Για να επεκτείνεις τις γνώσεις σου στο Microsoft Access, θα εξετάσουμε τη χρήση των ερωτημάτων ενημέρωσης. Σε αυτό το tutorial θα μάθεις πώς να προσαρμόζεις αποδοτικά μισθούς σε έναν πίνακα, προκειμένου να εφαρμόσεις, για παράδειγμα, μια αύξηση μισθού. Αυτή η μέθοδος είναι ιδιαίτερα χρήσιμη όταν εργάζεσαι με πολυάριθμα σύνολα δεδομένων και χρειάζεσαι μαζικές αλλαγές.
Κυριότερες παρατηρήσεις
- Με τα ερωτήματα ενημέρωσης μπορείς να αλλάξεις πολλαπλά σύνολα δεδομένων ταυτόχρονα.
- Στις αλλαγές μισθών, η διαχείριση δεκαδικών τιμών και μορφοποιήσεων είναι σημαντική.
- Η δημιουργία αντιγράφου ασφαλείας των δεδομένων πριν από μια ενημέρωση είναι απαραίτητη.
- Οι προσαρμογές των μισθών μπορούν να αυτοματοποιηθούν μέσω πολλαπλασιασμού με έναν παράγοντα, όπως συμβαίνει με τις ετήσιες αυξήσεις.
Οδηγός βήμα-βήμα για το ερώτημα ενημέρωσης
Αρχικά, δημιουργούμε έναν πίνακα για τους οδηγούς, αν οι μισθοί δεν έχουν καταχωρηθεί. Σε αυτόν τον πίνακα προσθέτουμε ένα νέο πεδίο για τους μισθούς.
Αρχικά, μετάβασε στην προβολή σχεδίασης του πίνακα σου και πρόσθεσε ένα νέο πεδίο με το όνομα «Μισθός Προσωπικού». Στους τύπους πεδίων επέλεξε «Αριθμός», όπου μπορείς να χρησιμοποιήσεις και δεκαδικές τιμές. Ρύθμισε τη μορφοποίηση σε ευρώ για να διασφαλίσεις την καθαρότητα.
Αφού αποθηκεύσεις τον πίνακα, θα δεις ότι δεν έχουν ανατεθεί ακόμα μισθοί. Αυτό μπορεί να γίνει προβληματικό αν χρειαστεί να ενημερωθούν πολλές εγγραφές. Για να πραγματοποιήσεις μια τυποποιημένη αύξηση μισθού, χρειάζεσαι ένα ερώτημα ενημέρωσης.
Μετάβαλε στην καρτέλα «Δημιουργία» και κάνε κλικ στο «Ερωτήματα». Επίλεξε «Νέα σχεδίαση ερωτήματος» και επέλεξε τον πίνακα των οδηγών για τον οποίο θέλεις να δημιουργήσεις το ερώτημα.
Τώρα, μετάβαλε στη προβολή και θα διαπιστώσεις ότι ο μισθός είναι ακόμα κενός. Θέλουμε τώρα να δημιουργήσουμε ένα ερώτημα ενημέρωσης για να αναθέσουμε σε όλους τους οδηγούς τον μισθό των 2200 ευρώ. Κάνε κλικ στο κουμπί για να αλλάξεις τον τύπο του ερωτήματος. Αντί για ερώτημα επιλογής, επίλεξε «Ερώτημα ενημέρωσης».
Tώρα θα εμφανιστούν νέα πεδία στη προβολή του ερωτήματος, όπως «Ενημέρωση» και «Κριτήρια».
Μπορείς να επιλέξεις το πεδίο «Μισθός Προσωπικού» και να ορίσεις την τιμή σε 2200. Επίσης έχεις τη δυνατότητα να ορίσεις συγκεκριμένα κριτήρια. Για παράδειγμα, αν θέλεις να αλλάξεις μόνο το μισθό για όλους τους οδηγούς με το όνομα «Rene», μπορείς να ορίσεις αυτή την προϋπόθεση.
Αυτό φαίνεται τώρα ως εξής: Έχεις δημιουργήσει το ερώτημα, αλλά για να εφαρμόσεις τις αλλαγές πρέπει πρώτα να το εκτελέσεις. Επέστρεψε στο ερώτημα και κάνε κλικ στο «Εκτέλεση». Θα ανοίξει ένα παράθυρο διαλόγου που σε ενημερώνει ότι τρεις γραμμές θα ενημερωθούν.
Πριν προχωρήσεις, είναι σημαντικό να δημιουργήσεις ένα αντίγραφο ασφαλείας των δεδομένων σου. Είναι μια καλή πρακτική για την αποφυγή απώλειας δεδομένων. Φρόντισε ότι έχεις κάνει την αντίγραφο ασφαλείας, καθώς οι αλλαγές στα σύνολα δεδομένων δεν μπορούν να αναιρεθούν. Επίβεβαίωσε τη διαδικασία κάνοντας κλικ στο «Ναι».
Τώρα, γύρνα πίσω στον πίνακα των οδηγών και θα πρέπει να δεις ότι όλοι οι οδηγοί έχουν τώρα μισθό 2200 ευρώ.
Για να προετοιμάσεις μελλοντικές αυξήσεις μισθών, μπορείς να αποθηκεύσεις το ερώτημα. Υποθέτοντας ότι το έτος είναι τώρα 2017 και θέλεις να αυξήσεις τους μισθούς κατά 5%. Αντί να προσαρμόσεις χειροκίνητα κάθε εγγραφή, μπορείς να το κάνεις μέσω ενός ερωτήματος ενημέρωσης.
Αναθεώρησε το ερώτημα, προσαρμόζοντας τον μισθό προσωπικού με έναν πολλαπλασιαστή 1,05. Έτσι αυξάνεις όλους τους μισθούς αποδοτικά κατά 5%. Αποθήκευσε τις αλλαγές και εκτέλεσε ξανά το ερώτημα.
Μόλις κάνεις κλικ στο «Εκτέλεση», το πρόγραμμα θα εμφανίσει τον αριθμό των ενημερωμένων πεδίων. Επιβεβαίωσε την ενημέρωση και θα δεις ότι οι μισθοί έχουν αυξηθεί τώρα κατά 5%, κάτι που σου εξοικονομεί σημαντικό χρόνο.
Μπορείς επίσης να προσαρμόσεις τις προϋποθέσεις. Αν θέλεις να αυξήσεις μόνο το μισθό συγκεκριμένων υπαλλήλων, για παράδειγμα μόνο του οδηγού «Rene», μπορείς να προσαρμόσεις το ερώτημα ανάλογα και να το εκτελέσεις.
Έτσι έχεις τη δυνατότητα να προσαρμόζεις τους μισθούς σύμφωνα με τις ανάγκες σου, είτε για ολόκληρες ομάδες είτε για συγκεκριμένα άτομα. Αυτό δείχνει πόσο πολύπλευρα και χρήσιμα είναι τα ερωτήματα ενημέρωσης στο Access.
Το μάθημα τελειώνει εδώ, θα ασχοληθούμε με τα ερωτήματα προσθήκης στο επόμενο βίντεο.
Σύνοψη – Αποτελεσματική χρήση του ερωτήματος ενημέρωσης στο Access
Χρησιμοποιώντας τα ερωτήματα ενημέρωσης στο Microsoft Access μπορείς να προσαρμόσεις αποδοτικά και γρήγορα μισθούς ή άλλα σύνολα δεδομένων. Μην ξεχνάς να δημιουργείς τακτικά αντίγραφα ασφαλείας των δεδομένων σου, για να αποφύγεις ενδεχόμενες απώλειες.
Συχνές Ερωτήσεις
Πώς μπορώ να δημιουργήσω ένα νέο ερώτημα ενημέρωσης;Κάνε κλικ στο «Δημιουργία» και επέλεξε «Σχεδίαση ερωτήματος», έπειτα επέλεξε τον πίνακα που θέλεις να ενημερώσεις.
Πώς μπορώ να προσαρμόσω πολλαπλούς μισθούς ταυτόχρονα;Χρησιμοποίησε ένα ερώτημα ενημέρωσης και ορίσε ένα κριτήριο για να επιλέξεις όλα τα σχετικά σύνολα δεδομένων.
Ποιες προφυλάξεις ασφαλείας πρέπει να λάβω;Δημιούργησε πάντα ένα αντίγραφο ασφαλείας των δεδομένων σου πριν προχωρήσεις σε μια ενημέρωση.
Μπορώ να ενημερώσω μισθούς βάσει ονόματος;Ναι, μπορείς να ορίσεις συγκεκριμένα κριτήρια για να ενημερώσεις μόνο συγκεκριμένα ονόματα.
Τι γίνεται αν κάνω λάθος;Οι αλλαγές στα ερωτήματα ενημέρωσης δεν μπορούν να αναιρεθούν, επομένως είναι σημαντικό να κάνεις αντίγραφα ασφαλείας εκ των προτέρων.
