Anda ingin memperkaya proyek basis data Anda dengan gambar dan dokumen? Access menawarkan Anda kemungkinan untuk mengintegrasikan gambar dan file dengan cara yang mudah ke dalam basis data Anda. Panduan ini akan memandu Anda melalui langkah-langkah yang diperlukan agar Anda dapat menyimpan berbagai jenis file secara efektif dalam basis data Anda.
Temuan Terpenting
- Access memungkinkan penyimpanan gambar dan dokumen
- Anda dapat menambahkan beberapa lampiran dalam satu bidang
- Lokasi penyimpanan dan ukuran file basis data adalah hal yang penting
Panduan Langkah-demi-Langkah
Pertama, Anda harus memastikan bahwa Anda memiliki data yang benar sebelum mulai menyimpan foto dan dokumen di Access. Masuk ke tampilan basis data Anda dan pilih tabel yang ingin Anda edit.
Selanjutnya, navigasikan ke tampilan desain tabel Anda. Di sini, Anda dapat menambahkan bidang baru yang akan Anda gunakan sebagai lokasi penyimpanan untuk gambar atau dokumen Anda. Beri nama yang sesuai, misalnya "foto karyawan".
Pilih untuk jenis bidang baru ini "Lampiran". Dengan ini, Anda dapat menyimpan berbagai file seperti gambar dan dokumen di dalam basis data. Pastikan Anda juga mendefinisikan bidang untuk label dan persyaratan input, untuk memastikan bahwa selalu diperlukan lampiran file.
Setelah Anda mengonfigurasi semuanya, simpan perubahan dan kembali ke tampilan data. Di kolom untuk lampiran, Anda sekarang harus melihat simbol untuk lampiran. Pada awalnya, akan ditampilkan nilai "Nol", yang berarti belum ada data yang disimpan.
Untuk menambahkan foto atau file sekarang, klik simbol penjepit kertas. Anda dapat melakukan klik ganda pada area ini untuk membuka dialog pemilihan file. Di sini, Anda memiliki kesempatan untuk memilih beberapa file.
Dengan mengklik tombol "Tambahkan", penjelajah file Anda akan terbuka, di mana Anda dapat memilih gambar yang diperlukan. Anda bisa memilih satu gambar atau mempertimbangkan beberapa file sekaligus dengan menahan tombol Shift saat Anda mengklik file yang diinginkan.
Setelah Anda memilih file yang diinginkan, klik "Buka". Sekarang Anda akan melihat bahwa gambar dan dokumen telah disisipkan langsung ke dalam basis data Access. Perhatikan bahwa ini tidak hanya disimpan sebagai tautan ke folder gambar Anda, tetapi benar-benar diintegrasikan ke dalam basis data.
Periksa ukuran basis data Anda untuk melihat dampak dari lampiran yang ditambahkan. Anda akan melihat bahwa ukuran basis data meningkat dengan setiap gambar yang ditambahkan. Misalnya, ukuran basis data dapat meningkat dari 500 KB menjadi 700 KB, yang berarti peningkatan sekitar 25%.
Namun, penyimpanan gambar dan dokumen dapat menyebabkan masalah jika basis data Anda mencapai ukuran yang jauh lebih besar. Untuk basis data yang besar, seringkali lebih baik menyimpan hanya nama file di dalam basis data dan menyimpan file fisiknya di folder terpisah.
Sekarang Anda siap memanfaatkan fungsi-fungsi ini dan memperluas basis data Access Anda melalui gambar dan dokumen. Kemampuan untuk mengintegrasikan konten media ke dalam data Anda memungkinkan Anda untuk organisasi yang lebih baik dan presentasi data yang lebih menarik.
Ringkasan – Langkah untuk Menyimpan Foto dan Dokumen di Access
Dalam panduan ini, Anda telah belajar bagaimana cara menyimpan foto dan dokumen di dalam basis data Access Anda. Anda telah belajar bagaimana cara membuat bidang untuk lampiran, bagaimana cara menambahkan file, dan apa yang perlu diperhatikan mengenai ukuran basis data.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Bagaimana cara menyimpan gambar di Access?Anda harus membuat bidang baru untuk lampiran dan kemudian menambahkan gambar melalui simbol penjepit kertas di tampilan data.
Bisakah saya menambahkan beberapa gambar sekaligus?Ya, Anda dapat memilih beberapa gambar dengan menahan tombol Shift saat Anda mengklik.
Di mana gambar disimpan dalam basis data?Gambar disisipkan langsung ke dalam basis data Access dan tidak hanya disimpan sebagai tautan.
Apakah ada batasan saat menyimpan file?Ya, basis data yang sangat besar dapat menyebabkan masalah, sehingga disarankan menyimpan nama file dan menyimpan file secara eksternal.
