Učinkovita ustvarjanje in upravljanje iskalnih map v Outlooku

Iskalni mape v Outlooku predstavljajo močno funkcijo za usklajevanje in učinkovito upravljanje tvojih e-pošt. Če pogosto iščeš določena sporočila, je lahko nadležno nenehno vnašati iste iskalne izraze. Iskalne mape ti omogočajo, da te iskanja pripraviš in jih pokličeš s pritiskom na gumb. Če se sprašuješ, kako ustvariš ali odstraniš iskalno mapo, si na pravem mestu.

Najpomembnejša spoznanja

• Iskalne mape ti pomagajo organizirati e-poštna sporočila po določenih kriterijih.
• Lahko ustvariš svoje iskalne mape na podlagi ključnih besed ali določenih pošiljateljev.
• Prilagajanje in brisanje iskalnih map je enostavno.

Navodila po korakih

Osnovne iskalne funkcije v Outlooku

Preden začneš s ustvarjanjem in upravljanjem iskalnih map, se seznani z osnovnimi iskalnimi funkcijami v Outlooku. V orodni vrstici tvojega prejetega poštnega nabiralnika lahko klikneš na ikono za iskanje, da aktiviraš iskalno vrstico.

Tukaj se odpre iskalno orodje, s katerim lahko filtriraš iskanje po različnih kriterijih. Želiš iskati samo v trenutni mapi ali v vseh Outlook elementih? Imaš možnost, da svoje iskanje razširiš bodisi na določene mape bodisi na celoten nabiralnik.

Enostavno lahko vneseš iskalni izraz, da poiščeš svoja e-poštna sporočila. Na primer, če želiš iskati "udimi", lahko to vneseš tukaj.

Ustvarjanje iskalne mape

Predstavljaj si, da želiš ustvariti novo iskalno mapo za e-pošto od določene osebe, recimo "Rene". Cilj tukaj je optimizirati iskalne postopke, da lahko nenehno iščeš to ime.

Da ustvariš iskalno mapo, z desno miškino tipko klikni na sekcijo iskalnih map in izberi "Nova iskalna mapa". Tukaj imaš možnost izbrati različne filtre. Na primer, lahko izbereš, da prikažeš samo neprebrane poročil, poročila od določenih oseb ali samo pomembna poročila.

Če želiš uporabiti posebne besede, ki naj bodo vključene v e-poštna sporočila, kot je "poročilo o prodaji", jih vnesi v ustrezno polje. Prav tako lahko določiš več iskalnih izrazov, da še dodatno omejiš svoje rezultate.

Ko klikneš na "V redu", bo iskalna mapa ustvarjena. Zdaj ima funkcijo, da samodejno prikaže vsa relevantna e-poštna sporočila, ki ustrezajo določenim iskalnim kriterijem. Prednost tega je, da ti ni treba nenehno iskati istih izrazov, ampak so rezultati neposredno dostopni.

Prilagajanje iskalne mape

Če kasneje želiš spremeniti kriterije svoje iskalne mape, je to enostaven postopek. Z desno miškino tipko klikni na svojo iskalno mapo in izberi "Prilagodi iskalno mapo". Tukaj lahko spremeniš filtrirne kriterije in ime iskalne mape.

Imaš svobodo, da nastaviš filtre, tako da ustrezajo tvojim potrebam, bodisi z dodajanjem dodatnih e-poštnih naslovov bodisi z drugimi prilagodljivimi parametri.

Brisanje iskalne mape

Obstaja možnost, da iskalne mape ne potrebuješ več. Brisanje je prav tako enostavno. Z desno miškino tipko klikni na iskalno mapo, ki jo želiš izbrisati, in izberi "Izbriši". Potrdi izbiro in iskalna mapa bo odstranjena.

V smetnjaku (pod "Izbrisana sporočila") lahko iskalno mapo trajno izbrišeš, tako da odstraniš tudi vse vsebovane poročila.

Rezime – Celovita navodila za učinkovito uporabo iskalnih map v Outlooku

Iskalne mape so nepogrešljivo orodje, ko gre za učinkovito upravljanje tvojih e-pošt v Outlooku. S svojo prilagodljivostjo in enostavno uporabo lahko bistveno poenostaviš iskanje pomembnih informacij. Ne glede na to, ali ustvarjaš, prilagajaš ali brišeš iskalne mape – ta navodila ti ponujajo potrebne korake.