Έχεις τώρα Access 2016 ξεκινήσει και θέλεις να αποκτήσεις μια εικόνα της διεπαφής χρήστη. Σε αυτό το σεμινάριο θα μάθεις βήμα προς βήμα πού βρίσκονται οι σημαντικότερες λειτουργίες και εργαλεία και πώς να τα χρησιμοποιείς αποτελεσματικά. Ας βουτήξουμε!
Σημαντικά ευρήματα
- Η είσοδος στο Access ξεκινά με την επιλογή μεταξύ μιας κενής βάσης δεδομένων και μιας WebApp.
- Η διεπαφή χρήστη είναι παρόμοια με άλλες εφαρμογές του Office.
- Όλα τα σημαντικά εργαλεία είναι οργανωμένα σε διάφορες καρτέλες που αλλάζουν ανάλογα με την τρέχουσα επιλογή.
- Η βοήθεια και οι πόροι εκμάθησης είναι γρήγοροι και εύκολοι στην προσβασιμότητα.
Βήμα-βήμα οδηγός για τη χρήση του Access 2016
Πρώτα πρέπει να ξεκινήσεις την εφαρμογή Access 2016. Θα βρεις το πρόγραμμα στη λίστα των εγκατεστημένων εφαρμογών του Office. Στα Windows 10, το Access βρίσκεται κάτω από το «A», ενώ στα Windows 7 καταγράφεται άμεσα στον φάκελο του Microsoft Office.
Με την πρώτη εκκίνηση, θα δεις την επιλογή μεταξύ της δημιουργίας μιας νέας κενής βάσης δεδομένων και μιας WebApp. Σημείωσε ότι για τις WebApps απαιτείται ένας SharePoint server. Εάν αρχίσεις με μια κενή βάση δεδομένων, έχεις πρόσβαση σε μια εφαρμογή επιφάνειας εργασίας που παρέχει όλες τις λειτουργίες του Access.
Μόλις ανοίξεις την κενή βάση δεδομένων, θα δεις μια διεπαφή που πιθανότατα σου είναι ήδη οικεία από άλλα προγράμματα της Microsoft όπως το Excel ή το Word. Στην κορυφή της γραμμής μενού, βλέπεις τη γραμμή γρήγορης πρόσβασης με λειτουργίες όπως Αποθήκευση, Πίσω και Δημιουργία νέου. Μπορείς να προσαρμόσεις αυτή τη γραμμή για να έχεις πρόσβαση πιο γρήγορα σε συχνά χρησιμοποιούμενες λειτουργίες.
Ένα κεντρικό στοιχείο είναι η δυναμικά προσαρμόσιμη γραμμή εργαλείων πινάκων. Αυτή γίνεται ορατή όταν επιλέγεις έναν πίνακα και αλλάζει όταν ανοίγεις φόρμες ή αναφορές. Έτσι έχεις πάντα τα σωστά εργαλεία στη διάθεσή σου. Δίπλα από τη γραμμή θα δεις επίσης το όνομα της τρέχουσας βάσης δεδομένων και την τοποθεσία αποθήκευσης.
Στην κύρια διεπαφή θα βρεις διάφορες καρτέλες που σου δίνουν πρόσβαση σε λειτουργίες αρχείου. Εδώ έχεις τη δυνατότητα να δημιουργήσεις νέες βάσεις δεδομένων, να ανοίξεις υπάρχουσες, να τις αποθηκεύσεις ή να τις εκτυπώσεις. Μπορείς επίσης να συμπιέσεις και να επισκευάσεις τη βάση δεδομένων σου, κάτι που είναι ιδιαίτερα χρήσιμο για τη βελτιστοποίηση της απόδοσης.
Ένα άλλο σημαντικό στοιχείο είναι η προβολή της βάσης δεδομένων. Μπορείς να εναλλάσσεσαι μεταξύ διαφορετικών προβολών όπως η σχεδίαση και η προβολή δεδομένων. Στην προβολή δεδομένων μπορείς να εισάγεις εγγραφές, ενώ στη λειτουργία σχεδίασης καθορίζονται η διάταξη και η δομή της βάσης δεδομένων.
Ακριβώς κάτω από τη γραμμή μενού θα βρεις τη γραμμή πλοήγησης. Εάν ο χώρος στην οθόνη σου δεν είναι αρκετός, μπορείς να την ελαττώσεις, έτσι ώστε να έχεις περισσότερο χώρο για τα δεδομένα σου. Η προσαρμογή αυτής της προβολής σε βοηθά να εργάζεσαι καλύτερα με τα δεδομένα χωρίς να αποσπάσαι.
Για εκτενείς αναλύσεις δεδομένων ή για τη δημιουργία αναφορών, έχεις στη διάθεσή σου άλλα εργαλεία. Μπορείς να δημιουργήσεις ερωτήσεις, να εισάγεις και να εξάγεις δεδομένα καθώς και να απεικονίσεις σχέσεις μεταξύ διαφορετικών εγγραφών. Αυτό είναι το σημείο όπου μπορείς να εισχωρήσεις βαθύτερα στις δυνατότητες του Access.
Τέλος, έχεις τη δυνατότητα να εισάγεις εξωτερικά δεδομένα. Εάν χρειάζεσαι δεδομένα από το Excel ή από άλλη βάση δεδομένων Access, μπορείς εύκολα να τα ενσωματώσεις στο νέο σου έργο. Αυτό σου εξοικονομεί πολύ χειρωνακτική εργασία και χρόνο.
Όταν εξάγεις τα δεδομένα σου, μπορείς να τα μετατρέψεις σε διάφορες μορφές, έτσι ώστε να μπορούν να χρησιμοποιηθούν από τρίτους ή σε άλλες εφαρμογές. Ένα χρήσιμο χαρακτηριστικό είναι ότι μπορείς, για παράδειγμα, να δημιουργήσεις ένα αρχείο Excel με όλα τα συγκεντρωμένα δεδομένα.
Ένα σημαντικό στοιχείο στο μενού είναι τα εργαλεία βάσεων δεδομένων. Εδώ μπορείς όχι μόνο να συμπιέσεις και να επισκευάσεις την βάση δεδομένων σου, αλλά και να δημιουργήσεις μακροεντολές και να καθορίσεις σχέσεις που υπάρχουν μεταξύ διαφόρων πινάκων της βάσης δεδομένων σου.
Στην κάτω γωνία της διεπαφής, βλέπεις την τρέχουσα εγγραφή που επεξεργάζεσαι. Μπορείς να περιηγηθείς στις εγγραφές και να προσαρμόσεις αυτή την προβολή. Ανάλογα με τις ανάγκες σου, μπορείς να ρυθμίσεις διάφορα φίλτρα για να βελτιστοποιήσεις τη διαχείριση των δεδομένων.
Σύνοψη - Κατανόηση της διεπαφής του Access 2016 με λεπτομέρεια
Έχεις τώρα μια εμπεριστατωμένη εικόνα της διεπαφής του Access 2016. Η κατανόηση αυτής της διεπαφής χρήστη είναι καθοριστική για να εργάζεσαι αποτελεσματικά με το λογισμικό και να εκμεταλλεύεσαι τις δυνατότητές του στο έπακρο. Με τις ήδη συζητηθείσες λειτουργίες, είσαι καλά προετοιμασμένος για να βυθιστείς στον κόσμο του Access και να βελτιστοποιήσεις την εργασία σου.
Συχνές ερωτήσεις
Πώς εκκινώ το Access 2016;Θα βρεις το Access στη λίστα με τις εγκατεστημένες εφαρμογές του Office στον υπολογιστή σου.
Ποιες επιλογές έχω κατά την εκκίνηση του Access;Μπορείς να δημιουργήσεις μια νέα κενή βάση δεδομένων ή να επιλέξεις μια WebApp, εάν έχεις έναν SharePoint server.
Πώς αλλάζω τη γραμμή γρήγορης πρόσβασης;Μπορείς να προσαρμόσεις τη γραμμή γρήγορης πρόσβασης στην κορυφή της γραμμής για να προσθέσεις ή να αφαιρέσεις συχνά χρησιμοποιούμενες λειτουργίες.
Τι μπορώ να κάνω στη λειτουργία σχεδίασης;Στη λειτουργία σχεδίασης, μπορείς να αλλάξεις τη διάταξη και τη δομή της βάσης δεδομένων σου.
Πώς εισάγω δεδομένα στο Access;Χρησιμοποίησε τη λειτουργία εισαγωγής για να ενσωματώσεις δεδομένα από το Excel ή από μια άλλη βάση δεδομένων στο Access.
