Инструкция за добавяне на заявки в Access - Как ефективно да прехвърлиш данни

С Microsoft Access може да се управляват и извличат бази данни ефективно. В това ръководство ще научиш как да създадеш заявка за добавяне за прехвърляне на данни от таблица с клиенти в таблица с шофьори. Ще се запознаеш с необходимите стъпки, за да свържеш таблиците си правилно и да се увериш, че данните се добавят коректно.

Най-важни изводи

• Запитвания за добавяне позволяват прехвърляне на данни между таблици.
• Важно е да се има предвид структурата на целевата и изходящата таблица.
• Записвай редовно, за да избегнеш загуба на данни.

Насоки стъпка по стъпка

За да създадеш запитване за добавяне, следвай тези стъпки:

Започни с отваряне на базата данни в Access. Намери запитването, което си създал преди, за да актуализираш заплатите на шофьорите. Запази това запитване и го наименувай по твое желание, за да го намериш по-късно. Преработването и наименуването на запитването ти помага да запазиш прегледността.

Сега стартирай ново запитване. Затвори съществуващото запитване за заплатите и започни с запитване за добавяне. Таблицата с клиенти, която съдържа твоите данни, сега е важна. Ще прехвърлим клиентите, които също са шофьори, в таблицата с шофьори.

За да създадеш запитване за добавяне, навигирай до „Създаване“ и избери „Проектиране на запитване“. Оттук можеш да избереш от коя таблица искаш да добавиш данни. Първо запази копие на таблицата с шофьори, за да се увериш, че оригиналните данни не са в опасност. Копирай структурата и дай ново име на това копие.

Сега е важно да дефинираш къде трябва да отидат данните. Когато отвориш запитването за добавяне, ще бъдеш помолен да посочиш в коя таблица трябва да бъдат добавени данните. В нашия случай искаме да добавим данните в таблицата с шофьори.

Важно е да избереш подходящите полета. В тази стъпка можеш да решиш каква информация от таблицата с клиенти да бъде прехвърлена в таблицата с шофьори: имена, фамилии, улица, пощенски код и телефонен номер. Обърни особено внимание на това, имената на полетата в целевата таблица да съвпадат.

След като полетата са избрани, запази запитването, за да не загубиш данни по-късно. Това основно правило при Access често се пренебрегва, но може да избегне критични грешки. Не искаш да загубиш своята работа.

Сега идва вълнуващата част: изпълнението на запитването за добавяне. Трябва да видиш как Access ти показва колко записи ще бъдат добавени. Внимавай тук числото да е коректно. Когато отвориш запитването с клиентите, трябва да се показва, че имаш съответни записи.

Сега се върни обратно в таблицата с шофьори и я отвори отново, за да провери дали новите шофьори са добавени с всички необходими данни. Увери се, че служебните номера са подредени равномерно. Това е особено важно за проследимостта и бъдещето на твоята база данни.

Ако всичко е минало успешно, сега можеш отново да запазиш запитването за добавяне и да компресираш и ремонтиране на базата данни. Тези стъпки са важни, за да се увериш, че базата ти данни винаги работи ефективно и стабилно.

След запазване на базата данни, провери таблицата с шофьори отново. Тук списъкът с данните за шофьорите би трябвало да е пълен, включително служебните номера. Сега можеш да направиш още запитвания за актуализация, за да добавиш заплати или допълнителни детайли за новите шофьори.

Резюме – Ефективно използване на запитване за добавяне в Access

В това ръководство научи как да създадеш запитване за добавяне в Access и да прехвърлиш данните от таблицата с клиенти в таблицата с шофьори. Видя, че е важно да запазваш запитванията си редовно и да се увериш, че полетата са правилно свързани.