Στον κόσμο των βάσεων δεδομένων, είναι εύκολο να συμβούν λανθασμένες καταχωρίσεις ή να δημιουργηθούν κατά λάθος δεδομένα. Αυτό συχνά συμβαίνει όταν, για παράδειγμα, πελάτες καταχωρούνται σε μια βάση δεδομένων υπαλλήλων, χωρίς να λαμβάνουν πράγματι μισθό. Σε αυτό το σεμινάριο θα μάθεις πώς να εφαρμόζεις ερωτήματα διαγραφής στο Microsoft Access για να αφαιρείς αποτελεσματικά ανεπιθύμητες καταχωρίσεις.
Βασικά ευρήματα
- Θα μάθεις πώς να δημιουργείς ερωτήματα διαγραφής για να αφαιρείς στοχευμένα καταχωρήσεις δεδομένων.
- Δημιουργώντας αντίγραφα των πινάκων, μπορείς να διασφαλίσεις ότι σε περίπτωση λάθους θα μπορείς πάντα να επιστρέψεις στα αρχικά δεδομένα.
- Η ερώτηση εκτελείται μόνο όταν κάνεις κλικ στο "Εκτέλεση", ώστε να μπορείς να ελέγξεις τη διαδικασία διαγραφής.
Οδηγίες βήμα προς βήμα
Ας ξεκινήσουμε τη διαδικασία για να εκτελέσεις με ασφάλεια και αποτελεσματικότητα ερωτήματα διαγραφής στο Access.
Βήμα 1: Αντιγραφή του πίνακα
Πριν αρχίσεις να εργάζεσαι με ερωτήματα διαγραφής, θα πρέπει να δημιουργήσεις ένα αντίγραφο του πίνακά σου. Αυτό σου δίνει τη δυνατότητα να αποκαταστήσεις δεδομένα σε περίπτωση λάθους. Άνοιξε τον πίνακά σου και αντέγραψέ τον χρησιμοποιώντας τα πλήκτρα Ctrl + C. Στη συνέχεια, επικόλλησε το αντίγραφο στην επιθυμητή θέση με Ctrl + V.
Βήμα 2: Δημιουργία νέας ερώτησης σε κατάσταση σχεδίασης
Άνοιξε το αντίγραφο του πίνακά σου. Κάνε κλικ στο "Δημιουργία" και επίλεξε "Σχεδίαση ερωτήματος". Τώρα επίλεξε τον αντιγραμμένο πίνακα ποδηλάτου για την ερώτησή σου. Έτσι μπορείς πρώτα να δοκιμάσεις πώς λειτουργεί η ερώτηση διαγραφής πριν την εφαρμόσεις στον αρχικό πίνακα.
Βήμα 3: Προσθήκη πεδίων και καθορισμός κριτηρίων
Στη σχεδίαση ερωτήματος μπορείς τώρα να προσθέσεις τα πεδία που θέλεις να διαγράψεις. Μην ξεχάσεις να συμπεριλάβεις το πεδίο "Μισθός", καθώς θέλεις να αφαιρέσεις τους υπαλλήλους χωρίς μισθό. Μετάβαλε στην όψη για να διασφαλίσεις ότι οι εγγραφές που θέλεις να διαγράψεις εμφανίζονται πραγματικά. Θέσε ως κριτήριο "είναι Μηδέν" για το πεδίο μισθού.
Βήμα 4: Έλεγχος της ερώτησης
Τώρα θα πρέπει να ελέγξεις την ερώτηση για να διασφαλίσεις ότι εμφανίζονται μόνο οι επιθυμητές εγγραφές. Αν έχεις ρυθμίσει σωστά τα κριτήρια, θα πρέπει να είναι ορατοί μόνο οι υπάλληλοι χωρίς μισθό. Σε περίπτωση σφάλματος, μπορείς να επιστρέψεις στην προβολή σχεδίασης και να προσαρμόσεις τα κριτήρια.
Βήμα 5: Αποθήκευση της ερώτησης και μετατροπή σε ερώτηση διαγραφής
Για να χρησιμοποιήσεις την ερώτηση ως ερώτηση διαγραφής, πήγαινε στα "Εργαλεία ερωτήματος" και επέλεξε "Ερώτηση διαγραφής". Το Access θα ορίσει αυτόματα την προϋπόθεση ότι ο μισθός είναι ίσος με το μηδέν. Τώρα αποθήκευσε την ερώτηση με μια κατάλληλη ονομασία, για παράδειγμα "Διαγραφή υπαλλήλων με μηδενικό μισθό".
Βήμα 6: Εκτέλεση της ερώτησης διαγραφής
Πριν εκτελέσεις την ερώτηση διαγραφής, έλεγξε ξανά όλες τις προϋποθέσεις και τις εγγραφές. Στη συνέχεια, κάνε κλικ στο "Εκτέλεση". Θα λάβεις μια επιβεβαίωση πόσες εγγραφές θα διαγραφούν από τον πίνακα. Αυτό σου δίνει τη δυνατότητα να ελέγξεις ξανά τη διαδικασία πριν πατήσεις οριστικά διαγραφή.
Βήμα 7: Έλεγχος αποτελεσμάτων
Αφού εκτελεστεί η ερώτηση διαγραφής, άνοιξε τον αρχικό πίνακα για να επαληθεύσεις ότι έχουν διαγραφεί μόνο οι επιθυμητές καταχωρίσεις. Όλοι οι υπάλληλοι χωρίς μισθό δεν θα πρέπει πλέον να εμφανίζονται στον πίνακα.
Αυτά τα βήματα σου δίνουν μια σαφή εικόνα για το πώς να δημιουργείς και να διαχειρίζεσαι ερωτήματα διαγραφής στο Access. Θυμήσου πάντα ότι η δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας των δεδομένων είναι απαραίτητη πριν πραγματοποιήσεις διαγραφές.
Σύνοψη - Εργασία με ασφάλεια με ερωτήματα διαγραφής στο Access
Εάν τώρα ακολουθήσεις τα παραπάνω βήματα, θα είσαι σε θέση να αφαιρείς ανεπιθύμητα δεδομένα από τη βάση δεδομένων Access, ενώ διασφαλίζεις ότι δεν θα χαθεί τίποτα σημαντικό.
Συχνές ερωτήσεις
Πώς να δημιουργήσω ένα αντίγραφο του πίνακά μου στο Access;Μπορείς να δημιουργήσεις ένα αντίγραφο του πίνακά σου αντιγράφοντας τον με Ctrl + C και στη συνέχεια επικολλώντας τον με Ctrl + V.
Τι συμβαίνει αν κάνω λάθος;Αν κάνεις λάθος, μπορείς να χρησιμοποιήσεις το αντίγραφο του πίνακά σου για να αποκαταστήσεις τα αρχικά δεδομένα.
Πώς μπορώ να διασφαλίσω ότι θα διαγραφούν μόνο τα σωστά δεδομένα;Έλεγξε την ερώτησή σου στη σχεδίαση πριν την εκτελέσεις, αλλάζοντας σε κατάσταση σχεδίασης και εμφανίζοντας μόνο τα επιθυμητά κριτήρια.
Πότε εκτελείται πραγματικά η ερώτηση διαγραφής;Η ερώτηση διαγραφής εκτελείται μόνο αφού κάνεις κλικ στο "Εκτέλεση" και επιβεβαιώσεις τη διαδικασία, έτσι ώστε να έχεις έλεγχο της διαδικασίας διαγραφής.
Τι να κάνω αν διαγράψω κατά λάθος λανθασμένα δεδομένα;Μπορείς να χρησιμοποιήσεις το αντίγραφο ασφαλείας του πίνακά σου για να αποκαταστήσεις τα διαγραμμένα δεδομένα.
