Първи стъпки в Access – Създай своя собствена база данни

Работата с бази данни е ценен умение, което може да ти бъде полезно в много области. В това ръководство ще научиш как да създадеш първа база данни в Microsoft Access и как да извършиш основни стъпки за работа с таблици и формуляри. Нека да започнем и да проектираме твоята първа база данни!

Най-важни изводи

• Можеш бързо да създадеш нова база данни в Access.
• Важно е да запазиш файла на базата данни коректно, за да избегнеш загуба на данни.
• Таблиците и формулярите са централни елементи на всяка база данни в Access.
• Добро именуване и структуриране на полетата улеснява по-късната употреба на базата данни.

Стъпка по стъпка ръководство

За да създадеш първата си база данни, следвай тези стъпки:

Първо, трябва да стартираш Microsoft Access и да създадеш нова папка за твоите проекти, ако още не си го направил. За целта отвори Access и кликни на бутона „Нова празна база данни“. Това е първата стъпка в света на базите данни.

Сега ще се отвори диалогов прозорец, в който можеш да избереш местоположението на новата си база данни. Препоръчва се да създадеш и собствена папка за твоите бази данни, за да можеш по-добре да организираш бъдещите проекти. Назови папката например "Бази данни".

Сега е време да дадеш име на новата база данни. Кликни върху полето за име на файла и назови базата данни „Моята първа база данни“. Обърни внимание, че при „Запазване като“ имаш опция да избереш различни типове файлове. За начало избери стандартната база данни на Access.

След като кликнеш на „Запази“, ще получиш предупреждение за сигурност, което те информира, че някои съдържания са деактивирани. Тези съдържания ще бъдат активирани, когато ги освободиш ръчно. Кликни на „Активирай“, за да работи базата данни.

Сега виждаш празния интерфейс на базата данни. Той не съдържа таблици и формуляри. За да създадеш таблица, премини на таба „Създаване“ и кликни на „Таблица“. Access автоматично генерира таблица с колона за ID, която обикновено се използва за идентифициране на записи.

Сега добави своите първи полета. След като кликнеш на „Добави“, можеш например да създадеш поле за име. Кликни отново на „Добави“ и след това направи поле за фамилно име. Така бързо ще създадеш проста таблица с нужните полета.

Ако искаш да промениш наименованията на колоните, можеш сега да преминеш между изгледа на таблицата и изгледа на дизайна. В изгледа на дизайна имаш възможност да настроиш имената на полетата за по-добра прегледност.

След като си именувал полетата, можеш да запазиш промените. Увери се, че редовно запазваш, за да избегнеш загуба на данни, особено когато работиш по големи проекти. Натисни комбинацията от клавиши „Ctrl + S“, за да запазиш таблицата.

Сега затвори таблицата, като кликнеш на кръстчето в горния десен ъгъл. Това затваря само таблицата, а не цялата база данни. За да затвориш цялата база данни, използвай „X“ в горния десен ъгъл на Access.

Когато по-късно отвориш Access отново, последната използвана база данни ще се покаже директно, така че можеш бързо да получиш достъп до нея. За да улесниш операцията, можеш също да добавиш ленти за търсене, за да намериш бързо твоите обекти, когато се увеличи броят.

Накрая е важно да актуализираш и запазваш базата си данни редовно. Отиди на „Файл“ и след това на „Затвори“, за да запазиш текущия файл и да актуализираш базата данни.

Резюме – Създаде твоята първа собствена база данни в Access

В това ръководство ти научи как да създаваш проста база данни с помощта на Microsoft Access, как да създаваш таблици и как да се увериш, че запазваш по различни начини.