E-pastus programmā Outlook efektīvi organizēt

Organizēta ienākošo e-pastu kastīte ir efektīvas komunikācijas pamats. Outlook piedāvā daudzas iespējas, lai ar minimālu piepūli sakārtotu savu e-pasta kastīti. Šajā rokasgrāmatā tu uzzināsi, kā pārvietot, dzēst, marķēt vairākus E-pasta ziņojumus un izveidot jaunas mapes. Tas ļaus tev ātri un efektīvi strukturēt savu iesūtnes kasti.

Galvenās atziņas

• Tu vari viegli dzēst, pārvietot vai sakārtot e-pastus mapēs.
• Atšķirība starp vietējām un IMAP mapēm ir būtiska drošai organizācijai.
• Pareizi izmantojot mapes un marķējumus, tu vari sekot svarīgajiem e-pastiem.

Solim pa solim rokasgrāmata

Lai optimāli organizētu savus e-pastus Outlook, seko šiem vienkāršajiem soļiem:

Iesūtnes kārtošana

Atverot savu Outlook iesūtnes kasti, tu uzreiz redzēsi sarakstu ar saņemtajiem e-pastiem. Daudzi no šiem e-pastiem varbūt vairs nav aktuāli vai ir izpildīti. Lai kārtotu savu iesūtnes kasti, vari izvēlēties atsevišķus e-pastus un ar dzēšanas taustiņu vai dzēšanas pogu tos izdzēst.

Uzzīmējumos pārvaldīšana

E-pasti, kurus tu esi uzrakstījis, bet vēl neesi nosūtījis, atrodami mapē "Uzzīmējumi". Šeit tu vari viegli dzēst nevajadzīgos uzzīmējumus, tos izvēloties un nospiežot dzēšanas taustiņu, vai ar peles labo pogu noklikšķinot uz e-pasta un izvēloties "Dzēst".

E-pastu dzēšana

Ja tu vēlies galīgi izdzēst e-pastus, dodies uz "Sākums" un pēc tam uz "Dzēst". Outlook tevi brīdinās, ka e-pasts nav atjaunojams. Apstiprini, lai galīgi noņemtu e-pastu.

Spam mapes izmantošana

Spam mape automātiski tiek iestatīta ar Outlook un filtrē e-pastus, kas tiek atzīti kā nevēlami. Šeit tu vari pārbaudīt e-pastus, kas tika filtrēti nepareizi, un, ja nepieciešams, pārvietot tos uz citām mapēm.

Izejošo e-pastu kārtošana

Izejošā pasta mape tiek izmantota nosūtītajiem, bet vēl nesūtītiem e-pastiem. Ja e-pasti šeit iestrēgst, pārbaudi savu interneta savienojumu vai e-pasta servera statusu. Sekmīgas nosūtīšanas gadījumā e-pasti tiek arhivēti mapē "Nosūtītie elementi".

Jaunu mapju izveidošana

Lai ieviestu vairāk kārtības savā iesūtnes kastē, tu vari izveidot jaunas mapes. Ar peles labo pogu noklikšķini uz savas iesūtņu kastes un izvēlies "Jauna mape". Nosauc mapi attiecīgi, piemēram, "Pabeigts". Tas ļaus tev kārtot e-pastus, kurus tu jau esi apstrādājis, kārtīgi.

IMAP mapes un vietējās mapes

Pievērs uzmanību atšķirībām starp vietējām mapēm un IMAP mapēm. Vietējās mapes tiek saglabātas tavā datorā, kamēr IMAP mapes tiek saglabātas pakalpojumu sniedzēja serverī un tādēļ ir pieejamas arī citās ierīcēs. Tas vienmēr jāņem vērā, organizējot savu darbu, īpaši ar ļoti svarīgiem e-pastiem.

E-pastu marķēšana

Marķē svarīgus e-pastus, noklikšķinot uz attiecīgā e-pasta. Turēdams nospiestu Shift vai Ctrl taustiņu, tu vari izvēlēties vairākus e-pastus vienlaicīgi un marķēt tos turpmākai piekļuvei. Tas ir īpaši noderīgi, lai ātri pārvietotu e-pastus uz savu jauno "Pabeigts" mapi.

Drag & Drop organizācijai

Vēl viena noderīga metode ir Drag & Drop. Turēdams nospiestu kreiso peles taustiņu, velc e-pastus uz jauno mapi. Tas ir laika taupīšanas veids, lai pārvietotu vairākus e-pastus reizē.

Liela e-pastu apjoma pārvaldīšana

Ar laiku var ātri uzkrāties simtiem vai pat tūkstošiem e-pastu. Ja tu redzi, ka tava iesūtnes kaste ir pārsniegta, ir īstais brīdis regulāri sakārtot to un izmantot iepriekš minētās metodes. Regulāra e-pastu uzturēšana novērš iespēju pazaudēt pārskatu.

Noteikumu svarīgums

Papildus manuālajam darbam tu vari izveidot noteikumus Outlook, lai veiktu automatizētas darbības. Tādējādi tu vari automātiski ievietot ienākošos e-pastus noteiktās mapēs, kas ietaupīs tev laiku un pūles. Šīs iespējas tiks apskatītas atsevišķā lekcijā, taču tās ir svarīgas ilgtermiņa e-pastu organizācijai.

Kopsavilkums – Apgūsti e-pastu organizāciju Outlook

Tu esi uzzinājis, kā efektīvi organizēt savu iesūtnes kasti, pārvietojot, dzēšot e-pastus un veidojot mapes. Šie paņēmieni palīdzēs tev saglabāt pārskatu un ietaupīt laiku.