Profesionalna E-Mail-Podpis je ključna za vaš poslovni nastop. Ne ponuja le pomembnih kontaktnih podatkov, temveč tudi prinaša profesionalnost. Ustvarjanje lastnega E-Mail podpisa v Outlooku je enostaven postopek, ki vam ga bom razložil korak za korakom. Sledite temu vodniku in v trenutku boste imeli privlačen in funkcionalen podpis.
Najpomembnejši poudarki
- E-Mail podpis je standardizirana zaključna opomba v E-Mailih.
- Outlook ponuja možnost ustvarjanja različnih podpisov za različne E-Mail račune.
- Pomembno je spoštovati nekatere pravne zahteve za poslovne E-Maile, zlasti v Nemčiji in Avstriji.
Korak za korakom vodnik za ustvarjanje E-Mail podpisa
Najprej se prepričajte, da imate odprt Outlook in da je vaš E-Mail račun pripravljen. Ko ustvarite nov E-Mail, lahko začnete s podpisom. Če E-Mail pomotoma zaprete, vas bo Outlook vprašal, ali želite shraniti osnutek. Potrdite to, da boste lahko kasneje dostopali do njega.
Za začetek ustvarjanja vašega podpisa kliknite na „Nov E-Mail“. V odprtem oknu boste na vrhu menija našli zavihek „Podpis“. Tam izberite možnost „Podpisi“.
Odprlo se bo novo okno, v katerem imate možnost ustvariti in urediti svoj podpis. Najprej lahko določite standardni podpis za svoj E-Mail račun. Če imate več E-Mail naslovov, lahko za vsak naslov ustvarite drugačen podpis. Tako lahko na primer za vaš poslovni E-Mail navedete drugačno telefonsko številko ali svoj naziv.
V Nemčiji in Avstriji je po zakonu zahtevano, da poslovni E-Maile vsebujejo popolne kontaktne podatke. Zato je smiselno ustvariti obsežen podpis, ki vključuje vse potrebne informacije. Zdaj kliknite „Nov“, da začnete oblikovati svoj podpis.
Vašemu novemu podpisu dajte ime, ki vam bo pomagalo, da se spomnite, da gre za vaš poslovni podpis. V tem primeru ga imenujem „Poslovni E-Mail naslov“. Zdaj lahko vnesete besedilo svojega podpisa. Ne pozabite navesti svojih kontaktnih podatkov, kot so ime, funkcija, naslov in telefonska številka.
Imate tudi možnost izbrati formatiranja, kot so pisava, velikost pisave, krepko, poševno in podčrtano. Možno je tudi vstaviti povezave, na primer na vašo spletno stran ali družbena omrežja. Če to želite, preprosto vpišite URL in Outlook jo bo samodejno povezala.
Vstavljanje slike je prav tako možno, vendar ne pozabite, da jo ohranite v primernem formatu. Preprosta besedilna podpiska je pogosto učinkovitejša od takšne, ki je prenasičena s slikami. Priporočam, da se izogibate slikam, razen če ni nujno potrebno, da ohranite berljivost svojega podpisa.
Po ustvarjanju vašega podpisa kliknite na „Shrani“. Lahko tudi nastavite, da se ta podpis samodejno uporablja za nove sporočila ter odgovore in posredovanja. To znatno poenostavi proces prihodnjih E-Mailov.
Da bi se prepričali, da vaš podpis deluje pravilno, lahko zdaj napišete nov E-Mail. Moral bi se videti, da se podpis samodejno vstavi. Ko enkrat izberete podpis, imate vedno možnost, da ga ponovno dodate ali zamenjate.
Če želite, lahko ustvarite tudi druge podpise, na primer za osebne E-Maile ali posebne priložnosti. Enostavno ponovite zgoraj opisane korake in ustvarite nov podpis. Tako boste obdržali nadzor nad tem, katere informacije pošiljate.
Povzetek – Ustvarjanje in uporaba E-Mail podpisa v Outlooku
Ustvarjanje E-Mail podpisa v Outlooku je hiter proces, zahvaljujoč intuitivnemu uporabniškemu vmesniku. S privlačnim podpisom lahko bistveno izboljšate svoj profesionalni nastop pri komunikaciji preko E-Mailov. Izkoristite možnosti, ki vam jih ponuja Outlook, da ustvarite različne podpise za različne namene in optimalno predstavite svoje kontaktne podatke.
Pogosto zastavljena vprašanja
Kako lahko ustvarim nov podpis v Outlooku?Kliknite na „Nov E-Mail“, nato na „Podpis“ in izberite „Podpisi“.
Ali lahko ustvarim različne podpise za različne E-Mail naslove?Da, Outlook omogoča ustvarjanje različnih podpisov za vsak E-Mail naslov.
Kateri podatki naj bodo vključeni v poslovni E-Mail podpis?Ime, funkcija, naslov, telefonska številka in po potrebi povezave do družbenih omrežij ali spletnih strani.
Ali so slike v E-Mail podpisih priporočljive?Priporoča se, da se slike izogibate, da zagotovite jasno in profesionalno berljivost.
Kako lahko samodejno vstavim podpis v E-Mail?Med ustvarjanjem podpisa nastavite, da se samodejno uporablja za nova sporočila in odgovore.
