Opprette tilbakevendende oppgaver i MS Project

Planlegging og administrasjon av prosjekter krever ofte innsetting av gjentakendeoppgaverfor å opprettholde en effektiv oversikt over regelmessige aktiviteter. I denne guiden vil du lære hvordan du oppretter en gjentakende oppgave i Microsoft Projectog hvilke alternativer som er tilgjengelige for deg.

Viktigste innsikter

• Regelmessige oppgaver kan enkelt settes inn i MS Project.
• Du kan nøyaktig angi hyppigheten og varigheten av en gjentakende oppgave.
• Det er mulig å knytte gjentakende oppgaver til andre aktiviteter.

Trinn-for-trinn guide for oppretting av en gjentakende oppgave

For å opprette en gjentakende oppgave i MSProject, følg disse trinnene:

Først åpner du Microsoft Project og navigerer til fanen "Oppgave". Der finner du alternativet "Sett inn", etterfulgt av "Oppgaver". I dette området kan du opprette gjentakende oppgaver, som kalles periodiske oppgaver. Disse er praktiske for oppgaver som gjentar seg med faste intervaller, som for eksempel regelmessige møter eller samlinger.

For å opprette en gjentakende oppgave, klikk på "Sett inn oppgave". Du kan nå angi detaljene for den gjentakende oppgaven. La oss kalle oppgaven "Møte". Definer varigheten av møtet, for eksempel til en time. Her har du friheten til å angi varigheten i henhold til dine krav - enten det er en time, en dag eller et minutt.

I neste trinn må du angi hyppigheten av møtet. Er møtet daglig, ukentlig eller månedlig? Du har muligheten til å justere frekvensen etter dine ønsker, enten det er daglig, kun på arbeidsdager, ukentlig på bestemte dager eller månedlig den første dagen i måneden.

La oss anta at møtet skjer daglig, men kun på arbeidsdager. I tillegg kan du angi et start- og sluttpunkt. Begynn for eksempel i dag og sett sluttdatoen til 31. desember. På denne måten ser du ved et blikk hvor mange hendelser det er frem til slutten av fristen. I dette tilfellet blir det 29 gjentakende møter. Alternativt kan du også si at møtet skal avsluttes etter 10 hendelser, og sluttdatoen vil tilpasse seg deretter.

Når du har gjort de grunnleggende opplysningene, velg kalenderen - i dette eksemplet standardkalenderen - og bekreft opplysningene med "OK". Det kan være nødvendig å justere planleggingen litt for at alt skal passe harmonisk inn i tidsplanen. Du kan redusere visningen av gjentakende oppgaver i prosjektstrukturen, slik at den blir mer oversiktlig.

Vi har nå lagt til møtet som en gjentakende oppgave. Hvis du nå ønsker å legge til en ny oppgave, for eksempel "Arbeid", kan du planlegge den rett etter møtet. Gå da til den nye oppgaven og sett varigheten til 6 timer. Her ser du nå tallet for møtet i feltet for forgjengeren.

Det er også mulig å knytte disse nye oppgavene til andre aktiviteter. Det betyr at du teoretisk kan opprette flere oppgaver etterhvert møte. Hvis du for eksempel ønsker å legge til en annen oppgave som heter "Maling", som tar to timer og kommer etter møtet, kan du enkelt indikere den aktuelle forgjengeroppgaven.

Med disse trinnene kan du opprette et godt organisert Gantt-diagram i Microsoft Project, som gir deg en klar oversikt over oppgavene dine og deres tidssekvenser.

Sammendrag - Effektiv oppretting av gjentakende oppgaver i MS Project

I denne guiden har du lært hvordan du enkelt og effektivt oppretter gjentakende oppgaver i MS Project. Du har også kjent deg med de ulike mulighetene for å tilpasse frekvensen og strukturen til oppgavene dine, slik at du kan organisere prosjektplanen din optimalt.