Сега стартира Access 2016 и искаш да получиш представа за потребителския интерфейс. В това ръководство ще научиш стъпка по стъпка къде да намериш най-важните функции и инструменти и как да ги използваш ефективно. Нека да се потопим!
Най-важни заключения
- Достъпът до Access започва с избор между празна база данни и WebApp.
- Потребителският интерфейс е подобен на другите приложения на Office.
- Всички важни инструменти са организирани в различни раздели, които се променят в зависимост от текущия избор.
- Помощ и ресурси за обучение са бързо и лесно достъпни.
Стъпка по стъпка ръководство за използване на Access 2016
Първо трябва да стартираш приложението Access 2016. Можеш да намериш програмата в списъка с инсталирани приложения на Office. В Windows 10 Access се намира под "А", докато в Windows 7 е изброен директно в папката на Microsoft Office.
След първото стартиране ще видиш избор между създаване на нова празна база данни и WebApp. Обърни внимание, че за WebApps е необходим SharePoint сървър. Ако започваш с празна база данни, имаш достъп до десктоп приложение, което предоставя всички функции на Access.
След като отвориш празната база данни, ще видиш интерфейс, който вероятно ти е познат от други програми на Microsoft, като Excel или Word. В горната част на менюто виждаш лентата за бърз достъп с функции като Запази, Назад и Създай ново. Можеш да настроиш тази лента, за да достигнеш по-бързо до често използвани функции.
Централният елемент е динамично регулируемата лента с инструменти за таблици. Тя става видима, когато избираш таблица и се променя, когато отвориш формуляри или отчети. По този начин винаги имаш правилните инструменти под ръка. До лентата виждаш и името на текущата си база данни и местоположението.
В основния интерфейс ще намериш различни раздели, които ти дават достъп до операциите с файлове. Тук имаш възможност да създаваш нови бази данни, да отваряш съществуващи, да ги запазваш или печаташ. Можеш също да компресираш и поправяш базата си данни, което е особено полезно за оптимизиране на производителността.
Друг важен елемент е изгледът на базата данни. Можеш да превключваш между различни изгледи, като изгледа за проектиране и изгледа на данни. В изгледа на данни можеш да въвеждаш записи, докато в режим на проектиране се определят макетът и структурата на базата данни.
Непосредствено под менюто ще намериш навигационната лента. Ако мястото на екрана ти не е достатъчно, можеш да я свиеш, за да имаш повече пространство за данните си. Настройването на този изглед ти помага да работиш по-добре с данните, без да бъдеш отвлечен.
За обширен анализ на данни или за създаване на отчети са ти налични допълнителни инструменти. Можеш да създаваш заявки, да импортираш и експортираш данни и да представяш отношения между различни записи. Това е моментът, в който можеш да се потопиш по-дълбоко в възможностите на Access.
Накрая имаш възможност да импортираш външни данни. Ако имаш нужда от данни от Excel или друга Access база данни, можеш лесно да ги добавиш в новия си проект. Това ще ти спести много ръчен труд и време.
Когато експортираш данните си, можеш да ги преобразуваш в различни формати, така че да могат да бъдат използвани от трети лица или в други приложения. Полезна функция е, че можеш да създадеш например Excel файл с всички събрани данни.
Важно елемент в менюто са инструментите за база данни. Тук можеш не само да компресираш и поправяш базата си данни, но също така да създаваш макроси и да определяш отношенията между различните таблици на базата данни.
В долния ъгъл на интерфейса виждаш текущия запис, който редактираш. Можеш да навигираш през записите и да настроиш и този изглед. В зависимост от нуждите си можеш да задаваш различни филтри, за да оптимизираш управлението на данните.
Резюме - Разбиране на интерфейса на Access 2016 в детайли
Сега имаш основна представа за интерфейса на Access 2016. Разбирането на този потребителски интерфейс е решаващо за ефективна работа с софтуера и оптимално използване на възможностите му. С вече обсъдените функции си добре подготвен да се потопиш в света на Access и да оптимизираш работата си.
Често задавани въпроси
Как да стартирам Access 2016?Намираш Access в списъка с инсталираните приложения на Office на твоя компютър.
Какви опции имам при стартиране на Access?Можеш да създадеш нова празна база данни или да избереш WebApp, ако разполагаш с SharePoint сървър.
Как да променя лентата за бърз достъп?Можеш да настроиш лентата за бърз достъп в горната част на лентата, за да добавиш или премахнеш често използвани функции.
Какво мога да правя в режим на проектиране?В режим на проектиране можеш да промениш макета и структурата на базата си данни.
Как да импортирам данни в Access?Използвай функцията за импортиране, за да интегрираш данни от Excel или друга база данни в Access.
