung ist eindeutig: Die Prüfungskosten stehen in keinem Verhältnis zum potenziellen Schaden. Selbst wenn du nie einen Schadensfall hast, erkaufst du dir mit der Prüfung Rechtssicherheit und die Gewissheit, dass deine Geräte in Ordnung sind. Die Kosten sind außerdem als Betriebsausgaben steuerlich absetzbar.

Was den Zeitaufwand betrifft: Pro Gerät rechnen Prüfer mit etwa zehn bis zwanzig Minuten, wenn alles gut zugänglich ist. Für 100 Geräte solltest du also mit einem Arbeitstag rechnen. Die meisten Dienstleister sind flexibel und können die Prüfung auch außerhalb der Kernarbeitszeiten oder an einem ruhigen Freitagnachmittag durchführen, damit der Betrieb nicht gestört wird.

Wie baust du ein Prüfsystem auf, das sich selbst verwaltet?

Die größte Hürde ist nicht die Prüfung selbst, sondern der Anfang. Einmal eingerichtet, läuft ein gutes System fast von allein. Hier ist ein Fünf-Schritte-Plan, der sich in der Praxis bewährt hat.

Schritt 1: Inventar erstellen. Nimm dir einen Vormittag Zeit und geh raumweise durch dein Büro. Erfasse jedes Elektrogerät in einer einfachen Tabelle mit Bezeichnung, Hersteller, Standort und Anschaffungsjahr. Vergiss nicht die Geräte unter Schreibtischen, in Schränken und Abstellräumen. Am Ende hast du eine vollständige Liste aller Betriebsmittel. Diese Liste ist gleichzeitig die Grundlage für deine Anlagenbuchhaltung und Versicherung.

Schritt 2: Gefährdungsbeurteilung durchführen. Bewerte für jeden Bereich, welchen Belastungen die Geräte ausgesetzt sind. Bürogeräte an einem festen Arbeitsplatz unterliegen geringen Beanspruchungen. Geräte, die häufig bewegt werden, wie Laptops oder Präsentationstechnik, haben ein höheres Risiko für Kabelschäden. Geräte in der Küche sind Feuchtigkeit ausgesetzt. Aus dieser Bewertung ergeben sich die individuellen Prüffristen für deinen Betrieb.

Schritt 3: Prüfdienstleister auswählen. Hol dir Angebote von zwei bis drei Anbietern ein. Achte nicht nur auf den Preis pro Gerät, sondern auch auf den Leistungsumfang. Ein guter Dienstleister erstellt rechtssichere Prüfprotokolle nach DIN VDE 0701-0702, klebt Prüfplaketten auf die Geräte und bietet einen Erinnerungsservice für den nächsten Prüftermin. Frag auch nach, ob der Anbieter die Erstinventur übernehmen kann, das spart dir Zeit.

Schritt 4: Prüftermin koordinieren. Stimm den Termin mit deinem Team ab und informiere alle Mitarbeiter vorab. Bitte sie, ihre Arbeitsplätze zugänglich zu machen und Kabelgewirr soweit möglich zu entwirren. Je besser die Vorbereitung, desto schneller geht die Prüfung. Plane den Termin idealerweise auf einen ruhigeren Tag, an dem nicht alle im Haus sein müssen.

Schritt 5: System etablieren. Nach der ersten Prüfung hast du eine saubere Dokumentation und weißt genau, wann die nächste Prüfung fällig ist. Trag dir den Termin in den Kalender ein, am besten mit zwei Erinnerungen: eine drei Monate vorher zum Angebotsvergleich, eine vier Wochen vorher zur Terminvereinbarung. So vergisst du den Termin nie wieder. Führe außerdem die Inventarliste laufend: Jedes neue Gerät wird eingetragen, ausgemusterte werden gestrichen. Bei der nächsten Prüfung übergibst du dem Dienstleister einfach die aktuelle Liste.

FAQ

Gilt die Prüfpflicht auch für Freelancer ohne Angestellte? Streng genommen gilt die DGUV Vorschrift 3 für alle Unternehmer mit Beschäftigten. Als Solo-Selbstständiger ohne Angestellte bist du formal nicht verpflichtet. Allerdings kann deine Betriebshaftpflicht oder Feuerversicherung trotzdem einen Nachweis über den ordnungsgemäßen Zustand deiner Elektrogeräte verlangen. Im Schadensfall bist du auf der sicheren Seite, wenn du Prüfungen dokumentieren kannst.

Was ist mit Geräten im Homeoffice? Geräte, die du als Arbeitgeber für das Homeoffice zur Verfügung stellst, unterliegen ebenfalls der Prüfpflicht. Das gilt für Laptops, Monitore, Docking Stations und auch für Mehrfachsteckdosen, die du den Mitarbeitern gibst. Die Prüfung kann entweder vor Ort beim Mitarbeiter erfolgen, oder die Geräte werden turnusmäßig ins Büro gebracht. Die genaue Organisation solltest du in einer Homeoffice-Vereinbarung festhalten.

Muss ich private Elektrogeräte meiner Mitarbeiter prüfen? Ja, sobald ein privates Gerät am Arbeitsplatz genutzt wird, wird es zum Betriebsmittel im Sinne der Betriebssicherheitsverordnung. Das gilt für die private Kaffeemaschine in der Küche genauso wie für das Smartphone, das am USB-Port des Firmenrechners geladen wird. Du solltest daher klare Regeln aufstellen: Entweder private Geräte sind untersagt, oder Mitarbeiter müssen sie anmelden, damit sie in die Prüfung einbezogen werden können.

Wie lange muss ich Prüfprotokolle aufbewahren? Es gibt keine gesetzlich festgelegte Aufbewahrungsfrist speziell für Prüfprotokolle nach DGUV Vorschrift 3. Als Faustregel gilt: Bewahre die Protokolle mindestens bis zur übernächsten Prüfung auf, also bei zweijährigem Turnus mindestens vier Jahre. Im Schadensfall kann es nötig sein, den ordnungsgemäßen Zustand über einen längeren Zeitraum nachzuweisen. Eine Aufbewahrung von zehn Jahren, analog zu anderen Geschäftsunterlagen, ist empfehlenswert.

Kann ich Prüffristen selbst festlegen? Die Prüffristen musst du im Rahmen deiner Gefährdungsbeurteilung selbst ermitteln und festlegen. Die DGUV Vorschrift 3 gibt dabei Richtwerte und Maximalwerte vor. Für Bürogeräte liegt der Maximalwert bei 24 Monaten, wenn die Fehlerquote unter zwei Prozent bleibt. Du kannst kürzere Fristen wählen, wenn die Beanspruchung höher ist. Längere Fristen als die Maximalwerte sind nicht zulässig.Lässt sich die Inventur mit der Prüfung kombinieren? Ja, das ist sogar sehr sinnvoll. Viele Prüfdienstleister bieten an, bei der ersten Prüfung gleichzeitig ein vollständiges Inventar zu erstellen. Dabei werden alle Geräte erfasst, mit einer Inventarnummer versehen und in einer Datenbank dokumentiert. So schlägst du zwei Fliegen mit einer Klappe und hast danach eine saubere Übersicht über deinen gesamten Gerätebestand.