Запитвания за изтриване в Access за управление на данни

В света на базите данни лесно може да се случи да бъдат въведени неверни данни или случайно създадени записи. Това често се случва, когато например клиенти се записват в база данни за служители, без всъщност да получават заплата. В това ръководство ще научиш как да прилагаш заявки за изтриване в Microsoft Access, за ефективно премахване на нежелани записи.

Най-важни изводи

• Ще научиш как да създаваш заявки за изтриване, за да премахваш конкретни записи.
• Чрез създаване на копия на таблиците можеш да се увериш, че ако се допусне грешка, винаги можеш да се върнеш към оригиналните данни.
• Заявката ще бъде изпълнена едва когато изрично натиснеш "Изпълни", така че да контролираш процеса на изтриване.

Стъпка по стъпка ръководство

Нека започнем с процеса за безопасно и ефективно изпълнение на заявки за изтриване в Access.

Стъпка 1: Копиране на таблицата

Преди да работиш със заявки за изтриване, трябва да създадеш копие на таблицата си. Това ти дава възможност да възстановиш данни в случай на грешка. Отвори таблицата си и я копирай с натискане на Ctrl + C. След това постави копието с Ctrl + V на желаното място.

Стъпка 2: Създаване на нова заявка в режим на проектиране

Отвори копието на таблицата си. Щракни на "Създаване" и избери "Проектиране на заявка". Сега избери копираната таблица за велосипеди за заявката си. Така можеш първо да тествяш как работи заявката за изтриване, преди да я приложиш към оригиналната таблица.

Стъпка 3: Добавяне на полета и задаване на критерии

В проектиране на заявката можеш сега да добавиш полетата, които искаш да изтриеш. Не забравяй да включиш полето "Заплата", тъй като искаш да премахнеш служителите без заплата. Премини в изглед, за да се увериш, че записите, които искаш да изтриеш, наистина се показват. Задай критерия "е нула" за полето за заплата.

Стъпка 4: Проверка на заявката

Сега трябва да провериш заявката, за да се увериш, че само желаните записи се показват. Ако критериите са зададени правилно, трябва да се виждат само служители без заплата. Ако се появи грешка, можеш да се върнеш в изгледа на проектирането на заявката и да коригираш критериите.

Стъпка 5: Запазване на заявката и преобразуване в заявка за изтриване

За да използваш заявката като заявка за изтриване, отиди на "Инструменти за заявки" и избери "Заявка за изтриване". Access автоматично ще зададе условието, че заплатата е равна на нула. Сега запази заявката под подходящо име, например "Изтриване на служители с нулева заплата".

Стъпка 6: Изпълнение на заявката за изтриване

Преди да изпълниш заявката за изтриване, прегледай отново всички условия и записи. След това кликни на "Изпълни". Ще получиш потвърждение колко записи ще бъдат изтрити от таблицата. Това ти дава възможност да прегледаш процедурата отново, преди да натиснеш окончателно изтриване.

Стъпка 7: Проверка на резултатите

След като заявката за изтриване е изпълнена, отвори оригиналната таблица, за да провериш дали само желаните записи са били изтрити. Всички служители без заплата не би трябвало вече да се появяват в таблицата.

Тези стъпки ти дават ясна представа как да създаваш и управляваш заявки за изтриване в Access. Винаги помни, че е необходимо да създаваш резервни копия на данните, преди да извършваш операции по изтриване.

Обобщение - Работа безопасно със заявки за изтриване в Access

Ако сега следваш горните стъпки, ще бъдеш в състояние да премахнеш нежеланите данни от базата данни на Access, докато се увериш, че нищо важно не е загубено.