Είσαι στον κόσμο του Microsoft Access και θέλεις να βεβαιωθείς ότι τα εισαγόμενα δεδομένα πληρούν τις επιθυμητές προδιαγραφές; Οι κανόνες εγκυρότητας σε βοηθούν να επαληθεύσεις τις τιμές, ώστε να διασφαλίσεις ότι μόνο οι σωστές πληροφορίες εισέρχονται στη βάση δεδομένων σου. Σε αυτόν τον οδηγό θα σου δείξω πώς να ρυθμίσεις τους κανόνες εγκυρότητας στα πεδία των πινάκων αποτελεσματικά.
Καίριες παρατηρήσεις
Οι κανόνες εγκυρότητας σου επιτρέπουν να φιλτράρεις τα δεδομένα στο Microsoft Access έτσι ώστε να αποθηκεύονται μόνο έγκυρες τιμές. Μπορείς να ορίσεις κατώφλια για αριθμούς, ημερομηνίες και άλλες εισαγωγές, ώστε να μειώσεις τα λάθη και να διατηρήσεις την ακεραιότητα της βάσης δεδομένων σου.
Βήμα-βήμα οδηγός
1. Πρόσβαση στην προβολή σχεδίασης του πίνακα
Για να ξεκινήσεις με τους κανόνες εγκυρότητας στον πίνακα σου, πρέπει πρώτα να εισέλθεις στην προβολή σχεδίασης του αντίστοιχου πίνακα. Εδώ μπορείς να προσαρμόσεις όλες τις ρυθμίσεις και τις ιδιότητες των πεδίων σου.
2. Ορισμός κανόνων εγκυρότητας για τα πεδία τιμής
Σε αυτό το βήμα θέλουμε να αποτρέψουμε τους υπαλλήλους από το να εισάγουν μια τιμή κάτω από μια συγκεκριμένη τιμή. Για παράδειγμα, θέλεις να διασφαλίσεις ότι η τιμή για διαδρομές είναι τουλάχιστον 10 ευρώ. Αυτό γίνεται πολύ εύκολα:
- Κάνε κλικ στο πεδίο που σχετίζεται με την τιμή στην σχεδίαση.
- Στις ιδιότητες του πεδίου θα βρεις τη δυνατότητα προσαρμογής των κανόνων εγκυρότητας.
Εδώ μπορείς να εισάγεις έναν κανόνα που διασφαλίζει ότι η τιμή είναι μεγαλύτερη από 10.
3. Εισαγωγή του κανόνα εγκυρότητας
Εισάγεις στο πεδίο των κανόνων εγκυρότητας μια συνθήκη. Μπορείς να το πραγματοποιήσεις με το σύμβολο “μεγαλύτερο από” >, ακολουθούμενο από τον αριθμό 10.
4. Αποθήκευση των αλλαγών
Μετά την εισαγωγή του κανόνα εγκυρότητας είναι σημαντικό να αποθηκεύσεις τις αλλαγές. Φρόντισε να μην ξεχάσεις να αποθηκεύσεις, ώστε οι νέοι κανόνες να ενεργοποιηθούν.
5. Έλεγχος των εισαγωγών
Τώρα μπορείς να δημιουργήσεις μια νέα εγγραφή. Προσπάθησε να εισάγεις μια τιμή 9 ευρώ. Θα πρέπει να λάβεις ένα μήνυμα σφάλματος που δηλώνει ότι ο κανόνας εγκυρότητας παραβιάστηκε. Αυτό δείχνει ότι ο κανόνας σου λειτουργεί σωστά.
6. Βελτίωση του μηνύματος σφάλματος
Για να αυξήσεις την ευχρηστία, μπορείς να προσαρμόσεις το μήνυμα σφάλματος. Όταν κάποιος εισάγει μια τιμή 9 ευρώ, μπορείς να ορίσεις ένα μήνυμα όπως “Το ποσό είναι πολύ μικρό, παρακαλώ εισάγετε μια υψηλότερη τιμή”.
7. Ρύθμιση κανόνων εγκυρότητας για ημερομηνίες
Εκτός από τις τιμές, ίσως θέλεις να διασφαλίσεις ότι μόνο τρέχουσες ημερομηνίες εισάγονται στη βάση δεδομένων. Εδώ μπορείς να προσαρμόσεις τον κανόνα εγκυρότητας ώστε να δέχεται μόνο ημερομηνίες εντός των τελευταίων 30 ημερών ή των επόμενων 30 ημερών.
8. Εφαρμογή του κανόνα ημερομηνίας
Για να το κάνεις αυτό, πηγαίνεις στο πεδίο ημερομηνίας στον πίνακα σου. Εισάγεις τον κανόνα εγκυρότητας “between Date() -30 and Date() +30”. Αυτό διασφαλίζει ότι μόνο ημερομηνίες εντός αυτού του εύρους αποθηκεύονται.
9. Σημασία της επικύρωσης υφιστάμενων εγγραφών
Μετά την καθορισμένη κανόνων, πρέπει να προσέξεις ότι αυτοί ισχύουν μόνο για νέες εισαγωγές. Όταν το σύστημα ρωτήσει αν πρέπει να ελέγξουν τις υφιστάμενες εγγραφές, επίλεξε “Όχι”. Έτσι αποφεύγεις το να προκαλέσουν προβλήματα παλιές εγγραφές που ενδεχομένως δεν πληρούν τους νέους κανόνες.
10. Δοκιμή του κανόνα ημερομηνίας
Τώρα δημιούργησε μια νέα εγγραφή για να δοκιμάσεις τον κανόνα εγκυρότητας. Εισάγεις μια ημερομηνία που βρίσκεται εκτός του επιτρεπόμενου εύρους. Θα πρέπει να λάβεις ένα αντίστοιχο μήνυμα σφάλματος που σου επισημαίνει ότι η ημερομηνία είναι λανθασμένη.
11. Επανάληψη της επικύρωσης για άλλα πεδία
Με την ίδια αρχή μπορείς να επικυρώσεις άλλα πεδία στη βάση δεδομένων σου, όπως η ημερομηνία γέννησης, για να αποτρέψεις την καταχώριση ανηλίκων. Ορίστε επίσης κανόνες εγκυρότητας εδώ για να διασφαλίσεις την ακεραιότητα των δεδομένων.
Σύνοψη - Οι κανόνες εγκυρότητας στο Microsoft Access
Σε αυτόν τον οδηγό έμαθες πώς να εφαρμόζεις αποτελεσματικά τους κανόνες εγκυρότητας στο Microsoft Access για να διασφαλίσεις την ποιότητα και την ακεραιότητα των δεδομένων σου. Κάλυψες τις βασικές αρχές για πεδία τιμής και ημερομηνίες και τώρα γνωρίζεις πώς να προσαρμόζεις τα μηνύματα σφάλματος για καλύτερη εμπειρία χρήστη.
Συχνές ερωτήσεις
Ποιους τύπους κανόνων εγκυρότητας μπορώ να ορίσω;Μπορείς να επικυρώσεις αριθμούς, ημερομηνίες και πεδία κειμένου.
Πώς μπορώ να προσαρμόσω τα μηνύματα σφάλματος;Πήγαινε στις ιδιότητες του πεδίου και επεξεργάσου το μήνυμα κανόνα εγκυρότητας.
Τι συμβαίνει αν επιλέξω “Ναι” για την επικύρωση υφιστάμενων εγγραφών;Τότε θα ελεγχθούν όλες οι παλιές εγγραφές, γεγονός που μπορεί να οδηγήσει σε πολλά λάθη.
Μπορώ να εφαρμόσω πολλούς κανόνες σε ένα πεδίο;Ναι, μπορείς να συνδυάσεις πολύπλοκες συνθήκες σε έναν μόνο κανόνα εγκυρότητας.
Λειτουργούν οι κανόνες εγκυρότητας και σε φόρμες;Ναι, οι κανόνες εγκυρότητας στους πίνακες ισχύουν και σε φόρμες που βασίζονται σε αυτούς τους πίνακες.
