Efektīvi pārvaldīt kontaktus programmā Outlook

Ja, ja, ja! Ja, bet i kontakts. Outlook nodrošina iespēju kontaktus ne tikai saglabāt, bet arī efektīvi pārvaldīt. Šī pamācība parādīs, kā tu vari izveidot, pielāgot un lietot kontaktus Outlook. Tu iemācīsies organizēt savus kontaktus tā, lai vienmēr saglabātu pārskatu un ātri sasniegtu pareizos cilvēkus.

Svarīgākie secinājumi

• Kontakti Outlook var tikt individuāli pielāgoti.
• Tu vari izveidot kontaktgrupas ātrai e-pasta komunikācijai.
• Funkcijas kā piezīmes un digitālās apliecības palīdz saglabāt pārskatu.

Pamācība pa soliem

1. Kontaktu izveide

Sāc ar jaunā kontakta izveidi Outlook. Ej uz "Cilvēki" sānu izvēlnē un klikšķini uz "Jauns". Šī izvēlne tev ļauj izveidot vai nu jaunu kontaktu vai kontaktgrupu.

2. Kontaktformu aizpildīšana

Atvērsies kontakta veidlapas logs. Šajā vietā vari izveidot virtuālo vizītkarti. Ieraksti savu vārdu, amatu un uzņēmuma nosaukumu. Tu pamanīsi, ka karte automātiski pielāgojas, kamēr tu ievadi datus.

3. E-pasta adrese un tālruņa numurs

Pievieno e-pasta adresi, vietni un iespējamo tērzēšanas adresi, piemēram, ICQ. Tālruņa numurus arī vari ievadīt. Pārliecinies, ka tu nošķir uzņēmuma un personīgās numurus, lai vēlāk būtu vieglāk identificēt kontaktu.

4. Adreses un atrašanās vietas pievienošana

Aizpildi kontakta adresi. Outlook var lūgt tevi norādīt štatu un valsti. Pievieno pasta indeksu un vietu, lai pabeigtu informāciju.

5. Piezīmju pievienošana

Izmanto piezīmju laukumu, lai saglabātu nepārtrauktas informācijas vai atgādinājumu, piemēram, attiecību veida vai specifisku detaļu par kontaktu, kas varētu būt noderīgas vēlāk.

6. Papildu detaļu pievienošana

Tāpat tu vari turpināt pielāgot kontaktu, pievienojot informāciju par nodaļu, profesiju un specifiskiem datumiem, piemēram, dzimšanas dienām. Šīs detaļas varēsi izmantot vēlāk kā atgādinājumus.

7. Kontaktu saglabāšana

Ievadot visus nepieciešamos datus, vari saglabāt kontaktu un aizvērt logu. Tu arī vari tieši izveidot vēl vienu kontaktu vai pārsūtīt pašreizējo kontaktu kā vizītkarti.

8. E-pasta komunikācijas optimizācija

Ja tu vēlies nosūtīt e-pastu kontaktam, to vari izdarīt tieši no kontaktprofilu. Vienkārši klikšķini uz "Nosūtīt e-pastu", lai izveidotu ziņojumu, nenorādot e-pasta adresi manuāli.

9. Kontaktu skatījumu maiņa

Outlook ļauj tev izvēlēties dažādus skatījumus uz taviem kontaktiem, tostarp vizītkartes vai saraksta skatījumu. Tas atvieglo tavu kontaktu meklēšanu un palīdz ātri atrast nepieciešamos cilvēkus.

10. Kontaktgrupu izveide

Lai vienlaikus nosūtītu vēstules vairākiem kontaktiem, izveido kontaktgrupu. Izvēlies opciju "Jauna kontaktgrupa" daļā Cilvēki. Pievieno dalībniekus un piešķir grupai īsu nosaukumu.

11. Grupas izmantot masveida komunikācijai

Izmantojot kontaktgrupas, tu vari sūtīt e-pastus uz grupām cilvēku, neskatoties uz katru kontaktu atsevišķi. Tas ir īpaši noderīgi vadībā vai komandas projektos.

12. Pielāgojumi

Ja tavs komanda mainās vai vēlies pievienot jaunus kontaktus, ir viegli atjaunināt dalībniekus savās grupās. Tā tu vienmēr paliksi informēts par jaunumiem.

Kopsavilkums – optimāli izmantot kontaktus Outlook

Šajā pamācībā tu uzzināji, kā efektīvi izveidot, pielāgot un pārvaldīt kontaktus Outlook. Tu vari papildināt individuālas kontaktinformācijas, izveidot kontaktgrupas, lai optimizētu komunikāciju, un izmantot citas noderīgas funkcijas, lai tavs adrešu grāmata kļūtu par jaudīgu rīku.