Imagine que você está no escritório ou em trânsito e precisa enviar regularmente E-mails que muitas vezes têm o mesmo conteúdo, como relatórios mensais de vendas ou saudações de aniversário. Em vez de digitar os mesmos textos toda vez, você pode economizar tempo considerável com modelos de e-mail no Outlook. Este guia mostra como criar e usar seus próprios modelos de e-mail em poucos passos.
Principais conclusões Os modelos de e-mail no Outlook permitem que você envie e-mails recorrentes de forma eficiente. Você pode facilmente personalizar e salvar modelos, economizando tempo e esforço na próxima utilização.
Guia passo a passo
Passo 1: Criar um novo e-mail
Comece criando um novo e-mail no Outlook. Clique em "Novo E-mail". Aqui você insere o endereço do destinatário - se você estiver enviando o e-mail para o mesmo destinatário de sempre, pode inseri-lo diretamente.
Passo 2: Redigir o conteúdo do e-mail
Formule o texto do seu e-mail. Se for um relatório de vendas, você poderia escrever: "Aqui está o relatório de vendas atual". Você também pode adicionar detalhes específicos, como o mês atual, para tornar o conteúdo relevante.
Passo 3: Formatando o e-mail
Use diferentes opções de formatação para tornar o texto atraente. Por exemplo, você pode deixar certos parágrafos em negrito ou maiores, para que se destaquem na tela.
Passo 4: Salvar o e-mail como modelo
Em vez de enviar o e-mail imediatamente, vá em "Arquivo" e escolha "Salvar como". Na caixa de diálogo, você pode especificar o formato de mensagem do Outlook. Procure a pasta "Modelos Microsoft" e salve o e-mail com um nome significativo, como "Relatório de Vendas". Assim, você mantém o controle sobre seus modelos.
Passo 5: Usar o modelo
Para utilizar um modelo já criado, não vá em "Novo E-mail", mas escolha em "Novos Itens" a opção "Mais Itens" e depois "Selecionar Formulário". Lá você pode selecionar e abrir o modelo salvo.
Passo 6: Ajustar e enviar o e-mail
Depois de abrir o modelo, você pode alterar informações específicas, como o mês atual. Edite o texto conforme necessário e clique em "Enviar" para enviar seu e-mail.
Passo 7: Usar modelos de forma eficaz
Lembre-se de que esses modelos são particularmente úteis ao enviar e-mails mais complexos com muitos detalhes. Eles ajudam você a trabalhar de forma mais eficiente e facilitam o fluxo de comunicação.
Resumo - Uso eficiente de modelos de e-mail no Outlook: seu guia passo a passo
Modelos de e-mail são uma excelente ferramenta para economizar tempo ao enviar regularmente os mesmos e-mails. Utilize-os e otimize seus passos de trabalho para facilitar o seu dia a dia.
Perguntas frequentes
Como crio um modelo de e-mail no Outlook?Clique em "Novo E-mail" e redija seu texto, depois salve o e-mail no formato de mensagem do Outlook na pasta de modelos.
Como posso usar um modelo de e-mail salvo?Vá para "Novos Itens", escolha "Mais Itens" e clique em "Selecionar Formulário" para abrir seu modelo.
Posso formatar modelos de e-mail?Sim, antes de salvar o modelo, você pode formatar o texto como desejar.
Os modelos de e-mail são úteis apenas para relatórios recorrentes?Não, você pode usar modelos de e-mail para muitos propósitos, como comemorações ou atualizações regulares.
Usar modelos facilitará minha comunicação por e-mail?Sim, especialmente ao enviar regularmente e-mails semelhantes, você pode economizar tempo e simplificar o processo com modelos.
