Αναλύστε αποτελεσματικά τους ταχυδρομικούς κώδικες στο Access

Σε αυτό το σεμινάριο θα σου δείξω πώς να δημιουργήσεις ένα ερώτημα στο Microsoft Access για να προσδιορίσεις τον αριθμό των ταχυδρομικών κωδικών που σχετίζονται με συγκεκριμένες τοποθεσίες. Μέσω της στοχευμένης ανάλυσης των δεδομένων σου, μπορείς όχι μόνο να αποκτήσεις γνώσεις αλλά και να δημιουργήσεις σημαντικά στατιστικά για τις αναλύσεις σου. Το παράδειγμα βασίζεται σε ένα σύνολο δεδομένων με πάνω από 60.000 καταχωρίσεις, έτσι ώστε να μπορείς να μάθεις αποτελεσματικά πώς να χρησιμοποιείς το Access για τις αναλύσεις των δεδομένων σου.

Κύριες γνώσεις

• Με το Microsoft Access μπορείς να δημιουργείς ερωτήματα γρήγορα και εύκολα.
• Μέσω ομάδας και συσσώρευσης μπορείς να εξάγεις στατιστικές πληροφορίες.
• Με βάση τους ταχυδρομικούς κωδικούς και τις τοποθεσίες μπορείς να πραγματοποιήσεις ακριβείς αναλύσεις δεδομένων.

Βήμα-βήμα οδηγίες

Προετοιμασία δεδομένων

Αρχικά, χρειάζεσαι έναν πίνακα που να περιέχει τους ταχυδρομικούς κωδικούς και τις αντίστοιχες τοποθεσίες. Σε αυτό το σεμινάριο χρησιμοποιείται ένας πίνακας παραδείγματος που περιέχει ήδη 60.000 καταχωρίσεις.

Δημιουργία ερωτήματος

Για να ξεκινήσεις το απαιτούμενο ερώτημα, πήγαινε στην επάνω μπάρα μενού και επίλεξε «Δημιουργία». Επίλεξε τον οδηγό για ένα ερώτημα επιλογής. Με αυτό μπορείς να εξαγάγεις τις σχετικές πληροφορίες που θα είναι οι τοποθεσίες και οι ταχυδρομικοί κωδικοί.

Επιλογή πεδίων

Στο επόμενο βήμα επιλέγεις τα σχετικά πεδία από τον πίνακα. Θα χρειαστείς, για παράδειγμα, τα πεδία «Τοποθεσία» και «Ταχυδρομικός Κωδικός» για να σχηματίσεις τις ομάδες.

Ονομασία ερωτήματος

Το επόμενο παράθυρο θα σου δώσει τη δυνατότητα να ονομάσεις το ερώτημά σου. Μπορείς, για παράδειγμα, να το ονομάσεις «Ερώτημα Ταχυδρομικών Κωδικών» ή «Ερώτημα ΤΚ» για να διασφαλίσεις μια σαφή αναγνώριση. Υιοθέτησε το όνομα και κάνε κλικ στο «Ολοκλήρωση».

Ενεργοποίηση λειτουργίας σχεδίασης

Τώρα εναλλάσσεσαι στη λειτουργία σχεδίασης για να χρησιμοποιήσεις τις επιλογές ομαδοποίησης. Εδώ θα δεις επάνω στη μπάρα μενού το κουμπί «Σύνοψη».

Ενεργοποίηση λειτουργίας ομαδοποίησης

Όταν ενεργοποιήσεις τη λειτουργία σύνοψης, θα εμφανιστεί μια νέα γραμμή στο πλέγμα σχεδίασής σου, που θα σου επιτρέπει την ομαδοποίηση. Εδώ μπορείς να δηλώσεις ότι θέλεις να ομαδοποιήσεις τα δεδομένα κατά «Τοποθεσία» για να προσδιορίσεις τον αριθμό των ταχυδρομικών κωδικών ανά τοποθεσία.

Συγκέντρωση τιμών

Επίλεξε τη λειτουργία «Αριθμός» για την ομαδοποίηση. Έτσι μπορείς να διασφαλίσεις ότι το ερώτημα μετρά τους ταχυδρομικούς κωδικούς ανά τοποθεσία. Με αυτό τον τρόπο βλέπεις με μια ματιά πόσοι ταχυδρομικοί κωδικοί υπάρχουν για κάθε μεμονωμένη τοποθεσία.

Αλλαγή προβολής

Αφού ορίσεις τις λειτουργίες ομαδοποίησης, μπορείς να εκτελέσεις το ερώτημα για να δεις τα αποτελέσματα. Πρόσεξε ότι στην προβολή κάθε τοποθεσία αναφέρεται μόνο μία φορά, μαζί με τον αντίστοιχο αριθμό των ταχυδρομικών κωδικών.

Εφαρμογή φίλτρων

Εάν θέλεις να μελετήσεις μόνο συγκεκριμένες τοποθεσίες, όπως π.χ. «Βιέννη» ή «Μόναχο», μπορείς να χρησιμοποιήσεις την επιλογή φίλτρου. Για αυτό, πληκτρολόγησε στο πεδίο κριτηρίων «Βιέννη» ή «Μόναχο» για να δεις μόνο τις καταχωρίσεις που ξεκινούν με αυτές τις πόλεις.

Ανάλυση αποτελεσμάτων

Το ερώτημα οδηγεί σε ένα σαφή σύνολο αποτελεσμάτων. Μπορείς να αναγνωρίσεις με μια ματιά ότι η Βιέννη έχει 132 ταχυδρομικούς κωδικούς, ενώ το Μόναχο έχει 76.

Συμπέρασμα ανάλυσης

Με αυτά τα μέσα μπορείς να αποκτήσεις πολύτιρες γνώσεις σχετικά με την κατανομή των ταχυδρομικών κωδικών και π.χ. να προσδιορίσεις τον αριθμό των τιμολογίων ανά πελάτη, αν πρόκειται για άλλες βάσεις δεδομένων.

Σύνοψη – Καλύτερα στο Access: Γίνε ήρωας δεδομένων – Ταχυδρομικοί κωδικοί και η ανάλυσή τους

Εδώ έμαθες πώς να δημιουργήσεις ένα ερώτημα επιλογής στο Microsoft Access για να προσδιορίσεις τον αριθμό των ταχυδρομικών κωδικών μιας συγκεκριμένης τοποθεσίας και πώς να χρησιμοποιήσεις αυτή την πληροφορία για στατιστική ανάλυση. Αυτές οι τεχνικές σου επιτρέπουν όχι μόνο να εργάζεσαι πιο αποτελεσματικά με τα δεδομένα σου, αλλά ανοίγουν και νέες δυνατότητες ανάλυσης.