Produktiver in Google Mail – Die besten Shortcuts, Tricks und Hilfen

Jeden Tag 30 Minuten sparen im E-Mail-Management mit gMail

Jede einzelne E-Mail verbraucht kostbare Zeit – und täglich Dutzende E-Mails rauben dir jährlich mehrere Stunden und Tage, die du für deine eigentliche Arbeit sinnvoller einsetzen kannst! Die Empfehlung deines Trainers: Optimiere dein Mail-Management mit Maßnahmen, die – einfach angewandt – sofort wirken!

Wie wäre es, wenn du E-Mails zeitgesteuert versenden kannst? Wenn du alle Newsletter des Tages genau zu einem Zeitpunkt zusammen erhältst, um deinen Workflow nur einmal am Tag für die leidigen Newsletter unterbrichst? Wenn du verschickte E-Mails wieder zurückholen kannst? Mit diesen drei und vielen weiteren Tricks bleibt am Ende des Tages nichts mehr ungelesen und du steigerst deine Produktivität und sparst zusammengerechnet über das Jahr Stunden über Stunden Zeit!

Schnelle Lektionen für schnelleres Arbeiten: Gmail Tipps zum nachmachen

In 16 stringenten Lektionen hat Stefan Petri über zehn Jahre Erfahrung im Umgang mit E-Mails im Allgemeinen und mit Google Mail im Speziellen gebündelt. Das Credo: Strukturen optimieren und den Workflow beschleunigen! Finde auf Anhieb wichtige Dokumente in Anhängen, hole E-Mails zurück, die du bereits versandt hast und noch korrigieren möchtest, oder lass dir alle eingehenden Newsletter übersichtlich anzeigen und dann zuschicken, wenn du wirklich Zeit dafür hast! Mail-Verwaltung auf Profi-Niveau!

Um dies zu erreichen, nutzt du sowohl die internen Funktionen von Gmail als auch hilfreiche Erweiterungen. Drehe einfach und schnell an Stellschrauben, die in Kombination Mail für Mail wertvolle Zeit gewinnen lassen!

Versteckte Gmail-Funktionen für mehr Produktivität

Nutze die Funktionen, die dir der Google-E-Mail-Dienst bietet, aber kaum jemand kennt! Damit behältst du nicht nur Ordnung, sondern steigerst deine gesamte Produktivität über den Tag! Und es geht noch weiter – sprenge die Fesseln von Google Mail und füge ausgewählte, hilfreiche Apps hinzu, die sich in der Praxis unmittelbar bewähren! Praktische Tricks von einem Macher, der in seinem Postfach tagtäglich viel mehr als Dutzende Ein- und Ausgänge zu verbuchen hat. In 16 Lektionen erhältst du ebenso viele und noch ein paar mehr Kniffe, die dich zum E-Mail-Jongleur aufsteigen lassen:

• Verschickte E-Mail zurückholen
• Nur E-Mails mit Anhängen anzeigen lassen
• E-Mail-Vorlagen/-Templates anlegen und clever einsetzen
• Oberfläche optimieren und ungelesene Mails schneller sehen
• Ungelesene Nachrichten im Browser-Tab besser darstellen
• Besser als Ordner: Labels mit unterschiedlichen Farben
• Zeitverzögerte E-Mails abschicken – so geht’s
• Ungelesene E-Mails erst später wieder erscheinen lassen
• Aufgaben für bestimmte E-Mails hinterlegen
• Newsletter schneller loswerden/zuschicken lassen, wann es mir passt
• Andere E-Mail-Adressen verwalten/abholen
• Signaturen für jede hinterlegte E-Mailadresse
• Textformatierungen gekonnt entfernen + Fotos besser einfügen
• Zeit sparen, indem ich Mails an mich schicke + Aufgabenmanager nutzen
• E-Mails sprechen statt schreiben

Aufgabenmanagement mit Gmail

Lege Aufgaben fest und lasse dich zum gegebenen Zeitpunkt daran erinnern. Verschiebe das Lesen bestimmter E-Mails auf später und nimm dir dafür dann die Zeit, wenn du sie hast! Finde selbst längst zurückliegende Dokumente wie PDF-Rechnungen aus dem Vorvorjahr, indem du dir nur E-Mails mit Anhängen anzeigen lässt. Passe deine Benutzeroberfläche stilistisch so an, wie es dir gefällt, und sorge damit ganz nebenbei für noch mehr Übersicht. Nutze farbige Labels, die weitaus mehr als die üblich-verdächtigen Ordner können. Verwalte eingehende Newsletter, beherrsche den Aufgabenmanager und behalte durch eine kleine, aber feine Anzeige in Google Chrome stets deine ungelesenen Nachrichten im Blick.

So viel Ordnung darf nun wirklich sein – doch da auch hier Ordnung nur das halbe E-Mail-Leben ausmacht, gehen die Tipps, Tricks und Hilfen noch weiter und beschleunigen und optimieren deinen Nachrichten-Workflow:

E-Mails von Gmail wieder zurückholen? Kein Problem!

Du hast eine E-Mail verschickt und dann bemerkt, da fehlt noch was?! Kein Problem! Stefan Petri zeigt dir, wie du bereits versandte Mails zurückholst. Außerdem lässt er dich zeitverzögert senden, sodass du am Freitag schon vorgeben kannst, was eigentlich erst am Sonntag raus muss. Besonders hilfreich für immer gleiche Fragestellungen: E-Mail-Vorlagen, die du einmal erstellst und dann bei Bedarf jederzeit parat hast. Fürs Auge nutzt du stets dieselbe Formatierung, auch wenn ein Text A in eine E-Mail B kopiert wird, und zur Information versiehst du jede deiner E-Mailadressen mit einer individuellen Signatur. Binde E-Mails von anderen Anbietern als Google in Gmail ein und verschicke Nachrichten von Gmail so, als seien sie eben doch von anderen Anbietern.

Und wenn du schlussendlich der ganzen E-Mail-Schreiberei überdrüssig bist, dann lege Gmail doch einfach dein gesprochenes Wort ins Programm – Stefan Petri zeigt dir, wie du deine Nachrichten sprechend statt tippend verfasst!

Was wird dir dieser Kurs bringen?

Du lernst, dein Gmail-Konto sinnvoll und optimiert zu nutzen, um jederzeit volle Kontrolle über deine E-Mails zu behalten. Damit sparst du bei jeder erhaltenen oder versandten E-Mail wertvolle Minuten, die sich Monat für Monat zu einem Zeitkonto aufsummieren, mit dem du besser arbeiten kannst! Jede Sekunde zählt und zahlt sich aus! Wichtige Informationen gehen nicht mehr verloren, Aufgaben werden in Erinnerung gerufen und du beherrscht spielend leicht selbst die Verwaltung von mehreren E-Mail-Konten. Von der Signatur bis zum termingerechten und voreingestellten Versand deiner Mails – du bestimmst, was wann gelesen werden soll und was wann von dir gelesen wird!