Effektiv organisering i Gmail – bruke etiketter smart

Gmail har ingen mapper. I stedet tilbyr det muligheten til å bruke etiketter, noe som ofte er mye mer fleksibelt og praktisk. Etiketter lar deg sortere e-postene dine på en personlig måte, slik at du alltid har oversikt. I denne veiledningen viser jeg deg hvordan du effektivt bruker etiketter og hvordan du kan tilpasse dem til dine behov for å organisere innboksen din optimalt.

Viktigste innsikter

• Etiketter gir mer fleksibilitet enn mapper.
• Du kan bruke flere etiketter for en e-post.
• Med farger kan du visuelt skille etikettene dine.
• Filtre hjelper deg med å organisere automatisk.

Trinn-for-trinn-veiledning

1. Forstå og opprett etiketter

En av de største fordelene med Gmail er muligheten til å opprette etiketter. Mens du i andre e-posttjenester har mapper, gir etiketter deg en mer fleksibel løsning. Hvis du vil opprette en ny etikett, går du til Gmail-innboksen din og klikker på etikett-symbolet.

Her kan du enten velge en eksisterende etikett eller opprette en ny. Når du oppretter en ny etikett, kan du for eksempel gi den navnet «Bestillinger» og deretter klikke på «Opprett» og bekrefte dette.

Etiketten vil nå vises i listen din, og så snart du klikker på den, kan alle e-poster under denne etiketten vises for deg.

2. Sett farger for etiketter

For å organisere e-postene dine enda bedre, kan du sette farger for etikettene dine. Du kan for eksempel ønske å velge fargen grønn for bestillinger, slik at du med ett blikk kan se at det handler om en bestilling.

For å endre fargen på etiketten din, går du tilbake til etikettinnstillingene og velger den aktuelle fargen. Dette øker oversiktligheten og gjør det lettere for deg å arbeide.

3. Administrere etiketter

Etter at du har opprettet etikettene dine, ønsker du kanskje å skjule eller endre en etikett. I etikettadministrasjonsinnstillingene kan du spesifisere hvilke etiketter som skal vises som standard og hvilke som ikke skal vises.

Hvis du for eksempel har en etikett kalt «Stefan» for mindre viktige e-poster, kan du stille inn at den skal være standard skjult. Slik blir innboksen din mindre overfylt.

4. Legge til flere etiketter

En nyttig annen etikett kan være «Utestående». For å legge til en ny etikett, gå bare til etikettadministrasjonen og klikk på «Opprett ny etikett». For denne etiketten kan du også velge en farge, for eksempel rød for utestående oppgaver.

På denne måten har du alltid en oversikt over hvilke e-poster som fortsatt er åpne, og kan kanskje prioritere dem.

5. Sette opp filtre for etiketter

For å optimalisere organiseringen ytterligere, bør du vurdere å opprette filtre. Filtre lar deg automatisk merke e-poster med en bestemt etikett så snart de kommer inn i innboksen din.

Gå til filterinnstillingene for dette. Du kan opprette filtre som for eksempel automatisk merker e-poster fra bestemte avsendere med etiketten din «Bestillinger».

6. Kombinere etiketter i søkefeltet

En flott funksjon i Gmail er søkefeltet. Her kan du spesifikt søke etter e-poster og kombinere etiketter. Hvis du bare vil se de utestående e-postene fra en bestemt avsender, for eksempel Stefan, kan du gjøre det ved å skrive «Stefan + utestående» i søkefeltet.

Ved å kombinere søket på denne måten, vil du få opp akkurat de e-postene som er relevante for deg, og unngå en overdreven informasjonsflom.

Sammendrag – Slik får du orden i Gmail – Arbeid raskere og mer oversiktlig med etiketter

Gmail tilbyr en fremragende mulighet til å organisere e-postene dine via etiketter, som er mer fleksible enn tradisjonelle mapper. Ved å ta deg tid til å opprette og administrere etiketter på riktig måte, vil du raskt merke hvor enkelt det er å holde oversikten. Bruk farger, filtre og søkefunksjonen for å gjøre arbeidet ditt mer effektivt og holde innboksen din under kontroll.