E-Mail komunikacija je bistven del današnjega poslovnega sveta. Vendar pa nam pogosto ne uspe ohraniti jasne glave v kaosu e-pošte. Pravila v Outlooku ti pomagajo obvladovati svoje E-pošte, da pregled ne izgine. V tem priročniku boš izvedel, kako ustvariš pravila za samodejno razvrščanje e-pošt in tako prihraniš čas.
Najpomembnejše ugotovitve
- Z uporabo pravil v Outlooku lahko bolje obvladuješ svoje e-pošte.
- E-pošte se lahko samodejno premaknejo v specifične mape, s čimer se zmanjša obremenitev prejema.
- Prilagoditev in brisanje pravil je enostavno in hitro.
Navodila po korakih
Korak 1: Ustvarjanje pravila za specifične pošiljatelje
Najprej želimo ustvariti pravilo za e-pošte od določenega pošiljatelja, na primer René Fürst. Označi e-pošto od René in klikni na možnost „Pravila“. Izberi „Vedno premakni sporočila od René Fürsta“. S tem se ustvari novo pravilo, ki samodejno premika e-pošte od René v posebno mapo.
Če je potrebno, ustvari novo mapo, da tam shraniš e-pošte. Poimenuj mapo, na primer „René“ in poskrbi, da je mapa konfigurirana za e-pošte.
Korak 2: Preizkus pravila
Da se prepričaš, da pravilo deluje, si pošlji testno e-pošto. Za to klikni na „Pošlji“ in „Prejmi“, da iniciiraš dostop do novih e-pošt. Opazuj, kako se e-pošta premakne v ustrezno mapo.
Korak 3: Urejanje in prilagajanje pravil
Če želiš pravilo kasneje prilagoditi ali izbrisati, se vrni nazaj na „Pravila“ in izberi „Upravljanje pravil in obvestil“. Tukaj lahko pravilo onemogočiš, urejaš ali izbrišeš. Vsaka od teh možnosti ti omogoča, da obdržiš nadzor nad svojim e-poštnim redom.
Korak 4: Ustvarjanje pravila na podlagi zadeve
Drugo koristno pravilo je, da se e-pošte z določeno zadevo, na primer „Test“, samodejno premaknejo v posebno mapo. Poišči e-pošto z zadevo „Test“, klikni nanjo z desno miškino tipko in izberi „Ustvari pravilo“.
Izberi pogoj „Zadeva vsebuje Test“ in opredeli ciljno mapo, v katero se te e-pošte premaknejo.
Korak 5: Prilagoditev in preverjanje pravila
Če pravilo ne deluje kot želiš, ga lahko kadarkoli urejaš. Oglej si seznam pravil in spremeni dodeljene mape ali pogoje.
Možno je tudi poskrbeti, da se e-pošte takoj izbrišejo ali premaknejo v mapo za nezaželeno pošto, če jih ne potrebujemo.
Povzetek – Boljše upravljanje e-pošt v Outlooku: 14 pravil za učinkovito komunikacijo
Uporaba pravil v Outlooku ti pomaga učinkovitije upravljati e-pošte in zmanjšati stres. E-pošte lahko premakneš v specifične mape, avtomatiziraš dejanja na podlagi pravil in tako ohraniš preglednost svojega nabiralnika. Z nekaj preprostimi koraki povrneš nadzor nad svojo digitalno komunikacijo.
Pogosto zastavljena vprašanja
Kako ustvarim pravilo za določenega pošiljatelja?Izberi e-pošto, pojdi na „Pravila“ in ustvari pravilo, ki e-pošto premakne v določeno mapo.
Ali lahko pravilo kasneje spremenim?Da, pravilo lahko kadar koli upravljaš in prilagodiš.
Kaj se zgodi z e-poštami, ko ustvarim pravilo?E-pošte se samodejno premaknejo v določeno mapo ali obravnavajo po opredeljenih pogojih.
Ali lahko izbrišem pravilo?Da, pravila lahko enostavno izbrišeš preko „Upravljanje pravil in obvestil“.
Kaj lahko storim, če pravilo ne deluje?Preveri pogoje pravila in se prepričaj, da so pravilno konfigurirani.
