Gerai organizuotas paštas yra efektyvios komunikacijos pamatas. Outlook siūlo daugybę galimybių greitai ir lengvai sutvarkyti savo el. pašto dėžutę. Šiame vadove sužinosite, kaip perkelti, ištrinti, pažymėti kelis el. laiškus ir sukurti naujas aplankas. Tai padės jums greitai ir efektyviai struktūrizuoti savo paštą.
Pagrindinės žinios
- Tu gali lengvai ištrinti, perkelti arba rūšiuoti el. laiškus aplankuose.
- Skirtumas tarp vietinių ir IMAP aplankų yra esminis saugiai organizuojant.
- Teisingai naudojant aplankus ir žymes, tu išlaikysi perkamąjį svarbių el. laiškų apžvalgą.
Žingsnis po žingsnio vadovas
Norėdamas optimaliai organizuoji savo el. laiškus programoje Outlook, laikykis šių paprastų žingsnių:
Pašto dėžutės tvarkymas
Atidaręs savo Outlook pašto dėžutę, tu iš karto pamatysi gautų el. laiškų sąrašą. Dauguma šių laiškų gali būti nebeaktualūs arba baigti. Norėdamas sutvarkyti savo pašto dėžutę, gali pasirinkti vieną el. laišką ir jį ištrinti naudodamas mygtuką „Ištrinti“ arba „Delete“ klavišą.
Juodraščių valdymas
El. laiškus, kuriuos parašei, bet dar nesi išsiuntęs, rasi aplanke „Juodraščiai“. Čia gali lengvai ištrinti nereikalingus juodraščius, pasirinkdamas juos ir paspausdamas ištrynimo mygtuką arba dešiniuoju pelės klavišu spustelėdamas el. laišką ir pasirinkdamas „Ištrinti“.
El. laiškų ištrynimas
Jei nori galutinai ištrinti el. laiškus, eik į „Pradžia“ ir tada „Ištrinti“. Outlook tave informuos, kad el. laiškas negalės būti atkurtas. Patvirtink, kad galutinai pašalintum el. laišką.
Šlamšto aplanko panaudojimas
Šlamšto aplankas automatiškai sukurtas „Outlook“ ir filtruoja el. laiškus, kurie laikomi nepageidaujamais. Čia gali patikrinti el. laiškus, kurie buvo neteisingai filtravę, ir prireikus perkelti juos į kitus aplankus.
Pašto išsiuntimo aplanko tvarkymas
Pašto išsiuntimo aplankas naudojamas siunčiamiems, tačiau dar neišsiųstiems el. laiškams. Jei el. laiškai čia stringa, patikrink savo interneto ryšį arba el. pašto serverio būseną. Sėkmingai išsiuntus, el. laiškai bus archivuojami aplanke „Išsiųsti daiktai“.
Nauji aplankai
Norėdamas tvarkyti savo pašto dėžutę, gali kurti naujus aplankus. Paspausk dešiniuoju pelės klavišu ant savo pašto dėžutės ir pasirink „Naujas aplankas“. Pavadink aplanką pagal poreikį, pavyzdžiui, „Baigta“. Taip galėsi tvarkingai sugrupuoti el. laiškus, kuriuos jau apdorojai.
IMAP aplankai ir vietiniai aplankai
Atkreipk dėmesį į skirtumus tarp vietinių aplankų ir IMAP aplankų. Vietiniai aplankai saugomi tavo kompiuteryje, o IMAP aplankai saugomi pas teikėją serveryje, todėl prie jų gali prisijungti ir kitais įrenginiais. Tai visada turėtų būti įvertinta organizuojant, ypač labai svarbiems el. laiškams.
El. laiškų žymėjimas
Žymėk svarbius el. laiškus, spustelėdamas atitinkamą el. laišką. Laikyk mygtuką „Shift“ arba „Ctrl“, kad pasirinktum kelis el. laiškus vienu metu ir pažymėk juos vėlesniam naudojimui. Tai ypač naudinga greitai perkelti el. laiškus į naują „Baigta“ aplanką.
Drag & Drop organizavimui
Kita naudinga metodika yra Drag & Drop. Laikyk paspaudęs kairįjį pelės klavišą, kol trauki el. laiškus į naują aplanką. Tai laiką taupanti metodika keletui el. laiškų perkelti vienu metu.
Didelių pašto kiekių valdymas
Su laiku gali susikaupti šimtai ar net tūkstančiai el. laiškų. Jei pastebi, kad tavo pašto dėžutė perpildyta, yra laikas reguliariai atlikti tvarkymą ir naudoti aukščiau paminėtas metodikas. Reguliari el. laiškų priežiūra padės užtikrinti, kad nepasimestum.
taisyklių svarba
Be rankinių darbų, tu gali kurti taisykles „Outlook“, kad automatizuotum procesus. Taip galėsi automatiškai dėti gaunamus el. laiškus į tam tikrus aplankus, kas tau sutaupys laiko ir pastangų. Šios parinktys bus aptartos atskiroje pamokoje, tačiau jos yra svarbios ilgalaikei el. pašto organizacijai.
Santrauka – Įvaldyk el. pašto organizaciją programoje Outlook
Tu sužinojai, kaip efektyviai organizuoti savo pašto dėžutę perkeldamas, ištrindamas ir kurdamas aplankus. Šios praktikos padės tau išlaikyti perkamąjį ir sutaupyti laiko.
Dažnai užduodami klausimai
Kaip aš galutinai ištrinsiu el. laišką?Paspausk „Pradžia“ > „Ištrinti“ ir patvirtink galutinį ištrynimą.
Ar galiu perkelti el. laiškus į kelis aplankus?Taip, tu gali perkelti el. laiškus su Drag & Drop arba dešiniu pelės klavišu į kitus aplankus.
Koks skirtumas tarp IMAP aplanko ir vietinio aplanko?IMAP aplankai saugomi serveryje, vietiniai aplankai tavo PC.
Kaip galiu sukurti taisykles el. laiškams?Paspausk nustatymus programoje Outlook ir pasirink „Taisyklės“, kad nustatytum automatizuotus procesus.
Ką turiu daryti su šlamšto el. laiškais?Patikrink savo šlamšto aplanką ir perkelk neteisingai filtruotus el. laiškus atgal į savo pašto dėžutę.
