Управлението на данни в Access може да доведе до неочаквани проблеми, особено когато става въпрос за спазване на нормалните форми. Често се оказваме в ситуация, в която съхраняваме данни ненужно или ги представяме неправилно. В това ръководство ще ти покажа как да създадеш справочна таблица за ефективно управление на пощенски кодове (PLZ) и места. Това не само ще подобри интегритета на твоите бази данни, но и значително ще намали вероятността от грешки и дублирания.
Най-важните заключения
- Създаването на справочна таблица за пощенски кодове и места подобрява качеството на данните.
- Чрез правилния тип данни се предотвратяват грешки при въвеждането.
- Излишни полета могат да бъдат премахнати чрез свързвания, което опростява базата данни.
Стъпка по стъпка ръководство
Първо, ти вероятно си създал таблиците си, но при това си нарушил някои нормални форми. Това важи както за клиентската база данни, така и за базата данни с шофьори. Например, ако в клиентската база данни въведеш пощенския код и съответното населено място, това може да доведе до дублирания. За да избегнем такива грешки, трябва да създадем една справочна таблица.
Идентификация на проблемни области
Отидете в режим на проектиране на клиентската база данни. Тук ще забележите, че клиентският пощенски код и населеното място са заедно в един запис. Това означава, че трябва да дефинирате полето за пощенския код не само като прост номер, а като текстово поле, за да можете да улавяте правилно и чуждестранни пощенски кодове.
Правилно определяне на типовете данни
Трябва да промениш полето за пощенски код на „кратък текст“. По този начин ще се увериш, че и пощенски кодове от страни като Холандия или Англия се съхраняват правилно. Съответното поле за местоположението също трябва да бъде определено с типа данни „кратък текст“. Докато в Германия повечето пощенски кодове се състоят от пет цифри, някои международни могат да бъдат и по-дълги.
Изисквания за справочната таблица
За да оптимизираш базата данни, е важно типовете данни на справочните полета да съвпадат. Задай в справочната таблица полето пощенски код също като „кратък текст“. Определи размера на полето в зависимост от изискванията; в Германия пощенските кодове обикновено не са по-дълги от десет знака.
Създаване на справочната таблица
Създай нова таблица с името „Пощенски код“ и дефинирай необходимите полета. Добави поле за пощенски код и друго за местоположението. Не забравяй да маркираш пощенския код като първичен ключ, за да предотвратиш дублирания. С това създаваш ясна основа за своята база данни.
Свързване на справочната таблица
След като вече си създал справочната таблица, можем да добавим населените места и пощенските кодове от справочната таблица в базата данни на шофьорите и клиентската база данни. Това се случва чрез установяване на връзка между таблиците, така че да можеш да имаш директен достъп до пощенския код.
Резюме – Създаване на PLZ и местоположение ефективно в Access като справочна таблица
В това ръководство научи колко е важна структурирана база данни и как чрез внедряване на справочна таблица за пощенски кодове и места можеш да осигуриш интегритета на данните. Също така научи как да избереш правилните типове данни и какви стъпки са необходими за създаването на справочната таблица. С тази методология можеш не само да подобриш базата данни, но и да я направиш устойчива на бъдещето, като избягваш податливите на грешки данни.
Често задавани въпроси
Как да предотвратя дублирани записи в базата данни?Като зададеш типа данни за пощенските кодове като първичен ключ.
Какъв тип данни трябва да използвам за пощенските кодове?Типът данни „кратък текст“ е най-подходящ, за да можеш да уловиш и международни пощенски кодове.
Как променям типа данни в Access?Отиди в режим на проектиране и изберете съответното поле, за да промениш типа данни.
Какъв размер на полето е подходящ за германски пощенски кодове?Размер от 10 знака обикновено е достатъчен.
Защо ми е нужна справочна таблица?Справочната или справочната таблица редуцира вероятността от грешки и значително подобрява качеството на данните.
