Criação e gestão eficaz de pastas de pesquisa no Outlook

Pastas de pesquisa no Outlook representam uma função poderosa para gerenciar seus e-mails de forma direcionada e prática. Se você costuma procurar por mensagens específicas, pode ser incômodo ter que digitar as mesmas palavras-chave repetidamente. As pastas de pesquisa permitem que você prepare essas buscas e as acesse com um clique de botão. Se você está se perguntando como criar ou excluir uma pasta de pesquisa, você está no lugar certo.

Principais descobertas

• As pastas de pesquisa ajudam você a organizar e-mails com base em critérios específicos.
• Você pode criar suas próprias pastas de pesquisa com base em palavras-chave ou remetentes específicos.
• Ajustar e excluir pastas de pesquisa é simples.

Instruções passo a passo

Funções de pesquisa básicas no Outlook

Antes de começar a criar e gerenciar pastas de pesquisa, você deve conhecer as funções de pesquisa básicas no Outlook. Você pode clicar no ícone de pesquisa na barra de ferramentas da sua caixa de entrada para ativar a barra de pesquisa.

Aqui, a ferramenta de pesquisa se abrirá, permitindo que você filtre a pesquisa por diferentes critérios. Você gostaria de buscar apenas na pasta atual ou em todos os itens do Outlook? Você tem a opção de ampliar sua pesquisa para pastas específicas ou para toda a sua caixa de entrada.

Você pode simplesmente digitar um termo de pesquisa para procurar em seus e-mails. Por exemplo, se você deseja procurar por "udimi", você pode digitá-lo aqui.

Criando uma pasta de pesquisa

Imagine que você deseja criar uma nova pasta de pesquisa para e-mails de uma determinada pessoa, digamos "Rene". O objetivo aqui é otimizar os processos de busca, de modo que você possa procurar o nome constantemente.

Para criar uma pasta de pesquisa, clique com o botão direito na seção de pastas de pesquisa e selecione "Nova pasta de pesquisa". Aqui, você terá a opção de escolher diferentes opções de filtro. Por exemplo, você pode optar por mostrar apenas mensagens não lidas, mensagens de pessoas específicas ou apenas mensagens importantes.

Se você deseja usar palavras específicas que devem estar nos e-mails, como "relatório de vendas", digite-as no campo apropriado. Você também pode definir várias palavras-chave para restringir ainda mais seus resultados.

Após clicar em "OK", a pasta de pesquisa será criada. Ela terá a função de exibir automaticamente todos os e-mails relevantes que atendem aos critérios de pesquisa definidos. A vantagem é que você não precisa estar sempre procurando os mesmos termos, pois os resultados estão acessíveis diretamente.

Ajustando uma pasta de pesquisa

Se você quiser alterar os critérios da sua pasta de pesquisa mais tarde, é um processo simples. Clique com o botão direito na sua pasta de pesquisa e escolha "Ajustar pasta de pesquisa". Aqui você pode alterar os critérios de filtro e o nome da pasta de pesquisa.

Você tem a liberdade de ajustar os filtros para atender exatamente às suas necessidades, seja adicionando mais endereços de e-mail ou outros parâmetros ajustáveis.

Excluindo uma pasta de pesquisa

Às vezes pode acontecer de você não precisar mais de uma pasta de pesquisa. A exclusão também é simples. Clique com o botão direito na pasta de pesquisa que você deseja excluir e selecione "Excluir". Confirme a seleção e a pasta de pesquisa será removida.

Na lixeira (em "Itens Excluídos"), você pode excluir a pasta de pesquisa permanentemente, removendo também as mensagens contidas nela.

Resumo – Um guia abrangente para o uso eficaz das pastas de pesquisa no Outlook

As pastas de pesquisa são uma ferramenta indispensável quando se trata de gerenciar seus e-mails no Outlook de forma eficiente. Com sua adaptabilidade e manuseio fácil, você pode simplificar significativamente a busca por informações importantes. Não importa se você está criando, ajustando ou excluindo pastas de pesquisa – este guia fornece os passos necessários.