Θέλεις να εμπλουτίσεις το έργο της βάσης δεδομένων σου με εικόνες και έγγραφα; Το Access σου προσφέρει τη δυνατότητα να ενσωματώσεις εικόνες και αρχεία με εύκολο τρόπο στη βάση δεδομένων σου. Αυτός ο οδηγός σε καθοδηγεί στα απαραίτητα βήματα ώστε να μπορείς να αποθηκεύσεις αποτελεσματικά τους διάφορους τύπους αρχείων στη βάση δεδομένων σου.
Βασικές Γνώσεις
- Το Access επιτρέπει την αποθήκευση εικόνων και εγγράφων
- Μπορείς να προσθέσεις πολλές συνημμένες σε ένα πεδίο
- Η τοποθεσία αποθήκευσης και το μέγεθος αρχείου της βάσης δεδομένων είναι καθοριστικά
Οδηγίες Βήμα προς Βήμα
Αρχικά, θα πρέπει να διασφαλίσεις ότι έχεις τα σωστά δεδομένα στο χέρι πριν αρχίσεις να αποθηκεύεις φωτογραφίες και έγγραφα στο Access. Μετά, πήγαινε στην προβολή της βάσης δεδομένων σου και επέλεξε τον πίνακα που θέλεις να επεξεργαστείς.
Στη συνέχεια, να πλοηγηθείς στην προβολή σχεδίασης του πίνακά σου. Εδώ μπορείς να προσθέσεις ένα νέο πεδίο που θα χρησιμοποιήσεις ως τόπο αποθήκευσης για τις εικόνες ή τα έγγραφά σου. Δώσε του ένα κατάλληλο όνομα, όπως "φωτογραφία προσωπικού".
Επίλεξε για αυτόν τον νέο τύπο πεδίου "Συνημμένο". Με αυτό μπορείς να αποθηκεύσεις διάφορα αρχεία όπως εικόνες και έγγραφα στη βάση δεδομένων. Βεβαιώσου ότι έχεις ορίσει και πεδία για ετικέτες και απαιτήσεις εισόδου ώστε να διασφαλιστεί ότι πάντα χρειάζεται μία αναφορά αρχείου.
Αφότου έχεις ρυθμίσει τα πάντα, αποθήκευσε τις αλλαγές και γύρισε πίσω στην προβολή δεδομένων. Στη στήλη για τα συνημμένα θα πρέπει τώρα να δεις ένα εικονίδιο για τα συνημμένα. Στην αρχή θα εμφανιστεί μία τιμή "Μηδέν", που σημαίνει ότι δεν έχουν αποθηκευτεί δεδομένα ακόμη.
Για να προσθέσεις τώρα μια φωτογραφία ή ένα αρχείο, κάνε κλικ στο εικονίδιο του συνημμένου. Μπορείς να κάνεις διπλό κλικ σε αυτήν την περιοχή για να ανοίξεις το παράθυρο διαλόγου επιλογής αρχείου. Εδώ έχεις τη δυνατότητα να επιλέξεις πολλά αρχεία.
Κάνοντας κλικ στο κουμπί "Προσθήκη", θα ανοίξει ο εξερευνητής αρχείων, όπου μπορείς να επιλέξεις τις απαιτούμενες εικόνες. Μπορείς είτε να επιλέξεις μία μόνο εικόνα είτε να λάβεις υπόψη πολλά αρχεία ταυτόχρονα, κρατώντας πατημένο το πλήκτρο Shift ενώ κάνεις κλικ στα επιθυμητά αρχεία.
Αφότου επιλέξεις τα επιθυμητά αρχεία, κάνε κλικ στο "Άνοιγμα". Τώρα θα δεις ότι οι εικόνες και τα έγγραφα έχουν εισαχθεί άμεσα στη βάση δεδομένων Access. Πρόσεξε ότι δεν αποθηκεύονται μόνο ως σύνδεση στον φάκελο εικόνας σου, αλλά είναι πραγματικά ενσωματωμένα στη βάση δεδομένων.
Κοίτα το μέγεθος της βάσης δεδομένων σου για να δεις τις επιπτώσεις των πρόσθετων συνημμένων. Θα παρατηρήσεις ότι το μέγεθος της βάσης δεδομένων αυξάνεται με κάθε προστιθέμενη εικόνα. Για παράδειγμα, η βάση δεδομένων μπορεί να αυξηθεί από 500 KB σε 700 KB, δηλαδή αύξηση περίπου 25%.
Η αποθήκευση εικόνων και εγγράφων μπορεί όμως να προκαλέσει προβλήματα όταν η βάση δεδομένων σου φτάσει σε σημαντικά μεγαλύτερο μέγεθος. Σε εκτενείς βάσεις δεδομένων, είναι συχνά καλύτερα να αποθηκεύεις μόνο τα ονόματα των αρχείων στη βάση δεδομένων και να διατηρείς τα φυσικά αρχεία σε ένα ξεχωριστό φάκελο.
Τώρα είσαι έτοιμος να εκμεταλλευτείς τα πλεονεκτήματα αυτών των λειτουργιών και να επεκτείνεις τη βάση δεδομένων Access με εικόνες και έγγραφα. Η δυνατότητα ενσωμάτωσης πολυμεσικών περιεχομένων στα δεδομένα σου σου επιτρέπει καλύτερη οργάνωση και πιο ελκυστική παρουσίαση δεδομένων.
Περίληψη – Βήματα για την αποθήκευση φωτογραφιών και εγγράφων στο Access
Σε αυτόν τον οδηγό έμαθες πώς να αποθηκεύεις φωτογραφίες και έγγραφα στη βάση δεδομένων Access. Έμαθες πώς να δημιουργείς ένα πεδίο για συνημμένα, πώς να προσθέτεις αρχεία και τι να προσέχεις σχετικά με το μέγεθος της βάσης δεδομένων.
Συχνές Ερωτήσεις
Πώς αποθηκεύω μια εικόνα στο Access;Πρέπει να δημιουργήσεις ένα νέο πεδίο για συνημμένα και στη συνέχεια να προσθέσεις την εικόνα μέσω του εικονιδίου του συνημμένου στην προβολή δεδομένων.
Μπορώ να προσθέσω πολλές εικόνες ταυτόχρονα;Ναι, μπορείς να επιλέξεις πολλές εικόνες κρατώντας πατημένο το πλήκτρο Shift ενώ κάνεις κλικ.
Πού αποθηκεύονται οι εικόνες στη βάση δεδομένων;Οι εικόνες εισάγονται απευθείας στη βάση δεδομένων Access και δεν αποθηκεύονται μόνο ως σύνδεση.
Υπάρχουν περιορισμοί στην αποθήκευση αρχείων;Ναι, πολύ μεγάλες βάσεις δεδομένων μπορεί να προκαλέσουν προβλήματα, γι' αυτό συνιστάται να αποθηκεύεις τα ονόματα των αρχείων και να κρατάς τα αρχεία εξωτερικά.
