Učinkovito upravljanje stikov v Outlooku

Če redno komuniciraš z različnimi osebami, lahko dobro organiziran imenik hitro postane dragocen vir. Outlook ti omogoča, da kontakte ne le shraniš, temveč tudi učinkovito upravljaš. Ta navodila ti bodo pokazala, kako v Outlooku ustvariti, prilagoditi in smiselno uporabljati kontakte. Naučil se boš, kako organizirati svoje kontakte tako, da boš imel vedno pregled in lahko hitro dosegel prave osebe.

Najpomembnejše ugotovitve

• Kontakti se lahko v Outlooku individualno prilagodijo.
• Lahko ustvariš kontaktne skupine za hitro e-poštno komunikacijo.
• Funkcije, kot so opombe in digitalna potrdila, pomagajo ohranjati pregled.

Korak za korakom navodila

1. Ustvari kontakte

Začni z ustvarjanjem novega stika v Outlooku. Pojdi na "Osebe" v stranski vrstici in klikni "Novo". To meni ti omogoča, da ustvariš novega kontakta ali kontaktno skupino.

2. Izpolni obrazec za kontakte

Odprlo se bo kontaktno polje. Tukaj lahko ustvariš virtualno vizitko. Vpiši svoje ime, svoj naziv in ime podjetja. Opazil boš, da se kartica avtomatsko prilagaja, ko vnašaš informacije.

3. Dodaj e-poštni naslov in telefonsko številko

Dodaj e-poštni naslov, spletno stran in po potrebi tudi klepetalni naslov, kot je ICQ. Prav tako lahko vneseš telefonske številke. Pazi, da ločiš med poslovnimi in zasebnimi številkami, da boš stik lažje prepoznal kasneje.

4. Dodaj naslov in lokacijo

Izpolni naslov kontakta. Outlook te lahko vpraša po zvezni državi in državi. Dodaj poštno številko in kraj, da boš informacije dopolnil.

5. Dodaj opombe

Uporabi polje za opombe, da shraniš stalne informacije ali opomnike, npr. vrsto razmerja ali posebne podrobnosti o stiku, ki ti bodo kasneje lahko koristile.

6. Dodaj dodatne podrobnosti

Prav tako lahko prilagodiš stik, tako da dodaš informacije o oddelku, poklicu in posebne podatke, kot so rojstni dnevi. Te podrobnosti lahko uporabiš za opomnike kasneje.

7. Shrani kontakte

Ko vneseš vse potrebne informacije, lahko stik shraniš in zapreš okno. Imaš tudi možnost, da takoj ustvariš še en stik ali trenutni stik posreduješ kot vizitko.

8. Optimiziraj e-poštno komunikacijo

Če želiš poslati e-pošto stiku, lahko to storiš neposredno iz profila stika. Enostavno klikni "Pošlji e-pošto", da ustvariš sporočilo, ne da bi moral ročno vpisovati e-poštni naslov.

9. Spremeni poglede na kontakte

Outlook ti omogoča izbiro različnih pogledov tvojih kontaktov, vključno z vizitkami ali seznamom. To olajša iskanje tvojih kontaktov in ti pomaga hitro najti želene osebe.

10. Ustvari kontaktne skupine

Da bi lahko hkrati poslal sporočila več kontaktom, ustvari kontaktno skupino. Izberi možnost "Nova kontaktna skupina" v področju Osebe. Dodaj člane in dodeli skupini jedrnato ime.

11. Uporabi skupine za masovno komunikacijo

Kontaktne skupine ti omogočajo, da ciljno pošiljaš e-pošto skupinam oseb, ne da bi moral izbrati vsak stik posebej. To je še posebej koristno pri upravljanju ali projektih skupine.

12. Naredi prilagoditve

Če se tvoje ekipa spremeni ali želiš dodati nove stike, je enostavno posodobiti člane v tvojih skupinah. Tako boš vedno na tekočem.

Povzetek – optimalno izkoristi kontakte v Outlooku

V tem priročniku si se naučil, kako v Outlooku učinkovito ustvarjati, prilagajati in upravljati kontakte. Lahko dodaš individualne kontaktne informacije, ustvariš kontaktne skupine za optimizacijo komunikacije in uporabljaš druge koristne funkcije, da svoj imenik spremeniš v močno orodje.